零售業(yè)采購實戰(zhàn)
零售業(yè)采購實戰(zhàn)
采購部的主要崗位工作
一、采購總監(jiān)崗位職責
　　直接主管：區(qū)域經理或地區(qū)副總經理
　　直接部屬：各部門采購經理

（一）主要職責
　　1、在區(qū)域經理的領導與授權下，直接負責采購部門的各項工作，
并行使采購總監(jiān)的職權。
　　2、在公司總體經營策略指導下，制定符合當地市場需求的營運政策、客戶政策、供應商政策、商品政策、價格政策、包裝政策、促銷政策、自有品牌政策等各項經營政策。
　　3、在遵循公司總體經營策略下，領導采購部門達成公司的業(yè)績及利潤要求。
　　4、給予采購人員相應的培訓。
　　5、與采購本部及其他地區(qū)公司密切溝通與配合。

（二）主要工作項目：
　　1、制定及督導及各項經營政策及措施的實施。
　　2、制定并督導各部各月、季、年度各項銷售指標的落實，利潤及各項業(yè)務指標。
　　3、協(xié)調各部門經理的工作并予以指導。
　　4、負責各費用支出核準，各項費用預算審定和報批落實。
　　5、負責監(jiān)督及檢查各采購部門執(zhí)行崗位工作職責和行為動作規(guī)范的情況。
　　6、負責中工的考證工作，在授權范圍內核定員工的升職、調動、任免等。
　　7、定期給予采購人員相應的培訓。

二、部門經理（包含經理及副經理）：
● 直接主管：采購總監(jiān)
● 直接部屬：采購主管

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　　1、對公司分配給本部門的業(yè)績及利潤指標進行細化，并進行考核。
　　2、負責本部門全體商品群商品的品項合理化、數量合理化及品項選擇。
　　3、負責本部門全體商品價格決定及商品價格形象的維護。
　　4、制定部門商品促銷的政策和每月、每季、每年的促銷計劃。
　　5、督導新商品的引入、開發(fā)特色商品及供應商。
　　6、督導滯銷商品的淘汰。
　　7、決定與供應商的合作方式、審核與供應商的交易條件是否有利于公司運營。
　　8、負責審核每期快訊商品的所有內容。
　　9、參與A類供應商的采購，為公司爭取最大利益。
　　10、在采購主管需要支援時予以支援。
　　11、負責本部門工作計劃的制訂及組織實施和監(jiān)督管理。
　　12、負責部門的全面工作，保證日常工作的正常運作。
　　13、負責執(zhí)行采購總監(jiān)的工作計劃。
　　14、負責采購人員的業(yè)務培訓和管理。

三、采購主管：
● 直接主管：采購經理
● 直接部屬：采購助理

（一）主要職責
　　1、負責公司指派商品的企劃及業(yè)務的拓展工作。
　　2、篩選合作的供應商，并負責協(xié)商最佳的采購交易條件
　　3、執(zhí)行最有效的價格策略。
　　4、計劃各種促銷活動。
　　5、與賣場人員合作，擴展業(yè)績并達成毛利的目標。

（二）主要工作項目：
　　1、在公司分配的賣場空間下，經營公司所指派商品的企劃工作。
所選擇的商品應符合客戶的需要，以擴展業(yè)績，達成毛利的目標。
　　2、選擇最佳的供應商，并取得最佳的采購交易條件，包括：質量、規(guī)格、價格、折扣、廣告、贊助、賣場陳列/示范、陳列服務、包裝、最少訂購數量、訂購所需時間、及運送配合事宜等。
　　3、開發(fā)并協(xié)商適合自選式的包裝（包括標示及說明）。
　　4、考慮市場的競爭爭善，價格敏感的項目、促銷、滯銷品特賣及其他營業(yè)損失等因素，訂定市場上可能的最低售價、塑非常有競爭力的價格形象。
　　5、選擇天合快訊及賣場內的促銷項目，并采購最佳期的采購條件及廣告贊助，吸引顧客到天合來采購。
　　6、與賣場合作無間，以擴展業(yè)績（業(yè)績是與賣場共同分擔的責任），并達成毛利率及金額的目標（毛利是采購人員的主要責任）。注意存貨，與賣場合作并提供支援，使賣場存貨維持在最適當的水準（存貨是與賣場共同分擔的責任）。
- 毛利目標
- 業(yè)績目標
- 拜訪供應商或參觀展監(jiān)的計劃
- 費用預算
　　7、本職位人員對下列的決定應經由采購經理的核準：
- 供應商
- 商品組合
- 商品及商品類別
- 售價及毛利
- 第一次訂貨
- 天合快訊的項目
- 所有采購交易的條件
- 采購助理的解雇
　　8、本職位人員必須確保采購助理人員不在公司的時候，能獨立運作。采購助理將作短期的決定，這些決定以不影響毛利及商品組合為原則。同理，當采購助理不在公司的時候，本職位人員也應負責例行公事。

