機(jī)關(guān)辦公自動化系統(tǒng)方案
機(jī)關(guān)辦公自動化系統(tǒng)方案 產(chǎn)品選擇建議書 第一章　機(jī)關(guān)辦公自動化功能需求及其對系統(tǒng)平臺的要求 　　機(jī)關(guān)辦公自動化系統(tǒng)是實現(xiàn)機(jī)關(guān)內(nèi)部各級部門之間以及機(jī)關(guān)內(nèi)外部之間辦公信息的 收集與處理、流動與共享、實現(xiàn)科學(xué)決策的具有戰(zhàn)略意義的信息系統(tǒng)。它的總體目標(biāo)是 ：“以先進(jìn)成熟的計算機(jī)和通信技術(shù)為主要手段，建成一個覆蓋政府辦公部門的辦公信息 系統(tǒng)，提供政府與其他專用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)之間的信息交換，建立高質(zhì)量、高效率的政府信 息網(wǎng)絡(luò)，為領(lǐng)導(dǎo)決策和機(jī)關(guān)辦公提供服務(wù)，實現(xiàn)機(jī)關(guān)辦公現(xiàn)代化、信息資源化、傳輸網(wǎng) 絡(luò)化和決策科學(xué)化?！?因此，如何選擇一個合適的應(yīng)用系統(tǒng)平臺，在其上建立適應(yīng)辦公自動化需求的功能強(qiáng)大 的、應(yīng)用開發(fā)容易的、方便管理的、界面友好的各種應(yīng)用，是政府機(jī)關(guān)辦公信息系統(tǒng)成 功的關(guān)鍵。 　　基于對機(jī)關(guān)用戶需求的認(rèn)識，以及在這一領(lǐng)域的成功經(jīng)驗，我們建議采用Lotus公司 著名的郵件、群件與Web應(yīng)用開發(fā)平臺產(chǎn)品Notes/Domino作為辦公系統(tǒng)的基本軟件平臺， 結(jié)合必要的相關(guān)系統(tǒng)、產(chǎn)品與工具，構(gòu)筑機(jī)關(guān)辦公自動化系統(tǒng)。 第一節(jié)　辦公自動化系統(tǒng)功能需求分析 　　盡管各個機(jī)關(guān)單位的業(yè)務(wù)和職能各不相同，因此對于辦公自動化系統(tǒng)的需求也存在 差異。但是一般而言，機(jī)關(guān)辦公自動化系統(tǒng)均以公文處理和機(jī)關(guān)事務(wù)管理為核心，同時 提供信息通訊與服務(wù)等重要功能，因此，典型的辦公自動化應(yīng)用包括收發(fā)文審批簽發(fā)管 理、公文流轉(zhuǎn)傳遞、政務(wù)信息采集與發(fā)布、內(nèi)部請示報告管理、檔案管理、會議管理、 領(lǐng)導(dǎo)活動管理、政策法規(guī)庫、內(nèi)部論壇等等應(yīng)用。 　　如果我們從系統(tǒng)功能角度對上述辦公自動化應(yīng)用做一粗淺的分析，就會發(fā)現(xiàn)辦公自 動化應(yīng)用需求以及辦公人員對信息處理的操作方式方面有著以下共同特點，這些功能需 求是我們選擇辦公自動化應(yīng)用系統(tǒng)的開發(fā)與使用平臺時必須考慮的判斷依據(jù)： 一、提供電子郵件功能是辦公自動化系統(tǒng)的基本需求。 　　信息是辦公自動化、決策科學(xué)化的基礎(chǔ)。電子郵件系統(tǒng)（以及更加廣泛意義上的報 文傳遞系統(tǒng)）作為信息傳遞與共享的工具和手段，滿足辦公自動化系統(tǒng)最基本的通信需 求。換言之，電子郵件系統(tǒng)作為辦公自動化的通信基礎(chǔ)設(shè)施，主要提供了辦公自動化系 統(tǒng)“兩方面的功能： 　　（１）直接作為一種應(yīng)用提供人與人之間通信的手段，適應(yīng)隨時需要的電子化通信 要求。 　