某公司企業(yè)管理信息化解決方案
大慶華科股份有限公司 華科藥業(yè)分公司 企業(yè)管理信息化解決方案 （建議書） 北京英克科技有限公司 2002年7月 目 錄 緒 論 125 一、項目背景 125 二、項目的總體目標 126 2.1系統(tǒng)應體現(xiàn)的管理思想 127 2.1.1“授權” 127 2.1.2 “控制” 127 2.1.3管理的垂直化 127 2.1.4管理規(guī)范化 128 2.1.5管理過程化 128 2.1.6 管理企業(yè)中存在的差異化 128 2.1.7 管理的精細化 129 2.1.8 管理的遠程控制機制 129 2.1.9 工作流的管理思想 129 2.1.10 全面的財務管理和控制 130 2、2 系統(tǒng)目標 130 2.2.1 庫存控制和物流配送方面 130 2.2.2 客戶服務方面 131 2.2.3 資金管理方面 131 2.2.4 營銷控制方面 131 2.2.5 經營信息方面 131 2.2.6 質量控制管理方面 132 2.2.7 設備管理方面 132 2.2.8 辦公自動化方面 132 2.2.9 人事管理方面 132 三、手工管理下企業(yè)的管理現(xiàn)狀分析 133 3.1 企業(yè)面臨的外部環(huán)境和內部管理壓力 133 3.2 企業(yè)面臨的內部管理現(xiàn)狀 134 3.2.1 信息管理 134 3.2.2 財務管理 134 3.2.3 客戶服務 135 3.2.4 庫存管理 135 3.2.5 銷售管理 135 3.2.6 生產管理 135 3.2.7 采購管理 135 四、醫(yī)藥行業(yè)的管理特性對系統(tǒng)的要求 136 4.1 批號、效期的跟蹤管理 136 4.2 贈樣品的管理 137 4.3 銷售退貨質量管理 137 4.4 返利管理 137 4.5 立體化倉儲管理 137 4.6 GMP藥品質量的管理 138 五、系統(tǒng)需求分析 138 5.1 總體需求 138 5.2 軟件功能要求 138 5.3 藥品銷售業(yè)務系統(tǒng)需求 139 5.4 內外環(huán)境變化因素對軟件系統(tǒng)提出的要求 139 5.5 從企業(yè)的技術現(xiàn)狀出發(fā)對軟件系統(tǒng)的要求 140 5.6 企業(yè)發(fā)展對軟件系統(tǒng)的要求 140 六、華科藥業(yè)公司ERP解決方案 140 6.1總體思路 141 6.2 華科藥業(yè)ERP系統(tǒng)設計原則 141 6.2.1華科藥業(yè)的發(fā)展對軟件設計模式的要求 141 6.2.2 由上向下的設計、由下向上的分步實施原則 142 6.2.3目標合適、有限投資、逐步發(fā)展的原則 142 6.2.4先保證實用性、可靠性，后追求先進性、科學性原則 142 6.2.5 建立C/S結構和多層體系結構，遵循分布、開放、互連原則 142 6.3 方案綜述 143 6.3.1 系統(tǒng)的流程設計 143 6.3.2 業(yè)務綜合管理系統(tǒng) 143 6.3.3 物流調配系統(tǒng) 143 6.3.4 綜合經營信息系統(tǒng) 143 6.3.5 憑證生成系統(tǒng) 144 6.3.6 數(shù)據(jù)復制工具 144 6.3.7 在總部設立財務核算系統(tǒng) 144 6.3.8 生產控制計劃系統(tǒng) 145 6.3.9 辦公自動化系統(tǒng) 145 6.3.10 人事管理系統(tǒng) 145 6.4 系統(tǒng)解決方案 145 6.4.1 企業(yè)組織構建 145 6.4.2單位組織的管理 146 6.4.3 貨品的管理 147 6.4.4 貨品的包裝和計量單位 147 6.4.5 對藥品批次、批號的管理 148 6.4.6 銷售管理模型 149 6.4.7 對倉庫的管理 149 6.4.8 運輸管理 152 6.4.9 庫存控制管理 153 6.4.10 物流調配模型 154 