（三）其他事項：
　　1、本職位人員所必須作的許多重要的決定，都是以良好的普通常識及邏輯判斷做依據。
　　2、本職務說明不可能涵蓋所有的事項，本職位人員應執(zhí)行由采購經理在任何時間所指派之任何公務。
　　3、與賣場的充分溝通與密切配合的合作關系，是本職位成功的必要條件。
　　4、采購人員成功的要素有下列七項，本職位人員應確實做好：
（1）操守廉潔 （5）創(chuàng)新求新
（2）掌握市場 （6）適應性強
（3）精打細算 （7）團結合作
（4）積極認真

（四）總監(jiān)辦公室：
　　1、錄入組：負責采購部所有供應廠商資料、商品資料、變價資料等電腦信息的錄入、更正工作，確保各項采購資訊的準確性。
　　2、結算組：負責供應商的貨款結算，其他營業(yè)外收入的收取及追蹤事項。
　　3、商品組：負責商品的下單、催貨、退貨、換貨及接待新供應商的
采 購 招 商 作 業(yè)
一、 目的：
　　1、在入市城市創(chuàng)造一個好的品牌及社會效應。
　　2、讓供應商了解天合的發(fā)展?jié)摿εc業(yè)務機會。
　　3、讓采購在未來組織貨源上工作較為容易，并取得較好的交易條件。

二、 實施步驟：
　　1、 印制“超市招商手冊”
　　2、 報紙廣告。
　　3、 聯(lián)系主要品牌的供應商，以“郵寄”或“傳真”的方式發(fā)邀請函。
　　4、 舉辦至少兩場“大型采購（招商）說明會”，每場參加人數500~1000人，“A、B、C類”供應商均可參加。

三、 采購（招商）說明會內容：
　　1、超市背景說明。
　　2、超市的發(fā)展、潛力與前景。
　　3、超市的連鎖優(yōu)勢。
　　4、超市的企業(yè)文化。
　　5、超市的作業(yè)系統(tǒng)。
　　6、供應商應注意與配合的事項。
　　7、供應商的業(yè)務機會及好處。
　　8、超市對供應商的期望。
定價
超市招引顧客的招牌之一就是“低價”，因此低價是采購人員的天職要做好“天天低價”應把握以下幾個原則：

　　1、確實做好市調：這包括本地商圈的競爭對手市調及兄弟公司的價格調查。

　　2、確實做好采購：不要因時間來不及，而犧牲采購的品質，倉促簽約，在開店前，時間是采購人員的大敵，采購人員越早到位，對采購、對公司就越有利。

　　3、確實了解公司物業(yè)績指標：所謂業(yè)績包括：營業(yè)額（銷售額）、毛利率及毛利額。這對于做好“天天低價”又能夠確保公司的利益有關鍵性的影響。業(yè)績指標最好能分解到商品小組。“新入市地區(qū)開業(yè)第一個月全店及部門業(yè)績指標”、“新入市地區(qū)開業(yè)第一個月部門及采購組業(yè)績指標”，“新入市地區(qū)第一個月采購組及大組業(yè)績指標”及“新入市地區(qū)第一個月大小組業(yè)績指標”等四個附表是一系列的指標層層分解，由全店——三個部門——二十個采購組——一百個大組——六百個小組，業(yè)績指標包括：“營業(yè)額、毛利率、大進貨庫存天數及大進貨金額”等。通常全店的指標由區(qū)域經理下達，部門指標由采購總監(jiān)分解下達，采購組指標由采購經理再分解下達，最后大小組的指標由采購主管自行分解。形成一個較嚴密的指標科學分解過程。指標不可太低或太高，必須具備較高的任務達成可能性，以激勵所有的員工。