?。ǎ玻楦鞣N應(yīng)用提供通用的通信平臺，靈活適應(yīng)不同應(yīng)用系統(tǒng)對通信平臺的要求 ?！?　　正如道路、橋梁、港口、機(jī)場等是提供貨物運輸?shù)幕A(chǔ)設(shè)施一樣，網(wǎng)絡(luò)化的電子通 信系統(tǒng)與電話系統(tǒng)一樣正在成為企業(yè)內(nèi)部、企業(yè)與企業(yè)之間、企業(yè)與社會之間不可缺少 的實現(xiàn)信息傳遞與共享的通信基礎(chǔ)設(shè)施。 　　在上述兩種辦公自動化的基本通信需求中，前一種往往代表的是一種不規(guī)律的、隨 意性很大的通信需求，比如工作人員之間互相發(fā)送電子郵件，傳送對方某種信息，或者 是向工作人員臨時發(fā)出一項通知等等，所傳遞的信息內(nèi)容和傳遞的時間往往是無規(guī)則的 。而后一種需求的特點則是比較具有規(guī)律性的，兩個應(yīng)用系統(tǒng)之間按照某種條件傳遞符 合某種規(guī)范的信息內(nèi)容。在辦公自動化系統(tǒng)的建構(gòu)和實際使用中，這兩種需求是同樣重 要和必須的。 　　從信息技術(shù)的角度出發(fā)，電子郵件功能是一種“推”技術(shù)，即發(fā)送方（人或應(yīng)用）將 信息通過存儲轉(zhuǎn)發(fā)技術(shù)推給接收方（人或應(yīng)用）。 　　從用戶使用習(xí)慣出發(fā)，電子郵件功能是辦公自動化系統(tǒng)的“門戶”。因為工作人員很 容易養(yǎng)成一種工作習(xí)慣，每日查看自己的電子郵件信箱，閱讀處理有關(guān)信件；而且功能 高級完整的電子郵件系統(tǒng)一般都具備新郵件到達(dá)提示功能。因此，辦公自動化應(yīng)用系統(tǒng) 可以利用電子郵件系統(tǒng)的特點將每一項需要工作人員處理的信息或通知，制成電子郵件 ，直接投遞到工作人員的電子郵件信箱。工作人員通過電子郵件信箱的聲光提示信息（ 甚至可以通過電子郵件系統(tǒng)和無線尋呼系統(tǒng)的連接，用戶通過BP機(jī)的尋呼信號獲得電子 郵件的到達(dá)通知和摘要信息），可以及時打開自己的電子郵件信箱，閱讀有關(guān)郵件，并 通過該郵件的指示（鏈接指針、URL等）自動打開相關(guān)的辦公自動化應(yīng)用系統(tǒng)，進(jìn)行下一 步的工作。 　　在一個辦公自動化系統(tǒng)中，針對不同的業(yè)務(wù)需求，通常包含了多個應(yīng)用子系統(tǒng)，如 發(fā)文、收文、信息服務(wù)、檔案管理、活動安排、會議管理等等，可以將電子郵件信箱作 為所有這些辦公應(yīng)用子系統(tǒng)的統(tǒng)一“門戶”，每一個用戶通過關(guān)注自己的電子郵件信箱就 可以了解到需要處理的工作，而不必經(jīng)常性地來回檢查不同的應(yīng)用系統(tǒng)，看看哪些是需 要處理的工作（在這種情況下，如果由于某種人為原因，沒有及時查閱某個應(yīng)用系統(tǒng)， 就可能造成工作的延誤）。辦公自動化應(yīng)用系統(tǒng)以電子郵件作為統(tǒng)一入口的設(shè)計思想， 可以大大提高系統(tǒng)的用戶的友好性和易用性，減少培訓(xùn)的工作量。 二、辦公自動化系統(tǒng)處理的信息內(nèi)容包括了大量的復(fù)合文檔型的數(shù)據(jù)。 　　復(fù)合文檔型數(shù)據(jù)不同于傳統(tǒng)數(shù)據(jù)類型。所謂的傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)類型是指數(shù)值型、正文型 數(shù)據(jù)。