公司文件管理規(guī)定
一、文印室管理規(guī)定 第一條 為了加強(qiáng)公司的文件管理，特制定本規(guī)定。 第二條 公司的文件，有打印必要時(shí)方予打印。內(nèi)部傳遞的簡(jiǎn)單請(qǐng)示報(bào)告或其他不需打印的文件 ，一般不予打印。 第三條 公司發(fā)文，需由起草人定稿抄正，經(jīng)有批準(zhǔn)發(fā)文權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方準(zhǔn)打印。一般文 件的打印、復(fù)印、傳真，須經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后才予辦理；部門(mén)經(jīng)理不在時(shí)， 可經(jīng)總裁辦公室主任同意后辦理。 第四條 私人資料，不得在公司打印、復(fù)印或用公司傳真機(jī)傳送，以免影響公司的正常工作。 第五條 文印室工作人員應(yīng)認(rèn)真做好本職工作，按時(shí)完成任務(wù)。對(duì)收到的文件資料，應(yīng)及時(shí)給有 關(guān)部門(mén)、人員送發(fā)，或及時(shí)通知有關(guān)人員到文印室取回，不得延誤。 第六條 文印室人員應(yīng)樹(shù)立嚴(yán)格的保密觀念，不得隨意將打印、復(fù)印或傳真資料中有關(guān)商業(yè)秘密 或公司管理中須保密的事項(xiàng)透露給他人，不得載留任何文件。 第七條 文印室對(duì)送來(lái)打印、復(fù)印、傳真的文件資料，應(yīng)做好登記，并在月終作統(tǒng)計(jì)核算。屬業(yè) 務(wù)部門(mén)的，由各部門(mén)承擔(dān)費(fèi)用；屬行政、管理部門(mén)的，統(tǒng)一列行政開(kāi)支。 第八條 文印室工作人員初次違反上述規(guī)定的，給予批評(píng)或處50元以下罰款，屢教不改或給公司 造成不良的社會(huì)影響或較大經(jīng)濟(jì)損失，處50元以上罰款直至辭退。 第九條 本規(guī)定自××××年××月××日起執(zhí)行。 表23-1 行文表 |保密區(qū)分 |絕對(duì)機(jī)密 | | | | | | | | | | 二、文件收發(fā)規(guī)定 第一條 公司的文件由辦公室負(fù)責(zé)起草和審核，公司總經(jīng)理簽發(fā)；公司本部各部門(mén)的文件由各部 門(mén)負(fù)責(zé)起草，辦公室審核，總經(jīng)理簽發(fā)。 第二條 文件簽發(fā)后，送辦公室統(tǒng)一安排打字，打印后送回起草部門(mén)校對(duì)，校對(duì)無(wú)誤方能復(fù)印蓋 章。 第三條 文件和原稿，由辦公室分類(lèi)歸檔、保存?zhèn)洳椤?第四條 屬于秘密的文件，核稿人應(yīng)該注明“秘密”字樣，并確定報(bào)送范圍。秘密文件按保密規(guī)定 ，由專(zhuān)人印制報(bào)送。 第五條 文件統(tǒng)一由辦公室負(fù)責(zé)發(fā)送。送件人應(yīng)將文件內(nèi)容、報(bào)送日期、部門(mén)、接件人等事項(xiàng)登 記清楚，并向文件簽發(fā)人報(bào)告報(bào)送結(jié)果。秘密文件由專(zhuān)人按核定的范圍報(bào)送。 第六條 外來(lái)的文件由辦公室專(zhuān)人負(fù)責(zé)簽收，并分類(lèi)登記。由辦公室主任提出處理意見(jiàn)后，簽收 人應(yīng)于接件當(dāng)日即按文件的要求報(bào)送給有關(guān)部門(mén)，不得積壓遲誤；屬急件的，應(yīng)在接件 后即時(shí)報(bào)送。 第七條 傳閱文件由辦公室專(zhuān)人負(fù)責(zé)收回，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)指示的文件，辦公室應(yīng)及時(shí)組織傳達(dá)和落實(shí)。 表23-2 往來(lái)信函記錄表 |類(lèi) 別 |日 期 | 函 內(nèi) 容 |處 理 人 |回函日期 |回函內(nèi)容 | |去 |來(lái) | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | 三、公司報(bào)刊郵件函電收發(fā)制度 第一條 全公司公私報(bào)刊、外來(lái)郵件、外發(fā)公啟、函電等由公司收發(fā)室負(fù)責(zé)收發(fā)。 第二條 外發(fā)函電要求。 1．