成功有約—高效會(huì)計(jì)手冊(cè)

管理精英宣言
我是不會(huì)選擇去做一個(gè)普通的人。如果我能夠做到的話，我有權(quán)成為一
個(gè)不尋常的人。我尋找機(jī)會(huì)，但我不尋求安寧。我不希望在國(guó)家的照顧下成
為一名有保障的市民，那將被人瞧不起而使我痛苦不堪。
我要做有意義的冒險(xiǎn)。我要夢(mèng)想，我要?jiǎng)?chuàng)造，我要失敗，我更要成功。
我絕不用人格來換取施舍；我寧愿向生活挑戰(zhàn)，而不愿過有保證的生活；
寧愿要達(dá)到目標(biāo)時(shí)的激動(dòng)，而不愿要烏托邦式毫無生氣的平靜。我不會(huì)拿我
的自由去與慈善作交易，也不會(huì)拿我的尊嚴(yán)去與發(fā)給乞丐的食物作交縣。我
決不會(huì)在任何一位大師的面前發(fā)抖，也不會(huì)為任何恐嚇?biāo)?
我的天性是挺胸直立，驕傲而無所畏懼，勇敢地面對(duì)這個(gè)世界。所有的這一切都
是一位企業(yè)家所必備的。成功有約——高效會(huì)議手冊(cè)《成功有約——高效會(huì)議手冊(cè)》導(dǎo)論
會(huì)議是集思廣益的重要場(chǎng)合和機(jī)會(huì)，面對(duì)面的交流，能在人們心中產(chǎn)生
影響，能在共同目標(biāo)、行動(dòng)指南等多方面加深了解，明確方向。一、如何正確認(rèn)識(shí)會(huì)議
開好各類不同的會(huì)議是大多數(shù)公司決策的中心環(huán)節(jié)。據(jù)專家估計(jì)，多達(dá)
75％的行政時(shí)間用于面對(duì)面的交換意見。沒有這些交換意見，企業(yè)就不可能
運(yùn)轉(zhuǎn)，但是許多會(huì)議的時(shí)間比需要為多，而成果比應(yīng)得為少，其結(jié)果，是公
司付出的代價(jià)過高。
無可置疑，有許多企業(yè)的會(huì)議可以不開。但是，考慮到組織機(jī)構(gòu)中面對(duì)
面交換意見的重要性，答案不是要少開會(huì)，而是要開高效率的會(huì)。
□傳統(tǒng)理念的會(huì)議
會(huì)議是指3個(gè)或3個(gè)以上的人（其中一個(gè)為主持人）為發(fā)揮特定功能而
進(jìn)行的一種面對(duì)面的多向溝通。它是人類社會(huì)所特有的一種聚眾議事過程。
現(xiàn)實(shí)生活中，許多人因?yàn)椴焕斫?ldquo;會(huì)議”的真正內(nèi)涵，或者是對(duì)會(huì)議和會(huì)議
相關(guān)的知識(shí)缺乏了解，所以總是頻開效率低下的濫會(huì)而不達(dá)目的。
會(huì)議是一種管理工具，一般人對(duì)它有著熱衷與厭惡兩種極端的態(tài)度。熱
衷會(huì)議的人強(qiáng)調(diào)會(huì)議的必要性，認(rèn)為會(huì)議不可缺少，并且能夠舉出許多冠冕
堂皇的理由，來維護(hù)自己的觀點(diǎn)，厭惡會(huì)議的人則將會(huì)議看作是浪費(fèi)時(shí)間與
浪費(fèi)精力的一種活動(dòng)，并也能夠舉出許多聳人聽聞的的理由來支持自己的見
解。其實(shí)，會(huì)議是有它特殊的功能和涵義的。
□會(huì)議的功能分析
會(huì)議有以下五項(xiàng)功能：
1.提供信息
我們可憑便條、備忘錄、甚至正式的書面報(bào)告從事信息的交流。這樣做，
顯然要比開會(huì)更加經(jīng)濟(jì)劃算。但值得注意的是，人們對(duì)書面的東西有時(shí)不一
定看，就算看了也不一定能完全理解。從這種意義來說，則開會(huì)不失為提供