6.4.11 存貨核算處理 155 6.4.12 獨立核算單元 155 七、系統(tǒng)功能范圍要求 157 7.1 全局功能 157 7.2 基礎數(shù)據(jù)和配置 157 7.3銷售管理 158 7.4 倉庫管理 159 7.5 運輸管理 159 7.6 存貨管理 160 7.7 進貨管理 160 7.8 各類核算 160 7.9 配送管理 161 7.10 統(tǒng)計 161 7.11 生產計劃與控制 161 7.12 生產成本管理 162 5.13 生產質量管理 163 7.14 生產設備管理 164 7.15 生產決策 164 八、主要業(yè)務流程設計方案 166 8.1 銷售管理流程 166 8.1.1 訂單管理 166 8.1.2 出貨、退貨管理 171 8.1.3 業(yè)務數(shù)據(jù)采集與分析 171 8.1.4 財務控制銷售出庫 171 8.1.5 銷售開票的批號處理 171 8.2預測與計劃控制 172 8.2.1物料需求自動計算 172 8.2.2生產任務自動排程 173 8.3 物流供應控制與采購管理 173 8.3.1采購管理 175 8.3.2 采購提前期設定 177 8.3.3 采購物料編號與批次批號管理 177 8.4 倉庫管理 178 8.4.1物料收料、退料控制與管理 178 8.4.2 物料驗收、退料控制與管理 178 8.4.3 物料倉房、儲位管理 179 8.4.4 倉庫領料、退料控制與管理 179 8.4.5倉庫資料查詢與控制 179 8.4.6 銷售出庫 180 8.4.7 移庫業(yè)務 180 8.4.8 代管業(yè)務 180 8.4.9 倉庫的盤點 180 8.4.10 倉庫管理的其他業(yè)務 180 8.5 生產與現(xiàn)場控制管理 181 8.5.1 生產任務自動規(guī)劃 181 8.5.2 生產控制模型 183 8.6 質量控監(jiān)系統(tǒng) 184 8.6.1 質量控制結構圖 184 8.6.2 質量信息管理 184 8.6.3 質量單證管理 184 8.6.4質量養(yǎng)護管理 184 8.7 設備管理 185 8.8 成本核算 186 8.8.1成本管理 186 8.8.2成本管理涉及的主要方面 187 8.8.3 生產成本計算方法 188 8.8.4關于期間費用的分配 189 8.8.5對帳 192 8.9 財務核算 192 8.9.1財務匯總帳 192 8.9.2 自動生成財務憑證 192 九、系統(tǒng)技術環(huán)境要求 193 9.1 系統(tǒng)開發(fā)工具 193 9.2 數(shù)據(jù)庫 193 9.3 網絡平臺 194 十、系統(tǒng)實施的切入點選擇 196 緒 論 華科藥業(yè)公司剛剛開始運營，有較好設備，但所有的管理體系尚未形成，主要有以下 幾方面的問題： ■ 人力資源問題 主要是專業(yè)人員不夠，在整個藥業(yè)的管理體系中，應聘請制藥行業(yè)內的專業(yè)人士 來擔當銷售總監(jiān)、生產總監(jiān)、質量部長等?，F(xiàn)在這樣邊經營邊摸索的方法，不能 適應當前醫(yī)藥行業(yè)的激烈競爭。 ■ 工藝問題 現(xiàn)有主要產品的加工工藝還未能完全穩(wěn)定下來，還在摸索。主要還是由于缺乏專 業(yè)人員。 ■ 產品問題 現(xiàn)有產品多為普藥，沒有競爭力。蜂王漿膠囊雖然競爭對手少一些，但蜂王漿類 產品已銷了10多年了，市場份額和獲利空間不大。如果沒有幾個有競爭力的新藥 ，藥業(yè)的生存都是有問題的，更不用說成為集團的利潤增長點了。所以藥業(yè)現(xiàn)在 應在新產品上加大投入。 ■ 銷售渠道問題 藥業(yè)現(xiàn)在正在建設銷售渠道，在這個時期應有盡可能多的業(yè)內人士參與其中，這 樣才可以少走彎路，絕不能邊建設邊摸索，市場不等人。 由于華科藥業(yè)剛通過GMP認證，各種管理制度剛建立，因此，我們建議 華科藥業(yè)采用一個成熟的制藥行業(yè)信息管理系統(tǒng)，以信息化建設為契機，提升華科藥業(yè) 的管理水平。 