各部門(mén)因公需外發(fā)函、電，經(jīng)辦人員應(yīng)于每天下午××點(diǎn)以前將函件、電報(bào)底稿送到 收發(fā)室，另填寫(xiě)掛號(hào)、平信、電報(bào)外發(fā)登記表。 2．每天下午××點(diǎn)以前，公司收發(fā)室應(yīng)將當(dāng)日外發(fā)函、電清點(diǎn)，累計(jì)送交郵局寄發(fā)。 表23-3 信函寄發(fā)記錄表 業(yè)務(wù)類(lèi) 公共關(guān)系 采購(gòu)類(lèi) 總務(wù)類(lèi) |發(fā)函日期 |發(fā)函單位 |文 別|內(nèi) 容 |寄發(fā)單位 |回函日期 |回函內(nèi)容 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | 第三條 外來(lái)郵件管理 1．外來(lái)郵件一律公司收發(fā)室簽收分發(fā)。 2．凡掛號(hào)、紙包、包裹單、貨運(yùn)單等由收發(fā)室通知收件人到收發(fā)室當(dāng)面簽收。 3．一般公啟函、電和公司內(nèi)職工私人信件，由收發(fā)室開(kāi)具清單分放到各單位信報(bào)箱內(nèi) 。 4．私人不明平信一律放到（信架）信袋內(nèi)，由個(gè)人自取。 5．不論公私郵件，收發(fā)室應(yīng)隨到隨清，及時(shí)分發(fā)，不得丟失損壞，擱置延誤對(duì)；國(guó)外 來(lái)函應(yīng)檢查封口、郵戳，如發(fā)現(xiàn)被拆封或郵票被撕應(yīng)拒絕簽收，并向郵局反映查明原由 。 6．凡掛號(hào)信、匯款單、包裹單、貨運(yùn)單等的收件人，在收發(fā)室通知發(fā)出后，應(yīng)隨即到 收發(fā)室領(lǐng)取郵單，并及時(shí)去郵局取款取件。超期罰款收發(fā)室概不負(fù)責(zé)。 第四條 報(bào)刊訂購(gòu)與收發(fā) 1．報(bào)刊訂購(gòu) （1）訂購(gòu)時(shí)間：上半年； 下半年。 （2）訂購(gòu)手續(xù)：不論單位和個(gè)人，均需先到收發(fā)室查閱報(bào)刊目錄，再將需要訂購(gòu)的報(bào) 刊代號(hào)、名稱(chēng)、出版日期、單價(jià)、訂購(gòu)份數(shù)、期數(shù)填寫(xiě)清楚交收發(fā)員核對(duì)算價(jià)，確認(rèn)無(wú) 誤后，當(dāng)面繳款開(kāi)票。公費(fèi)訂購(gòu)報(bào)刊由收發(fā)員持訂單到財(cái)務(wù)部門(mén)辦理付款托收手續(xù)。歸 口管理報(bào)刊公費(fèi)訂購(gòu)的單位除按上述要求填寫(xiě)預(yù)訂單外，還須填寫(xiě)報(bào)刊分發(fā)清單，詳細(xì) 寫(xiě)明各種報(bào)刊分發(fā)到哪些單位或個(gè)人。 2．報(bào)刊收發(fā) （1）收發(fā)員每天對(duì)郵局送來(lái)的報(bào)刊應(yīng)對(duì)照郵局分送清單分類(lèi)清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)有差錯(cuò)應(yīng)及時(shí) 登記并要求補(bǔ)缺退任。 （2）收發(fā)員收到郵局送來(lái)的報(bào)刊后應(yīng)及時(shí)分發(fā)、不得耽擱延誤。收發(fā)員清點(diǎn)分發(fā)報(bào)刊 時(shí)間為××小時(shí)，任何人不得進(jìn)入收發(fā)室。 四、公司文件管理規(guī)定 （一）總則 第一條 為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用， 特制訂本制度。 第二條 文件管理內(nèi)容主要包括：上級(jí)函、電、來(lái)文，同級(jí)函、電、來(lái)文，本廠上報(bào)下發(fā)的各種 文件、資料。 第三條 按照黨政分工的原則，全廠各類(lèi)文件分別由黨委辦公室和廠部辦（以下簡(jiǎn)稱(chēng)兩辦）歸口 管理。 表23-4 送發(fā)公文登記簿 |日 期 |文 號(hào) |收文單位 |文 別|事 由 |附 件 |附 本 |回涵內(nèi)容 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | 表23-5 表格檔案處理工作一覽表 |部門(mén)|表格檔 |聯(lián)數(shù)|負(fù)責(zé) |表格性質(zhì) |完成 |審核 |審核 | | |案名稱(chēng) | |職別 | |期限 |職別 |日期 | | | | | |日?qǐng)?bào) |月報(bào) | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | 3．