行政事務管理制度
一、為加強公司行政事務管理，理順公司內部關系，使各項管理標準化、制度化，提高辦事效率，特制定本規(guī)定。
二、本規(guī)定所指行政事務包括檔案管理、印鑒管理、公文打印管理、辦公及勞保用品管理、庫房管理、報刊及郵發(fā)管理等。
檔案管理
一、歸檔范圍：
公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、科學技術、財務審計、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決議、決定、委任書、協(xié)議、合同、項目方案、通告、通知等具有三考價值的文件材料。
二、檔案管理要指定專人負責，明確責任，保證原始資料及單據(jù)齊全完整，密級檔案必須保證安全。
三、檔案的借閱與索取：
1.總經(jīng)理、中心總監(jiān)、部門經(jīng)理借閱非密級檔案可通過檔案管理人員辦理借閱手續(xù)，直接提檔；
2.公司其它人員需借閱檔案時，要經(jīng)總經(jīng)理批準，并辦理借閱手續(xù)；
3.借閱檔案必須愛護，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復制，凡屬密級檔案，必須由總經(jīng)理批準方可摘錄和復制，一般內部檔原因部門負責人批準方可摘錄和復制。
四、檔案的銷毀：
1.任何組織或個人非經(jīng)允許無權隨意銷毀公司檔案材料；
2.若按規(guī)定需要銷毀時，凡屬密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準后方可銷毀，一般內部檔案，須經(jīng)公司部門負責人批準后方可銷毀。
3.經(jīng)批準銷毀的公司檔案。檔案人員要認真填寫、編制銷毀清單，由專人監(jiān)督銷毀。
印鑒管理
一、公司印鑒由總經(jīng)理負責保管。
二、公司印鑒的使用一律總經(jīng)理簽字許可后管理印鑒人方可蓋章，如違反此項規(guī)定造成的后果由直接責任人員負責。
三、公司所有需要蓋印鑒的介紹信、說明及對外開出的任何公文，應統(tǒng)一編號登記，以備查詢，存盤。
四、公司一般不允許開具空白介紹信，證明如因工作需要或其它特殊情況確需開具時，必須經(jīng)總經(jīng)理簽字批條方可開出，持空白介紹信外出工作回來必須向公司匯報其介紹信的用途，未使用的必須交回。
五、蓋章后出現(xiàn)的意外情況由批準人負責。
公文打印管理
一、公司公文的打印工作由人力資源部負責。
二、各部門需外送打印的公文或其它資料須經(jīng)本部門經(jīng)理簽字批準。
三、公司各部門所有打印公文、文件，必須保留一份交由人力資源部留底存盤。

辦公及勞保用品的管理
一、辦公用品的購發(fā)：
1.每月23日前，各部、室負責人將該部門所需要的辦公用品制定計劃提交至人力資源部。
2.人力資源部負責制定每月辦公用品計劃及預算；經(jīng)總經(jīng)理審批后負責將辦公用品購回，根據(jù)實際工作需要由領用人簽字領回。
3.除正常配給的辦公用品外，若還需用其它用品的須經(jīng)總經(jīng)理批準方可領用。
4.公司新聘工作人員的辦公用品，人力資源部根據(jù)部門經(jīng)理提供的名單和用品清單，負責為其配齊，以保證新聘人員的正常工作。
5.負責購發(fā)辦公用品的人員要做到辦公用品齊全、品種對路、量足質優(yōu)、庫存合理、開支適當、用品保管好。
6.負責購發(fā)辦公用品的人員要建立帳本，辦好入庫、出庫手續(xù)。出庫一定要由領取人員簽字。
7.辦公用品管理一定要做到文明、清潔、注意安全、防火、防盜、嚴格按照規(guī)章制度辦事，不允許非工作人員進入庫房。
二、勞保用品的購發(fā)：勞保用品的配給，由人力資源部根據(jù)各部門的實際工作需要統(tǒng)一購買、統(tǒng)一發(fā)放。
庫房管理
一、庫房物資的存放必須按分類、品種、規(guī)格、型號分別建立帳卡。
二、采購人員購入的物品必須附有合格證及入庫單，收票時要當面點清數(shù)目，檢查包裝是否完好，如發(fā)現(xiàn)短缺或損壞，應立即拆包清點數(shù)目，如發(fā)現(xiàn)實物與入庫單數(shù)量、規(guī)格不符時，庫房保管員應向交貨人提出并通知人力資源部經(jīng)理。
三、物資入庫后，應當日填寫帳卡。
四、嚴格執(zhí)行出入庫手續(xù)，物資出庫必須填寫出庫單，經(jīng)部門經(jīng)理批準后方可出庫。
五、庫房物資一般不可外借，特殊情況須由總經(jīng)理或行政總監(jiān)批準，辦理外借手續(xù)。
六、嚴格管理帳單資料，所有帳冊、帳單要填寫整潔、清楚、計算準確，不得隨意涂改。
七、庫房內嚴禁吸煙，禁止無關工作人員入內，庫內必須配備消防設施，做到防火、防盜、防潮。
報刊及郵發(fā)管理
一、人力資源部行政專員每半年按照公司的要求作出訂閱報刊計劃及預算，負責辦理有關訂閱手續(xù)。
二、行政專員每日負責將報刊取回并進行處理、分類、登記，并分別送到有關部門。有關部門處理后，應妥善保管。行政專員按季度定期收回并統(tǒng)一保管、存盤備查。
三、任何人不得隨意將報刊挪作他用，若需處理，需經(jīng)行政專員批準。
四、公司人力資源部負責為各部門郵發(fā)信件、郵件。
1、私人信件，一律實行自費，貼足郵票，交人力資源部行政專員送往郵局。
2、所有公發(fā)信件、郵件一律不封口，由行政專員登記，統(tǒng)一封口，負責寄發(fā)；
3、控制各類掛號信、特快專遞，凡因公需掛號者，特快專遞者，須經(jīng)部門經(jīng)理批準，人力資源部登記后方可郵發(fā)。
附則
一、本規(guī)定如有未盡事宜或隨著公司的發(fā)展有些條款不適應工作需要的，各部門可提出修改意見交人力資源部研究并提請總經(jīng)理批復。
二、本規(guī)定解釋權歸人力資源部。
三、本規(guī)定從發(fā)布之日起生效。


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