一、項目背景 大慶華科股份有限公司藥業(yè)分公司（以下簡稱“華科藥業(yè)公司”），是大慶華科股份有限 公司的直屬子公司。大慶華科股份有限公司成立于1998年12月8日，2000年7月26日在深 圳證券交易所作為高新技術企業(yè)掛牌上市，是大慶地區(qū)第二家上市公司。 公司現(xiàn)有五家直屬企業(yè)和四家參股公司，主要從事石油化工、精細化工、醫(yī)藥和其他高 新技術產品的開發(fā)、生產、銷售及進出口貿易。 華科藥業(yè)公司主要從事藥品的生產和銷售。華科藥業(yè)公司于2001年6月建廠，2002年4月 開始生產出產品，于2002年6月19日順利通過國家GMP認證。 華科藥業(yè)公司占地7萬9千平方米，職工110人，90％具有中專以上學歷，其中27人具有大 學本科學歷，執(zhí)業(yè)藥師4人，高級工程師3人。 華科藥業(yè)公司建有中藥提取車間、軟膠囊車間、固體制劑車間和公用工程附屬車間， 現(xiàn)生產劑型有膠囊劑、片劑、顆粒劑，生產品種有更衣膠囊等11個品種，包括蜂王漿軟 膠囊、抗饑消渴片、小兒速效感冒顆粒、新速效感冒片、鹽酸雷尼替丁膠囊、逍遙顆粒 、諾氟沙星膠囊等。華科藥業(yè)公司具有年生產片劑2億、膠囊劑6億、顆粒劑1億的能力。 固體制劑設備選用國內最先進的機械，軟膠囊生產設備從國外引進，產品質量穩(wěn)定。藥 品檢驗選用世界一流的分析設備，能夠保證出廠產品的質量。同時華科藥業(yè)公司還下設 一個研究所，具有中藥提取研究和制劑研究的能力，為華科藥業(yè)公司的發(fā)展提供保證。 由于華科藥業(yè)公司剛建成投產不久，公司的管理模式還沒有完全定型，公司在藥品的 生產管理、銷售管理、網絡建設、市場營銷等方面尚處于摸索階段。因此，華科藥業(yè)公 司希望借助北京英克科技公司在醫(yī)藥行業(yè)信息化建設中的豐富管理經驗和對醫(yī)藥行業(yè)特 性的了解，幫助華科藥業(yè)公司導入針對制藥企業(yè)的信息化解決方案，規(guī)范華科藥業(yè)公司 的基礎管理，以實現(xiàn)公司的發(fā)展目標。 本建議書是在北京英克科技公司管理咨詢顧問對大慶華科股份有限公司和華科藥業(yè)公 司進行調研診斷的基礎上提出的。本建議書所提供的信息管理系統(tǒng)（ERP）解決方案，以 及方案所依據(jù)的業(yè)務模型，結合了大慶華科的管理現(xiàn)狀和特點，以及制藥企業(yè)的業(yè)務流 程，只對華科藥業(yè)公司具有參考價值。 為此，本次華科藥業(yè)公司信息管理系統(tǒng)（ERP）解決方案將涉及的業(yè)務范圍有：華科 藥業(yè)公司的原輔材料的采購、產品的生產、銷售。而且上述銷售均是批發(fā)，但不排除將 來可能涉足藥品零售業(yè)。 二、項目的總體目標 該項目的最終目標，是在華科藥業(yè)公司內建立完整的藥品生產和批發(fā)銷售業(yè)務流程管 理信息系統(tǒng)。在實現(xiàn)全部業(yè)務的微機化操作的基礎上，通過信息的快速采集與分析手段 ，對公司內的各種資源合理調配，從而保障對客戶的服務質量，及時提供準確的銷售預 測，保障向大慶華科股份有限公司提供及時準確的管理信息。 2.1系統(tǒng)應體現(xiàn)的管理思想 ERP信息管理系統(tǒng)軟件僅是企業(yè)實現(xiàn)現(xiàn)代管理的手段或工具，它必須是承載管理思想和管 理意圖的載體，換言之，在ERP軟件系統(tǒng)中必須有實現(xiàn)管理意圖的方式和處理方案。針對 國內制藥企業(yè)的管理特點、具體情況以及IT技術的優(yōu)勢，ERP信息管理系統(tǒng)軟件應該融入 以下管理思想： 2.1.1“授權” “授權”是管理的真諦，但“授權”應同與之相關的責任相統(tǒng)一。明確某人、某個分支機構 及部門的職務及其職能。明確具體某人工作的范圍大小或對具體事務的作用權限。 