草擬文稿必須從全廠角度出發(fā)，做到情況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明 、文字簡(jiǎn)練、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確、書(shū)寫(xiě)工整，嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書(shū)寫(xiě)； 4．文稿擬就后，擬稿人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁(yè)，詳細(xì)寫(xiě)明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷 份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標(biāo)定日期和密級(jí)； 5．廠辦應(yīng)根據(jù)廠部的要求和上級(jí)有關(guān)指示精神、有關(guān)文件規(guī)定，對(duì)文稿進(jìn)行審查和 修改。對(duì)涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿單位重新擬 稿； 6．經(jīng)廠辦審查修改后的文稿，送部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)核稿（對(duì)文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé)）； 7．對(duì)審核時(shí)修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬稿部門(mén)重新謄寫(xiě)清楚； 8．需經(jīng)會(huì)簽的文稿，應(yīng)在交付打印前送會(huì)簽部門(mén)會(huì)簽； 9．文稿審核會(huì)簽后，按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定呈送廠部領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā)； 10．經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交廠辦機(jī)要秘書(shū)統(tǒng)一編號(hào)送打字室打印； 11．文件打印清樣，應(yīng)由擬稿人校對(duì)，校對(duì)人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名； 12．文件打字后，由廠辦派專(zhuān)人按數(shù)印刷，再由兩辦機(jī)要秘書(shū)分發(fā)并檢查落實(shí)情況， 對(duì)印刷質(zhì)量不好的文件，機(jī)要秘書(shū)應(yīng)拒絕蓋印分發(fā)。 （五）文件的借閱和清退 第十一條 各部門(mén)有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人簽寫(xiě)便條，對(duì)有密級(jí) 的文件須兩辦主任同意后方可借閱。 第十二條 借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全 文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾畫(huà)等。 第十三條 兩辦機(jī)要秘書(shū)對(duì)承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對(duì)事情已經(jīng)辦妥的本廠文件和上級(jí)要求 限期清退的文件，進(jìn)行收繳清退工作。（一般為月底一小清，季末一中清，年終一總清 ）。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時(shí)查明原因和責(zé)任者，并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。 第十四條 各部門(mén)應(yīng)指定一位責(zé)任心強(qiáng)的同志負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。 （六）文件的立卷與歸檔 第十五條 文件的歸檔范圍 1．凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負(fù)責(zé)歸檔： （1）上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文，包括上級(jí)對(duì)工廠報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù)； （2）廠部發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng) 導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作的各類(lèi)計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等； （3）廠長(zhǎng)辦公室、廠務(wù)會(huì)、工廠管理委員會(huì)、中層干部會(huì)以及各種專(zhuān)業(yè)例會(huì)記錄； （4）廠一級(jí)組織召開(kāi)的代表大會(huì)所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記 錄等； （5）有保存價(jià)值的人民來(lái)信，來(lái)訪記錄及處理結(jié)果； （6）參加上級(jí)召開(kāi)的各種會(huì)議帶回的文件、資料及本廠在會(huì)上匯報(bào)發(fā)言材料等； （7）上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來(lái)廠檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄，以及本廠向上級(jí)進(jìn)行 匯報(bào)的提綱和材料； （8）反映本廠生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及廠領(lǐng)導(dǎo)工作等的音像攝制品； （9）工廠日志和大事記； （10）工廠向上級(jí)請(qǐng)示批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。 2．業(yè)務(wù)科室、各群眾團(tuán)體日常工作中形成的活動(dòng)資料，由各業(yè)務(wù)科室、群眾團(tuán)體負(fù) 責(zé)立卷歸檔。 第十六條 立卷要求 1．文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱(chēng)、作者、時(shí)間順序，分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行整理歸檔。 2．立卷時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件材料 的完整性。 3．要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件 材料，要及時(shí)立卷歸檔。 4．上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館（ 室）移交，清單一式兩份（接交單位各留存一份備查）。 （七）文件的銷(xiāo)毀 第十七條 對(duì)于多余、重復(fù)、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件，廠辦機(jī)要室應(yīng)定期清理造冊(cè)，并按上級(jí)有 關(guān)規(guī)定，辦理申請(qǐng)銷(xiāo)毀手續(xù)。 第十八條 經(jīng)審核同意銷(xiāo)毀的文件，應(yīng)派專(zhuān)車(chē)分別由廠辦機(jī)要秘書(shū)和正（副）主任護(hù)送到上級(jí)機(jī)關(guān) 指定的紙廠監(jiān)視銷(xiāo)毀。 五、公司文書(shū)管理制度 （一）總則 第一條 為確保文書(shū)事務(wù)正常順利進(jìn)行，促進(jìn)與提高組織管理工作的效率特制定本制度。 第二條 所謂“文書(shū)”是指業(yè)務(wù)工作上往來(lái)公文、報(bào)告會(huì)議決議、規(guī)定、合同書(shū)、專(zhuān)利許可證書(shū)、 電報(bào)、各種賬簿圖表、參考書(shū)等一切業(yè)務(wù)用書(shū)與公文。 第三條 全部文書(shū)歸公司所有并收藏，任何個(gè)人不得私自占有。 第四條 必須嚴(yán)格保守文書(shū)的機(jī)密。 第五條 文書(shū)按下列要點(diǎn)處置或辦理： 1．凡重要事宜的指示、請(qǐng)示、匯報(bào)、報(bào)告、傳達(dá)、答復(fù)等等，一律以“文書(shū)”的形式 進(jìn)行。