怎樣組織高效率會(huì)議(ppt)
怎樣組織 高效率會(huì)議
____時(shí)間管理之三

一、為什么開會(huì)
(1)為了將不明確的內(nèi)容減至最少，因而收集所需要的信息。（理解）
(2)掌握必要的狀況，擬定對策，以便解決問題。（了解）
(3)確認(rèn)自己的想法正確與否，并爭取別人的支持。（教誨）
(4)控制整體形勢，使事情朝著正確的方向發(fā)展。（指示）
(5)澄清別人的質(zhì)疑。（共鳴）
(6)與別人一起分享成功的快樂、經(jīng)驗(yàn)、


二、不成功會(huì)議的特點(diǎn)
1、主題不明，節(jié)外生枝
2、參加會(huì)議人員選擇不恰當(dāng)
3、不能督導(dǎo)與會(huì)者圍繞主題發(fā)言
4、無結(jié)論、無記錄、無檢查、無反饋、無人負(fù)責(zé)、時(shí)間長
5、期待一次會(huì)議解決所有問題
三、會(huì)議分類
按會(huì)議性質(zhì)可分為三大類：
1、娛樂性會(huì)議:
如晚會(huì)、演唱會(huì)、朋友聚會(huì)等
2、政治/決策性會(huì)議
政府部門會(huì)議、企業(yè)懂事/監(jiān)事會(huì)議等
3、業(yè)務(wù)會(huì)議如：
總結(jié)會(huì)、討論會(huì)、事故分析會(huì)、經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)、動(dòng)員會(huì)、專業(yè)技術(shù)會(huì)議等


四、業(yè)務(wù)會(huì)議的要素



從實(shí)際來看，大家參加或主持最多的會(huì)議應(yīng)該是業(yè)務(wù)會(huì)議，以下講一將業(yè)務(wù)會(huì)議要素。
1、確立主題
2、選擇與會(huì)人員
3、有主持人、記錄人
4、會(huì)議的目標(biāo)、方式
5、會(huì)議總結(jié)、紀(jì)要、與會(huì)者的責(zé)任等。
五、如何選定會(huì)議主題
1、會(huì)議要達(dá)到什么目標(biāo)？
——根據(jù)目標(biāo)選主題
2、你要解決那些問題？
——根據(jù)問題選主題
3、你為什么在今天開會(huì)？
——根據(jù)時(shí)間選擇主題
4、你為什么找這些人開會(huì)？
——根據(jù)與會(huì)人員選擇主題




六、召開會(huì)議的步驟
1、檢查上次會(huì)議的結(jié)論及執(zhí)行情況
——執(zhí)行的好，經(jīng)驗(yàn)
——沒執(zhí)行，原因
2、主持人說明本次會(huì)議主題
3、相關(guān)人員發(fā)言
4、主持人總結(jié)、記錄員做好會(huì)議紀(jì)要
5、會(huì)議紀(jì)要下發(fā)、執(zhí)行
1、視會(huì)議的層次選擇合適的場所
會(huì)議室、辦公室、咖啡廳、茶座、餐桌等
2、人員座次
基本方法是——記錄人員在組織者右手邊。
七、常見的業(yè)務(wù)會(huì)議
1、討論會(huì)
2、工作總結(jié)會(huì)
3、事故分析會(huì)
4、專業(yè)性會(huì)議
下面將就有關(guān)會(huì)議做介紹

八、如何參加會(huì)議
清楚知道會(huì)議主題，不知也應(yīng)“思意”
圍繞主題準(zhǔn)備發(fā)言（自己的意見）
做好會(huì)議記錄
會(huì)議是學(xué)習(xí)、溝通的場所和機(jī)會(huì)（認(rèn)識(shí)）
會(huì)后（任務(wù)）需要執(zhí)行的立即行動(dòng)
準(zhǔn)備下一次會(huì)議的檢查（本次任務(wù)）
九、討論（座談）會(huì)要素
1、確認(rèn)主題及可能引出的問題
2、確定參加的人員
3、始終引導(dǎo)討論圍繞主題進(jìn)行
4、達(dá)成共識(shí)（形成可執(zhí)行結(jié)論）
5、總結(jié)會(huì)議成果、待處理議題
6、會(huì)議紀(jì)要下發(fā)及執(zhí)行

十、工作總結(jié)會(huì)要素
1、匯報(bào)人會(huì)前提交報(bào)告（相關(guān)人）
2、參加者是與報(bào)告人有關(guān)的部門
3、報(bào)告人接受相關(guān)的質(zhì)詢
4、主持人總結(jié)評(píng)點(diǎn)報(bào)告
5、會(huì)議結(jié)果下發(fā)有關(guān)的部門（會(huì)后）

十一、事故分析會(huì)
1、與會(huì)者：責(zé)任人、直接主管、相關(guān)部門主管、間接責(zé)任人
2、主持人說明事故的現(xiàn)象及后果
3、與會(huì)者分析原因（直接/間接原因）
4、這些因素是否可以避免？如何避免？
5、確立責(zé)任范圍、懲罰方式
6、主持人總結(jié)、發(fā)出會(huì)議通報(bào)。

十二、專業(yè)會(huì)議及目標(biāo)
1、激勵(lì)鼓舞士氣
2、溝通解決專門問題
3、培養(yǎng)與會(huì)人員的責(zé)任感
4、建設(shè)團(tuán)隊(duì)、形成合力
5、降低、減少部門之間、成員之間的磨擦

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