2.1.2 “控制” “控制”是對于“授權”之后，可能出現(xiàn)權限范圍內越軌行為的審計和防范。比如：利用系 統(tǒng)授與的權力進行破壞性數(shù)據(jù)操作時，系統(tǒng)能夠在后臺自動備份記錄，明細到何人、何 時作了什么樣的操作等。 “授權”與“控制”相結合，能夠建立企業(yè)內部真正意義的崗位責任制，建立企業(yè)內部在網 絡環(huán)境當中的協(xié)同工作機制。 2.1.3管理的垂直化 實現(xiàn)上級對下級、總公司對各分部業(yè)務行為的實時監(jiān)控和剛性限定。總部利用網絡或電 話線，實時地對分支機構、部門、人員、在某個時間段或當前的業(yè)務狀態(tài)進行全面監(jiān)控 。通過遠程注冊到下級系統(tǒng)中以便真實地掌握業(yè)務經營狀態(tài)。將整個公司的業(yè)務利用計 算機網絡納入到全面受控的狀態(tài)并對具體業(yè)務進行調節(jié)和限制，以實現(xiàn)總部的統(tǒng)一營銷 策略；實現(xiàn)對分支機構人員職權及時調整變化，全面掌握所有個人的業(yè)務資料，實現(xiàn)整 個集團化企業(yè)所必須的集約化經營管理。 2.1.4管理規(guī)范化 專業(yè)分工與協(xié)作是效率產生的前提，一個高效的企業(yè)運作需要形成內部崗位規(guī)范與標準 業(yè)務流程。規(guī)范化管理主要表現(xiàn)在以下幾個方面： ■ 業(yè)務檔案與資料的規(guī)范 建立屬于企業(yè)自身的編碼、分類、序列規(guī)范。 ■ 建立崗位操作規(guī)范 配合崗位責任制的量化管理，建立崗位操作規(guī)范，以文字和軟件設置構建的崗位責任明 確，通過對其在業(yè)務操作過程中工作效果的全面記錄，就能對某一崗位建立反映其工作 效果的指標體系，利用真實業(yè)務數(shù)據(jù)，就可以對各崗位工作定時定質，從而形成崗位操 作規(guī)范。比如：外勤（銷售人員）的業(yè)績合理考核，不僅要考察絕對數(shù)字，而且要綜合 考慮實際收入的組成與欠款的分布；對制單崗位的制單數(shù)量和質量進行考核。 ■ 建立健全總部與分支機構的匯報與審計機制 建立健全總部與分支機構的匯報與審計機制，不僅可以收集傳輸上行報告，同時能夠對 出軌業(yè)務和工作責任調查原因，并且確定各個崗位間的業(yè)務銜接和傳遞規(guī)范。 2.1.5管理過程化 ■ 全過程監(jiān)控 對公司的業(yè)務，從產供銷到內部事件到全過程監(jiān)控。清楚某筆業(yè)務處于何種狀態(tài)以及業(yè) 務發(fā)生的詳細情況。 ■ 過程中的業(yè)務控制 對主要的業(yè)務過程進行監(jiān)測控制。如：對客戶的信譽控制，銷售的價格策略控制、庫存 量的控制。 2.1.6 管理企業(yè)中存在的差異化 差異是企業(yè)運作中的一種客觀存在，是由于某種特殊業(yè)務或不規(guī)范業(yè)務行為造成的。對 差異的管理應建立在基于過程化管理和規(guī)范化管理的基礎上，利用全過程記錄和崗位責 任，準確及時的反映差異。其次，對于差異的不同情況提出相應的解決機制，尤其是在 不同的經營模式下，差異更呈多樣性和復雜性，必須能夠及時反映，而且能夠控制和調 整這些差異。 2.1.7 管理的精細化 具體到某個人、某個崗位的操作，系統(tǒng)構建時，精細化授權到每個人員的操作范圍和具 體效果。 ■ 管理精細化 可以對分公司、部門甚至個人進行考核與評估，建立崗位責任與考核評估體系。不僅考 慮絕對數(shù)，還應綜合考慮真實分布與具體組成。 ■ 核算精細化 可以對單一品種進行個人核算、部門核算，甚至逐筆業(yè)務核算。 ■ 決策精細化 數(shù)據(jù)倉庫為決策提供科學的數(shù)學依據(jù)?；跀?shù)據(jù)倉庫的決策系統(tǒng)不僅考慮業(yè)務財務發(fā)生 的內部真實數(shù)據(jù)，而且要全面考慮...
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