所有文書(shū)的處置都必須以“準(zhǔn)確”與“迅速”為原則，必須明確責(zé)任。 2．即使在緊急狀況下以口頭或電話形式處置的事項(xiàng)，事后也必須以文書(shū)形式記錄下 來(lái)。 第六條 文書(shū)的管理原則規(guī)定如下： 1．文書(shū)的收發(fā)、領(lǐng)取與寄送，原則上由總公司總務(wù)部負(fù)責(zé)。 2．分公司或分支機(jī)構(gòu)的文書(shū)管理，另有文書(shū)管理細(xì)則做出規(guī)定。 （二）文書(shū)的收發(fā) 第七條 到達(dá)文書(shū)全部由文書(shū)主管部門(mén)接收，并按下列要點(diǎn)處置： 1．一般文書(shū)予以啟封，分送各部門(mén)。 2．私人文書(shū)不必開(kāi)啟，直接送收信人。 3．分送各部門(mén)的文書(shū)若有差錯(cuò)，必須立即退回總務(wù)部。 （三）文書(shū)的處理 第八條 文書(shū)按機(jī)密程度可分為以下幾類(lèi)： 1．絕密。指極為重要并且不得向無(wú)關(guān)人員泄漏內(nèi)容的文書(shū)。 2．秘密。指次重要并且所涉及內(nèi)容不能向公司內(nèi)外無(wú)關(guān)人員透露的文書(shū)。 表23-7 表格登記單 |圖 表 |聯(lián) |填制單位 |移 送 | |名 稱(chēng) | | |單 位 | | |數(shù) | | | |用 | |聯(lián) |式 聯(lián)，第1聯(lián)： | | | |數(shù) | | |途 | |及 |第2聯(lián) | | | |分 | | | | |送 |第3聯(lián) | | | |單 | | | | |位 | | |請(qǐng)印日期 | |需要日期 | |表格編號(hào) | | |表格格式 |依舊格式印刷品 依附樣印刷 |現(xiàn)有存量 | | |請(qǐng)印數(shù)量 | |每月耗量 | |使用年度 | | |需校對(duì)否 |需 否 | （七）文書(shū)的整理與保存 第三十條 文書(shū)按內(nèi)容進(jìn)行整理后，分為兩類(lèi)保管，一類(lèi)是尚未完結(jié)的文書(shū)，另一類(lèi)是可以歸檔的 文書(shū)。 第三十一條 全部完結(jié)的文書(shū)，分別按所屬部門(mén)、文件機(jī)密程度、整理編號(hào)和保存年限進(jìn)行整理與編 輯，并在“文書(shū)保存簿”上做好登記，歸檔保存。 第三十二條 制度規(guī)定、不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利書(shū)、合同書(shū)、往來(lái)公文與特許專(zhuān)利等特別重要的文書(shū)，由總務(wù)部 填寫(xiě)“重要文書(shū)目錄”后，予以保存。 第三十三條 分公司或分支機(jī)構(gòu)的文書(shū)分為兩類(lèi)，一類(lèi)是特別重要的文書(shū)，直接歸主管保存，另一類(lèi) 是一般的文書(shū)，留存各部門(mén)保管。 第三十四條 文書(shū)的保存年限如下： 1．永久保存文書(shū)，包括章程、股東大會(huì)及董事會(huì)議事記錄、重要的制度性規(guī)定；重 要的契約書(shū)、協(xié)議書(shū)、登記注冊(cè)文書(shū)；股票關(guān)系書(shū)類(lèi)；重要的訴訟關(guān)系文書(shū)；重要的政 府許可證書(shū)；有關(guān)公司歷史的文書(shū)；決算書(shū)和其他重要的文書(shū)。 2．保存十年文書(shū)，包括請(qǐng)求審批提案文書(shū)，人事任命文書(shū)，獎(jiǎng)金工資與津貼有關(guān)文 書(shū)，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)賬簿、傳票與會(huì)計(jì)分析報(bào)表，以及永久保存以外的重要文書(shū)。 3．保存五年文書(shū)，指不需要保存十年的次重要文書(shū)。 4．保存一年文書(shū)，指無(wú)關(guān)緊要或者臨時(shí)性文書(shū)。如果是調(diào)查報(bào)告原件，則由所在部 門(mén)主管負(fù)責(zé)確定保存年限。 第三十五條 全部重要的機(jī)密文書(shū)，一律存放在保險(xiǎn)柜或帶鎖的文件柜中。 第三十六條 保存期滿(mǎn)以及沒(méi)必要繼續(xù)保存的，經(jīng)主管決定，填寫(xiě)廢除理由和日期之后，予以銷(xiāo)毀。 