　　定價：以上三項工作完成后，決定售價的工作將會易如反掌，由于定價將影響毛利率及銷售金額，因此我們最好用鉛筆寫上“售價”的數字，以便最后可以反復修改，最終的目標是各小組及大組的第一個月總銷售金額（營業(yè)額）、毛利率與大進貨金額等預估結果與“業(yè)績指標”大致八九不離十，不要差到幾倍，否則后果不堪設想。如果兩者的差異太大，有可能產生兩個后果：（a）預估太保守時，開業(yè)幾天后就無貨可賣。（b）預估太樂觀時，可能存貨會積壓如山，造成倉儲和財務的壓力，以及滯銷后的清倉損失，所以“大進貨計劃明細表”，必須謹慎為之。當然采購主管手頭的資料越多，這項工作會做得更好。
開 店 前 采 購 工 作 重 點
超市成功的最關鍵的因素之一，就產采購人員選擇“適銷對路”的商品，以“較低的價格”、“充足的貨源”及“吸引人的促銷活動”展現在顧客的眼前，讓顧客為我們傳送好的口碑，增加新客流及老顧客的回流率，采購人員在此演決定性的角色，采購人員在開店前的重點工作如下：

一、構建商品的結構：
　　這有賴于采購人員對市場的了解，并透過各種信息與手段將這些適合目標顧客群的暢銷商品引進。新入市地區(qū)在構建商品結構時，應參照“商品結構表”（請參考“商品結構”的章節(jié)）所制定的參數，這些參數系參考已開業(yè)的天合門店而成，實用性較高，可避免采購人員走不必要的彎路。
構建商品結構程序如下：

　　1、選定競爭對手：我們的競爭對手除了同類型的超市外，還包括我們的目標顧客群最常去購物的地方，例如：批發(fā)商場、農貿市場、本地生意較好的專門店或專賣店、超級市場或百貨公司。

　　2、記錄競爭對手價格：“市調”是構建商品結構工作的重中之中。市調愈徹底，愈細微，日后的工作就愈有效益。俗話說：“知已知彼，百戰(zhàn)百勝”。按商品群記錄競爭對手所銷售的品牌、商品描述、規(guī)格或包裝、價格、促銷及排面的情況。市調時，可將各種情況簡單記錄在小紙上，然后整理記錄于附表“新入市地區(qū)開店前市調報告（一）

　　3、收集兄弟公司價格資料：經由區(qū)域經理或采購本部收集各兄弟公司商品明細表，將各公司的商品資料整理后記錄于“新入市地區(qū)開店前市調報告（二）”中，作為日后構建商品結構及交易采購的依據。

　　4、初步構建商品結構：按照總部制訂的“商品結構表”并參考“新入市地區(qū)開店前市調報告（一）及（二）”選擇競爭對手排面較大（通常代表銷量較大）的商品及兄弟公司賣的較好（DMS較高）的商品作為預定進貨的商品以可在“市調表（一）”左側打一個“☆”記號，作為日后選擇商品及采購的依據。

　　5、組織貨源：按工商名錄，電話號碼簿，市調商品包裝上的電話，朋友的信息，地方工商局的信息，其他供應商所提供的信息，及公司的招商大會等方式，尋找供應商的資料，并積極與其聯(lián)系。避免通過買空賣空的皮包公司或中間商進貨，否則質量無法保障，價格也沒有優(yōu)勢。

　　交易條件采購：同一種商品可能有兩家以上的供應商。采購人員就分別在公司洽談室約見這些供應商，提供一份供應商手冊，給有潛力的供應商參考，并概略介紹超市的背景及發(fā)展前景，正式展開采購。采購前，請這些供應商報價，報價進，供應商應填寫“供應商基本資料表”、“供應商簡介”、“供應商報價單”、“新供應商問卷調查表”及“新供應商產品問卷調查表”。成功的采購要依靠：公司實力、采購技巧、對供應商的尊重、誠實守信、耐心與毅力等等。成功的采購并不一定一蹴可及，一次完成。往往是“好事多磨”，須經過好幾回合采購才完成，越大的品牌要越多的采購技巧。
培訓樓面營業(yè)人員
采購人員與營業(yè)人員是“分工”，但不能“分家”，營采是“分工”，而不是“分離”，因為彼此的業(yè)務目標（營業(yè)額與毛利額）是一致的，大家都在同一條船上。采購人員則于接觸面較廣，接受到的信息也較多，因此責無旁貸地應該對門店營業(yè)人員加以培訓。

　　培訓的內容包括：“商品知識、本地市場價格行情、本地市場份額、本地市場規(guī)模（以金額表示）、售后服務、供應商的情況（生產、代理、庫存、配送、訂貨）、開業(yè)時的促銷活動、A類的商品品項、與供應商的特殊合約內容（例如：陳列的要求、最低訂貨量……等協(xié)議）等等”。