用傳統(tǒng)數(shù)據(jù)類型在表達(dá)信息時要求信息具有嚴(yán)格的長度和格式（即所謂“結(jié)構(gòu)化數(shù) 據(jù)”），在處理信息時以關(guān)系運算和數(shù)學(xué)運算為特色。辦公自動化所處理的信息的一部分 符合傳統(tǒng)數(shù)據(jù)類型的特點。 　　但是，必須指出的是，辦公自動化對信息的表達(dá)與處理方式的要求，是不同于傳統(tǒng) 數(shù)據(jù)類型的。辦公自動化所處理信息的載體大多是以文件、報表、信函、傳真等形式出 現(xiàn)，因此辦公自動化系統(tǒng)是典型的文檔處理系統(tǒng)。在這樣的文檔處理系統(tǒng)中，要處理的 信息除包括傳統(tǒng)數(shù)據(jù)類型外，更多的是以各種格式化數(shù)據(jù)（如經(jīng)過排版的文字）混合存 在的形式出現(xiàn)的，如在行文中包含文字、圖形、表格，分成各種段落等等，很難將這些 數(shù)據(jù)信息限定長度和格式（如果是那樣的話必然是以降低系統(tǒng)的功能為代價）；而且隨 著辦公需求的進(jìn)一步發(fā)展，多媒體信息（對象）也逐漸成為越來越重要的辦公數(shù)據(jù)信息 ；同時辦公自動化系統(tǒng)作為機(jī)關(guān)核心應(yīng)用系統(tǒng)，必然需要和機(jī)關(guān)工作人員日常使用的桌 面應(yīng)用系統(tǒng)如Ms Office以及機(jī)關(guān)其他業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)（如MIS與數(shù)據(jù)挖掘系統(tǒng)）、Web資源等等緊密集成， 也就是說辦公自動化系統(tǒng)所處理的信息還包含了各種各樣的數(shù)據(jù)對象（如Word文件、1- 2- 3工作表等等）。這些區(qū)別于傳統(tǒng)數(shù)據(jù)類型的信息，如果用一個概念來統(tǒng)一表示，就是“ 非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)”、“復(fù)合文檔數(shù)據(jù)”或“對象數(shù)據(jù)”。 　　對“復(fù)合文檔數(shù)據(jù)”或“對象數(shù)據(jù)”的表示和存儲管理是數(shù)據(jù)庫技術(shù)領(lǐng)域的新領(lǐng)域。一 般認(rèn)為，關(guān)系數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)（如Oracle、DB/2、SQL Server、Foxpro等）適合傳統(tǒng)數(shù)據(jù)類型（結(jié)構(gòu)化信息）的表示和存儲，但是對復(fù)合文檔 數(shù)據(jù)的處理就有“削足適履”之感，并非能夠完全表達(dá)信息和存儲效率最高。因此，“文檔 數(shù)據(jù)庫”或“對象存儲”的概念就被引入數(shù)據(jù)庫領(lǐng)域，其目標(biāo)就是針對新出現(xiàn)的需求，高效 率地表達(dá)和存儲管理“復(fù)合文檔數(shù)據(jù)”。 　　更重要的是，用戶在使用辦公自動化系統(tǒng)（或文檔處理系統(tǒng)）時，對信息的處理方 式是不同于他們在使用主要是處理傳統(tǒng)數(shù)據(jù)類型的應(yīng)用系統(tǒng)時的。例如，用戶在使用辦 公自動化系統(tǒng)時對信息的查詢方式，除了像在使用傳統(tǒng)數(shù)據(jù)類型系統(tǒng)時輸入一些選擇條 件如范圍、大小等等從而獲得查詢結(jié)果外，還需要有“全文檢索”的查詢方式，因為用戶 往往很難明確給出對文檔（特別是文檔內(nèi)容）的查詢條件，只能是以可能出現(xiàn)在文檔中 “詞匯”作為查詢條件，這就需要數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)提供對所有存儲信息的全文檢索引擎。