機(jī)要文書(shū)一律以焚燒的方式銷(xiāo)毀。 第三十七條 如果職務(wù)或部門(mén)劃分發(fā)生變更，或者做出調(diào)整，則必須在有關(guān)登記簿上注明變更與調(diào)整 的理由，以及變更與調(diào)整后的結(jié)果。 第三十八條 必須做好重要文件的借閱登記工作，并注明歸還日期。一切借閱都必須出具借閱證。 第三十九條 在制度難以執(zhí)行時(shí)，須與總務(wù)部聯(lián)系，由文書(shū)主管做出裁定。 第四十條 本制度自頒布之日起實(shí)施。 六、公司文書(shū)制作制度 第一條 適應(yīng)范圍 凡公司內(nèi)的公務(wù)文件，除有特殊規(guī)定外，一律依照本制度制作。 發(fā)往公司以外的文件除有特殊規(guī)定外，也適用本制度。 第二條 名義 公務(wù)文件的往來(lái)以各部門(mén)經(jīng)理的名義簽署，有些簡(jiǎn)單事項(xiàng)的文件，應(yīng)以部門(mén)的名義簽 署。 第三條 呈交公司經(jīng)理的文件 凡需呈遞公司經(jīng)理文件，須逐級(jí)上報(bào)。各級(jí)主管須在調(diào)查核實(shí)的基礎(chǔ)上寫(xiě)出意見(jiàn)，注 明需呈報(bào)經(jīng)理的理由，然后上報(bào)。若不需呈報(bào)，則在該文書(shū)右上方空白處注明公司部門(mén) 的名稱(chēng)、文號(hào)、年月日。 第四條 文書(shū)格式 1．公務(wù)文件應(yīng)使用楷書(shū)，盡可能簡(jiǎn)單準(zhǔn)確。 2．陳述理由和經(jīng)過(guò)時(shí)，若正文繁復(fù)，則將此部分內(nèi)容作為附件記在另外的文件上。 第五條 文件編碼 文件上應(yīng)有制發(fā)單位規(guī)定的號(hào)碼，還應(yīng)標(biāo)明與此份文件有關(guān)的關(guān)鍵詞及復(fù)文文件的號(hào) 碼和年月日，以便處理。 第六條 書(shū)寫(xiě)格式 1．通常在第一行寫(xiě)文號(hào)，第二行寫(xiě)文件內(nèi)容的標(biāo)題，另起一行寫(xiě)制發(fā)年月日、制發(fā) 者名稱(chēng)，再一行寫(xiě)明收文件人的姓名，然后再寫(xiě)文件內(nèi)容。 2．在屬于提復(fù)審報(bào)的情況下，通常采取在文件末尾處用后記的形式證明，在文件末 尾隔一行處寫(xiě)下復(fù)審件的號(hào)碼、必要事項(xiàng)、年月日及復(fù)審者姓名。 3．由經(jīng)理發(fā)出的指令性文件上應(yīng)有各收件單位的名稱(chēng)，必要時(shí)要寫(xiě)上號(hào) 碼和年月日。 第七條 簽署應(yīng)用 文件制發(fā)者及收件者應(yīng)注明職務(wù)，根據(jù)情況只署姓名。在文件制發(fā)者個(gè)人（或單位） 的下方蓋上制發(fā)者個(gè)人或制發(fā)單位的印章，作為文件處理的依據(jù)。但同時(shí)發(fā)往多個(gè)單位 的文件如通知等，為了簡(jiǎn)便，多采用印制好的印刷品，此時(shí)簽名或蓋印可省略。 第八條 封簽上的記錄 文件信封上的記錄，依照以下各條進(jìn)行。 1．在用于普通文件的信封上，要寫(xiě)明送達(dá)單位的名稱(chēng)，同時(shí)在左側(cè)寫(xiě)上是否加急、 掛號(hào)等，并在其下寫(xiě)上發(fā)文號(hào)碼，信封背面寫(xiě)發(fā)文單位。 2．秘密文件的信封上，除要在正面的左側(cè)寫(xiě)上“秘”外，其他參照第一項(xiàng)。 3．必須由收文者親自開(kāi)啟的文件，信封上要寫(xiě)姓名并在左側(cè)寫(xiě)上“親啟”字樣。 4．機(jī)密文件要用二層信封，內(nèi)封上寫(xiě)文件標(biāo)題，外封上的標(biāo)志參照以上各條在左側(cè) 寫(xiě)明“秘”的字樣。 5．文件內(nèi)特別需要保密的或有其他重要內(nèi)容的在信封上要標(biāo)明“秘”的字樣。 6．本條第一項(xiàng)中所列內(nèi)容，除有關(guān)機(jī)密的外，簡(jiǎn)易的文件可依照第二條進(jìn)行，只要 在封面左下角用小號(hào)字印上單位名即可。 第九條 文件用紙 文件所用紙張另行規(guī)定（略）。 第十條 墨水 文件原則上應(yīng)用黑色墨水書(shū)寫(xiě)，在使用墨水時(shí)要選用性能較好的紙張，文字應(yīng)清晰可 辨。 第十一條 文件種類(lèi)的區(qū)分 部門(mén)經(jīng)理發(fā)文應(yīng)根據(jù)文件的不同作用，按以下原則區(qū)別使用不同文種。 