　　培訓的方式可以是課堂式或是在樓面貨架前。記得：熟記每一位營業(yè)人員的姓名，試著叫他（她）們的名字或文雅的代號，對采購工作將極有幫助！
開 店 后 的 采 購 工 作
開業(yè)后采購工作與開業(yè)前有較大差別。開業(yè)前一切都在未知之數，一切都需摸索、猜測、估計，需要大量的市調及采購工作，并構建一個較理想的商品結構，然后在開業(yè)前按公司的業(yè)績指標實施大進貨。

　　開業(yè)后，顧客地需求開始從銷售數據上浮現，采購工作在此必需有質與量的轉變。采購的最終極任務就是把“銷售、毛利額及其他收入最大化”，采購的一切工作都圍繞在這三個數字上。

　　為達成采購的任務，我們建議采購工作應分為五大項，每一大項各占20%的時間，它們是：
　　（一）市調；
　　（二）快訊；
　　（三）采購；
　?。ㄋ模┓諛敲?；
　　（五）行政。

　　一名優(yōu)秀的采購主管必需要能善用時間，原則是：
　?。?）即“重要、又緊急”的事最優(yōu)先處理；
　　（2）其次處理“重要、不緊急”的事，
　?。?）再其次是“不重要、但緊急”的事；
　?。?）最后才是“不重要、又不緊急”的事。凡事必需有輕重緩急之分，凡是對自己任務達成最關鍵的事情應最優(yōu)先處理，與事情的緊急性無關。

　　采購人員善用時間上，最好準備一個本“記事本”，預先記錄已以預定好的工作事項，如此工作才能有條不紊，達到“事半功倍”的效果。無論如何，這五大項工作應平均分配，而不能只做哪一項。

（一）市調：
　　毛主席講得好：“沒有調查，就沒有發(fā)言權”。市調工作在開店后，很容易被采購主管遺忘掉，有些采購漸漸養(yǎng)成“好逸惡勞”的習慣，喜歡坐在“象牙塔”內辦公，誤以為“秀才不出門，能知天下事”，或者“多一事不如少一事”，這都是“吃大鍋飯”的概念。天合的采購必需把市調當做一個重要的事情來做，至于“緊急”“或不緊急”，要看當時的情況及需要而定。

　　市調的內容包括：
　?。?）調查競爭對手的商品結構、價格、包裝、質量、促銷、貨源、陳列方式、質量……等等。
　　（2）參加展銷會、了解市場趨勢。
　　（3）開發(fā)新的供應商，改善商品結構，增加銷售、利潤于其他收入。
　　（4）與新老供應商研究市場的現狀與趨勢，及業(yè)績/毛利增長點。
　　（5）與采購本部、生鮮本部、商品本部或各兄弟公司的對口采購人員交流成功的經驗。

　　有時候如果只是臨時要了解某一競爭對手的幾個商品的價格，采購主管可以請采購助理或供應商業(yè)務人員代勞，不必親自去做，否則時間可能不夠用。
談 判
采購主管或經理在談判上花20%的時間是值得的。談判并不是要爭得面紅耳赤，或不歡而散。談判是為了達成“雙贏”而進行的一種“協(xié)商過程”。談判是一種藝術，談判能力與每一個人的經歷、商業(yè)經驗、生活經驗、及個人的綜合素質有關，我們不能期望一個剛畢業(yè)的高校畢業(yè)生有高超的談判能力，除非他（她）們在大學時期已經有很多這方面的經驗。

　　采購談判的項目包括：“質量、包裝、價格、訂貨量、折扣、付款條件、交貨期、送貨條件、售后服務、促銷、廣告及其他贊助費用”等等。

　　但談判之前，雙方應互相了解彼此的經營情況、實力、未來的發(fā)展?jié)摿?、市場行情、市場份額等，有了一個雙方互相認識的過程后，才可進行實質的談判
采購員的工作職責
盡最大可能選擇和保持豐富的商品品，為顧客提供商品的最大價值和最好的服務。

　　培訓供應商按照公司的和序來做事。

熟悉市場了解商品：
—參加各類商品展示會，了解新商品的動態(tài)。
—去其他零售走勢，清除滯銷商品，尋找適合自已的商品。
—了解商品的銷售走勢，清除滯銷商品，為新商品讓出空間。
—制訂季節(jié)的商品銷售計劃，提供行業(yè)商品種類報告。
采購的策略
1）質量：
　　質量的傳統(tǒng)解釋是“好”，或“優(yōu)良”，對采購人員而言，質量的定義應是：“符合買賣約定的要求或規(guī)格就是好的質量”。故采購人員應設法了解供應商對本身商品質量的認訓或了解的程度，管理制度較完善的供應商應有下列有關質量的文件：
● 質量合格證
● 商檢合格證