此外 ，這些不同的信息處理方式還包括信息錄入、輸出的方式等等，如電子郵件、掃描儀、 傳真等均是系統(tǒng)輸入輸出的重要方式。 　　當(dāng)然，傳統(tǒng)數(shù)據(jù)的存儲和處理也是辦公自動化系統(tǒng)經(jīng)常不可或缺的。雖然文檔數(shù)據(jù) 庫一般都包含了對傳統(tǒng)數(shù)據(jù)類型的存儲、處理運算能力，但是大量、高強(qiáng)度的數(shù)據(jù)統(tǒng)計 和運算、分析能力往往是其不足之處。因此，必須針對辦公自動化的具體需求，必要時 需要集成關(guān)系數(shù)據(jù)庫，充分發(fā)揮各自的長處，提供最終用戶完整高效的數(shù)據(jù)存儲和處理 能力。 　　一言以蔽之，辦公自動化系統(tǒng)由于其對復(fù)合文檔數(shù)據(jù)的處理要求，必須以文檔數(shù)據(jù) 庫為核心建立，同時選擇性地結(jié)合關(guān)系數(shù)據(jù)庫。 　　從信息技術(shù)的角度出發(fā)，數(shù)據(jù)庫技術(shù)代表了“拉”技術(shù)，即信息共享技術(shù)。信息被集 中存儲管理，當(dāng)用戶需要信息時，主動地將數(shù)據(jù)庫中的信息“拉”到自己的工作站上進(jìn)行 處理。 三、辦公自動化應(yīng)用是典型的工作流自動化應(yīng)用。 　　所謂的工作流就是一組人員為完成某一項業(yè)務(wù)所進(jìn)行的所有工作與工作轉(zhuǎn)交（交互 ）過程。幾乎所有的業(yè)務(wù)過程都是工作流，特別是辦公自動化應(yīng)用系統(tǒng)的核心應(yīng)用——公 文審批流轉(zhuǎn)處理、會議管理等。每一項工作以流程的形式，由發(fā)起者（如文件起草人） 發(fā)起流程，經(jīng)過本部門以及其他部門的處理（如簽署、會簽），最終到達(dá)流程的終點（ 如發(fā)出文件、歸檔入庫）。 　　工作流程可以是互相連接、交叉或循環(huán)進(jìn)行的，如一個工作流的終點可能就是另一 個工作流的起點，如上級部門的發(fā)文處理過程結(jié)束后引發(fā)了下級部門的收文處理過程。 工作流程也可是打破單位界限的，發(fā)生于機(jī)關(guān)以及與機(jī)關(guān)的相關(guān)單位之間。 　　工作流自動化的目標(biāo)就是要協(xié)調(diào)組成工作流的四大元素，即人員、資源、事件、狀 態(tài)，推動工作流的發(fā)生、發(fā)展、完成，實現(xiàn)全過程監(jiān)控。信息技術(shù)不僅應(yīng)該管理工作流 全過程的所有信息和操作，而且還應(yīng)該主動推進(jìn)工作流程的實現(xiàn)，如及時地收回和賦予 不同人員的操作權(quán)限（如起草人起草文件完畢即不可修改文件內(nèi)容，而其上級領(lǐng)導(dǎo)獲得 文件的簽署權(quán)或?qū)?nèi)容的修改權(quán)）、主動提示和催促工作人員實現(xiàn)某一階段的處理，從 而整體提高工作流處理的效率。 　　工作流自動化有三種實現(xiàn)模式。即： 基于郵件的。 基于共享數(shù)據(jù)庫的。 基于郵件和共享數(shù)據(jù)庫結(jié)合模式（即“群件模式”）的。 　　 　　基于郵件的工作流應(yīng)用，就是通過郵件將數(shù)據(jù)表單從一個人郵箱傳送到另一個人郵 箱。其特點是模式簡單。但是，最大的弊病是無法實行監(jiān)控，沒有一個管理者可以隨時 掌握工作流的動態(tài)。