信息的一種明智的舉措。在會(huì)議中，主席不但能當(dāng)面澄清與會(huì)者的疑問，而
且可借助視聽器材，以增進(jìn)與會(huì)者對(duì)信息的了解與興趣。
2.匯集信息
召集能夠提供信息的人開會(huì)，是收集信息的一種有效的方法。你可以請(qǐng)
求信息提供者，用書面的方式將信息傳遞給你。如果有必要讓其他的人了解
這種信息，你也可將它復(fù)印然后分發(fā)出去。其次，可通過個(gè)別約見有關(guān)人士，
當(dāng)面向他們收集信息。這樣做效果極佳。
3.解決問題
當(dāng)一位主管面臨問題時(shí)，他可當(dāng)機(jī)立斷地親自加以解決，也可將它授權(quán)
給別人代為解決，而不需付諸于會(huì)議。但若問題緊迫度不高，同時(shí)主管希望
獲得集思廣益的效果，則最好是能邀請(qǐng)部屬開會(huì)解決。邀請(qǐng)部屬共商問題、
解決方案，不但可讓部屬感受到尊重，而且也能表現(xiàn)出對(duì)協(xié)商解決的熱情。
4. 宣傳政策
當(dāng)一位主管準(zhǔn)備將既定的政策傳達(dá)給部屬的時(shí)候，他可以采取三種途
徑：第一、書面宣傳；第二、面對(duì)面?zhèn)€別宣傳；第三、憑開會(huì)宣傳。書面宣
傳雖然最符合經(jīng)濟(jì)原則，但卻不如面對(duì)面?zhèn)€別宣傳那樣有說服力，因?yàn)槿舨?
用面對(duì)面方式，則主管可根據(jù)每位員工特點(diǎn)以調(diào)整其宣傳方式。至于接受會(huì)
議形式與否，最主要考慮在與會(huì)者之間的交流是否足以產(chǎn)生良好的說服效
果。假如主管認(rèn)為交流有利于說服效果提高，則采用開會(huì)宣傳方式；但若主
管認(rèn)為可能導(dǎo)致與會(huì)者矛盾，則寧可采用面對(duì)面?zhèn)€別宣傳或書面宣傳方式。5.培育訓(xùn)練
由于人力開發(fā)重要性已被企業(yè)界所確認(rèn)，因此員工的培育訓(xùn)練也越來越
普遍。大多數(shù)企業(yè)除采用專門會(huì)議的方式，為其員工實(shí)施培育訓(xùn)練——除卻
一般所謂的會(huì)議培訓(xùn)之外，尚可采取以下五種措施：
（1）指定員工閱讀書刊。
（2）要求參加函授課程。
（3）主管或其他有訓(xùn)練專長(zhǎng)的人，為員工進(jìn)行個(gè)別指導(dǎo)。
（4）派遣員工學(xué)習(xí)外界訓(xùn)練課程。
（5）以“企校聯(lián)合”方式，派遣員工到教育機(jī)構(gòu)進(jìn)修。
□典型企業(yè)會(huì)議類舉
1.股東例行年會(huì)和董事會(huì)議
一般來說，股份制企業(yè)每年要召開一次股東例會(huì)或股東代表會(huì)。會(huì)議的
籌辦工作由企業(yè)秘書部門承擔(dān)，通常會(huì)前三到四個(gè)星期將例會(huì)的書面通知郵
寄給每一個(gè)會(huì)議代表，并承擔(dān)會(huì)議服務(wù)工作。
董事會(huì)也分例會(huì)和特別會(huì)議。董事會(huì)的例會(huì)可不寄發(fā)書面通知，但企業(yè)
秘書人員必須事先用電話通知，提醒參加會(huì)議的董事按時(shí)到會(huì)。重要的董事
會(huì)議發(fā)書面通知，也是必要的。對(duì)于參加特別會(huì)議的董事，還要印制一份董
事名單、不管他們是否出席，都應(yīng)將書面通知和名單寄發(fā)給參加會(huì)議的董事，
并請(qǐng)對(duì)方寄回是否能出席的回執(zhí)。
2.經(jīng)理例會(huì)和特別會(huì)議