　　采購人員應向供應商取得以上的資料，以利未來的交易。在我國商品的產品執(zhí)行標準有國家標準、專業(yè)（部）標準及企業(yè)標準，其中又分為強制性標準和推薦性標準。但通常在買賣的合同或訂單上，質量是以下列方法的其中一種來表示的：
● 市場上商品的等級
● 品牌
● 商業(yè)上常用的標準
● 物理或化學的規(guī)格
● 性能的規(guī)格
● 工程圖
● 樣品（賣方或買方）
● 以上的組合

　　采購人員在采購時應首先與供應商對商品的質量達成互相同意的質量標準，在可能的情況下，對一引起產品，如大米、衣服、家訪用品、鞋類等商品，應要求供應商提供樣品封存，以避免后的糾紛或甚至法律訴訟。對于瑕疵品或在倉儲運輸過程損壞的商品，采購人員在采購時應要求退貨或退款。

（2） 包裝：
　　包裝可分為兩種“內包裝”（PACKAGING），及“外包裝”（PACKING）。內包裝是用來保護、陳列、或說明商品之用，而外包裝則僅用在倉儲及運輸過程的保護。在自選式量販的營業(yè)方式中，包裝通常扮演非常重要的角色。

　　外包裝若不夠堅固，倉儲運輸的損壞太大，降低作業(yè)效率，并影響利潤。外包裝若太堅固，則供應商成本增加，采購價格勢必偏高，導致商品的價格缺乏競爭力。

　　設計良好的內包裝往往能提高客戶的購買意愿，加速商品的回轉，采購人員應說服供應商在這方面向好的企業(yè)學習，并加以改進，以利彼此的銷售此外，采購人員在采購包裝的項目時，應先了解超市的政策，進而與供應商協(xié)商對彼此雙方都最有利的包裝，否則不應草率訂貨。

（3） 價格：
　　除了質量與包裝之外，價格是所有采購事項中最重要的項目。我們在客戶心目中的形象就是“高質量低價格”，若采購人員對任何所擬采購的商品，以進價加上合理的毛利后，連自已都判斷該價格無法吸引客戶的購買時，就不應向該供應商采購。

　　在采購之前，采購人員應事先調查市場價格，不可憑供應商片面之詞，誤入圈套。如果沒有相同商品的市價可查，應參考類似商品的市價。

　　在采購價格時，最重要的就是要能列舉供應商產品經超市銷售的好處。

　　此外，公平而合理的價格，還可通過單獨與供應商進行采購或由數家供應商競標的方式來取得。單獨與供應商進行采購進，采購人員最好先分析成本或價格；數家供應商進行競標時，采購人員應選擇兩、三家較低標的供應商，再分別與他們采購，求得公平而合理的價格。但在使用競標方式時，采購人員切勿認為，能提供最低價格的供應商即為最好的供應商。我們必須綜合徇一個供應商其送貨、售后服務、釧銷支持、其他贊助等方方面面的支持。所以有時候我們會放棄與提供極低價格給我們的大批發(fā)商的全作，而選擇不愿意提供極低價格給我們的制造商或生產廠商與我們合作，因為通常制造商通常在產品質量、貨源保證、售后服務、促銷活動及其他贊助上會有更多的營銷費用支持。

　　總而言之，價格采購是所有商業(yè)采購中最第三的，也是最困難的項目，但愈是困難的項目，令人愈覺得有挑戰(zhàn)性，這也是采購工作特別吸引人之處，超市采購人員應體會認識這一點，并運用各種采購技巧去達成這項艱巨的任務。

（4） 訂購量：
　　在超市分店數仍少的時候，訂購量往往很難令供應商滿意，所以在采購時，應盡量籠統(tǒng)，不必透露明確的訂購數量，如果 因此而導致采購陷入僵局時，應轉到其他項目上。

　　在沒有把握決定訂購數量時，采購人員不應訂購供應商希望的數量，否則一旦造成存貨滯銷時，必須降價出清庫存，因而影響利潤的達成，以及造成資金的積壓及空間的浪費。

　　但采購人員應與供應商協(xié)商一個合理的最小訂貨金額或數量，最好以金額表示
零售業(yè)采購實戰(zhàn)