其它問題包括：難以實現(xiàn)自動化處理如通過代理催辦、集中歸檔、 統(tǒng)計；數(shù)據(jù)容易出現(xiàn)多份拷貝，難以控制安全性和準(zhǔn)確性；大量的郵件傳輸引發(fā)大量的 網(wǎng)絡(luò)流量。 基于共享數(shù)據(jù)庫的工作流應(yīng)用，可以克服上述基于郵件的工作流缺點。如信息單一存 儲，自動處理，安全性更好，容易實現(xiàn)監(jiān)控。但是，工作流的驅(qū)動成了一個問題，因為 缺乏信息通訊機(jī)制，無法主動通知有關(guān)人員進(jìn)行下一步的工作。 　　而基于郵件和共享數(shù)據(jù)庫結(jié)合模式（“群件模式”）的工作流應(yīng)用，結(jié)合了上述二者 的優(yōu)點。通過數(shù)據(jù)庫管理工作流信息，通過電子郵件推動工作流程，即所謂的“跟蹤－通 知”模型。 　　基于群件的工作流自動化系統(tǒng)充分利用了郵件和數(shù)據(jù)庫的特點。通過可開發(fā)的應(yīng)用 設(shè)計工具可以開發(fā)出包含并優(yōu)于前兩者模式的工作流應(yīng)用。 　　從信息技術(shù)的角度出發(fā)，群件模式結(jié)合了“推”、“拉”技術(shù)，充分發(fā)揮了不同技術(shù)的 優(yōu)點，克服了其缺點，是理想的辦公自動化流程處理模式，也使辦公自動化人員擁有了 完整的信息技術(shù)工具。 四、辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)能支持協(xié)同工作和移動辦公。 　　傳統(tǒng)上的管理信息系統(tǒng)或辦公自動化應(yīng)用將重點放在信息的輸入輸出、存儲和檢索 。這無疑是十分正確的，但是傳統(tǒng)應(yīng)用系統(tǒng)在幫助用戶“產(chǎn)生”和利用信息則支持不夠， 不能滿足辦公自動化的全部功能要求。 　　在日常辦公中，辦公人員需要花費大量的時間進(jìn)行討論和交流意見，才能作出某種 決策（即“產(chǎn)生”信息的過程）。而這種在群體中互相溝通、合作的工作方式就是所謂的 “協(xié)同工作”（工作流是其中一種相對有序的協(xié)同工作方式）。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，異 步協(xié)作方式如電子郵件、網(wǎng)絡(luò)論壇等，以及同步協(xié)作方式如網(wǎng)絡(luò)實時會議正在逐漸成為 除了人們面對面開會之外的新的工作方式，它們打破了時間、地域的限制，使人們可以 隨時隨地參加到協(xié)同工作中去，大大提高了工作效率。 　　移動辦公也是辦公自動化的重要手段。傳統(tǒng)的辦公自動化系統(tǒng)限定了最終用戶只有 在辦公室里才能訪問和利用信息?？墒牵k公人員特別是領(lǐng)導(dǎo)由于其工作性質(zhì)，需要經(jīng) 常外出，此時他就無法享受到信息技術(shù)帶來的好處，甚至還可能造成工作的延誤。例如 ，我們經(jīng)常會遇到某項重要工作需要領(lǐng)導(dǎo)最終決策的情況，可是由于領(lǐng)導(dǎo)沒有上網(wǎng)的手 段或者應(yīng)用系統(tǒng)不支持遠(yuǎn)程撥號連接，領(lǐng)導(dǎo)無法及時得到所有信息因而造成不必要的耽 擱甚至損失。所謂的“移動辦公”就是提供辦公人員在辦公室以外的辦公手段，他可以遠(yuǎn) 程撥號或登錄到出差地的網(wǎng)絡(luò)，通過電話線或廣域網(wǎng)絡(luò)，隨時可以訪問到辦公自動化系...
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