企業(yè)內(nèi)部控制—銷售發(fā)貨、退貨管理制度(doc)

發(fā)貨、退貨管理制度
制度名稱 發(fā)貨、退貨管理制度 受控狀態(tài)
文件編號
執(zhí)行部門 監(jiān)督部門 考證部門
第1章 總則
第1條 為規(guī)范本企業(yè)發(fā)貨及退貨作業(yè)規(guī)程，確保銷售合同準確執(zhí)行，避免或減少企業(yè)損失，特制定本制度。
第2條 本制度適用于企業(yè)所有銷售發(fā)貨及退貨作業(yè)。
第3條 各部門職責。
1．銷售部負責發(fā)貨、銷售退貨的組織與全程跟蹤工作。
2．倉儲部負責貨物的清點、包裝、出庫及入庫工作。
3．運輸部負責貨物的運輸工作。
4．質(zhì)檢部負責檢查退回貨物的質(zhì)量。
第2章 發(fā)貨管理規(guī)定
第4條 填寫發(fā)貨通知單。
銷售業(yè)務員根據(jù)正式簽訂的銷售合同，按照客戶訂單編制發(fā)貨通知單，經(jīng)銷售經(jīng)理審核簽字后，交倉儲部以備貨?！栋l(fā)貨通知單》一式四聯(lián)，分別留存銷售部、財務部、倉儲部及客戶企業(yè)，列明購貨單位、地址、產(chǎn)品名稱、數(shù)量、單價、金額和制單人，并加蓋銷售專用章。
第5條 備貨出庫。
倉管員按照經(jīng)蓋章簽字的《發(fā)貨通知單》清點貨物，填寫《貨物出庫單》，再次核對《發(fā)貨通知單》后，組織貨物出庫并登記臺賬。
第6條 安排出貨。
運輸部根據(jù)倉儲部提供的出貨單據(jù)安排出貨，發(fā)車前電話通知銷售部業(yè)務員。如送貨途中有任何異常，造成延誤或不能送貨，及時通知銷售部業(yè)務員與客戶溝通協(xié)調(diào)，確保在合同規(guī)定的時間內(nèi)將貨物完好無損地送達客戶指定地點，并取回客戶簽字確認的回執(zhí)。
第7條 開具發(fā)票。
1．運輸部將客戶簽字確認的回執(zhí)交給財務部與銷售部，財務部針對不同客戶開具相應的發(fā)票。
2．對于現(xiàn)款現(xiàn)貨的客戶，貨款到賬后財務根據(jù)回執(zhí)開具相應發(fā)票；委托代銷的客戶填寫客戶月對賬表，簽字確認后返回銷售業(yè)務員，由銷售業(yè)務員根據(jù)財務對賬單與客戶月對賬表核對，核對無誤簽字確認后返回財務，否則與客戶進一步核準。
3．財務部根據(jù)核準后的對賬表開具相應發(fā)票，向客戶收取貨款。銷售部將回執(zhí)登記并歸檔，作為考核客戶信譽額度的指標。
第3章 退貨管理規(guī)定
第8條 因己方責任使得客戶對接收的貨物不滿意或者貨物不符合銷售合同規(guī)定的要求，客戶提出退貨時，企業(yè)應接受退貨，退貨須經(jīng)銷售經(jīng)理審批后方能辦理。
第9條 質(zhì)檢員應對退回的貨物進行質(zhì)量檢查，并出具檢驗結(jié)果報告。
第10條 倉儲部負責清點退回貨物，注明退回貨物的品種和數(shù)量后，填寫退貨接收報告單。
第11條 銷售業(yè)務員根據(jù)退貨接收報告單對客戶的退貨進行調(diào)查，確定客戶索賠金額的有效性及合理性，將調(diào)查結(jié)果及意見記錄在退貨接收報告單上，提交給銷售經(jīng)理及財務部作為最后審核的依據(jù)。
第12條 銷售經(jīng)理根據(jù)退貨接收報告、調(diào)查結(jié)果及意見，最終核定退貨理賠。
第13條 財務部根據(jù)退貨理賠單據(jù)和憑證，辦理相應的退款事宜，并對企業(yè)主營業(yè)務收入和應收賬款等進行相關(guān)賬務處理。
第4章 附則
第14條 本制度自總裁審批通過后頒布施行，修訂亦同。
第15條 本制度最終解釋權(quán)歸銷售部。

企業(yè)內(nèi)部控制—銷售發(fā)貨、退貨管理制度(doc)