1．提案，不僅僅是發(fā)出的指令，而且希望將其意見(jiàn)進(jìn)行廣泛討論。 2．承認(rèn)，就有關(guān)事務(wù)進(jìn)行認(rèn)定。 表23-9 定期報(bào)表發(fā)送記錄 |報(bào)表名稱(chēng) |類(lèi) 別 |報(bào)告提出日期 |份 |呈 送 單 位 | | | | |數(shù) | | | |日 |月 |年 | | | | | |報(bào) |報(bào) |報(bào) | | | | 1．現(xiàn)金收支表 | | | |隔日或翌月1日 |1 |副總經(jīng)理 | | | | |2．營(yíng)業(yè)報(bào)告表 | | | |隔月初日 |2 |自存 |副總經(jīng)理 | | | |3．損益表 | | | |隔月15 |3 |自存 |副總經(jīng)理 |總經(jīng)理 | | |4．資產(chǎn)負(fù)債表 | | | |” |” |” |” |” | | |5． | | | | | | | | | | |6． | | | | | | | | | | |7． | | | | | | | | | | |8． | | | | | | | | | | |9． | | | | | | | | | | |10． | | | | | | | | | | |11． | | | | | | | | | | |12． | | | | | | | | | | | 3．請(qǐng)求，所報(bào)內(nèi)容等候裁定。 4．報(bào)告，關(guān)于指示的答復(fù)性匯報(bào)。 5．申請(qǐng)，請(qǐng)求對(duì)自己或有關(guān)事項(xiàng)處理的許可和承認(rèn)，也可用于單方面提出申請(qǐng)。 第十二條 指示類(lèi)文件的區(qū)別 公司總經(jīng)理及各部門(mén)經(jīng)理對(duì)下屬發(fā)布的文件按下列要求區(qū)別使用。 1．指示，對(duì)申請(qǐng)、請(qǐng)示及要求的答復(fù)。 2．傳達(dá)，有關(guān)事務(wù)上的指令。 第十三條 電文 依靠電信傳達(dá)的文件，要求特別簡(jiǎn)明，避免使用容易誤解的文字，并省略敬語(yǔ)以使電 文簡(jiǎn)短。電報(bào)通常在結(jié)尾處注明發(fā)電單位的代號(hào)。重要的電信文書(shū)，在發(fā)出電報(bào)的同時(shí) ，還應(yīng)將有關(guān)材料以書(shū)寫(xiě)或印刷的方式送交發(fā)件人。 第十四條 本制度自頒布之日起實(shí)施。 七、公司文書(shū)收發(fā)制度 第一條 范圍 本公司文件（本公司及其事務(wù)所之間的書(shū)信、文件、傳票、小包裹等）以及公司外文 件的收發(fā)、分發(fā)等均按本制度執(zhí)行。 第二條 統(tǒng)管部門(mén) 文書(shū)的收發(fā)、分布等事務(wù)，由本公司及各事務(wù)所的總務(wù)部統(tǒng)一管理。 第三條 部門(mén)文書(shū)責(zé)任者 在部處室中設(shè)文書(shū)負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)本部門(mén)內(nèi)文件的分發(fā)、保管等工作。 第四條 文書(shū)的收受 對(duì)公司外來(lái)文書(shū)的接收由總務(wù)部收件室負(fù)責(zé)。 第五條 收文的處理 收文中除親啟信函、掛號(hào)信、傳遞證明外，其余一般信函應(yīng)全部拆封，拆封后，以件 為單位將收文印章蓋在文件上方空白處、將信封附上用別針別在一起。 收件室將全部收文的收受日期、發(fā)文單位、發(fā)文者姓名、文件標(biāo)題、內(nèi)容概要、分發(fā) 地點(diǎn)等項(xiàng)目登在《收文簿》上，并將文件及收文簿一并交給總務(wù)部經(jīng)銷(xiāo)。 第六條 審核以及分發(fā)批示 總務(wù)部經(jīng)理在對(duì)文件及《收文簿》加以審核后，對(duì)收件室做出分發(fā)批示。 當(dāng)總務(wù)部經(jīng)理外出時(shí)，如有事務(wù)急需處理，可由副經(jīng)理代理承擔(dān)上述工作。 第七條 分發(fā) 收件室將“收文簿”及文件分發(fā)各部門(mén)，各部門(mén)的文書(shū)負(fù)責(zé)人應(yīng)該在收文簿上蓋印簽收 。 第八條 處部門(mén)內(nèi)部文書(shū)處理 文書(shū)負(fù)責(zé)人在收到文件上加蓋傳閱印，并遞交有關(guān)部門(mén)。 有關(guān)部門(mén)經(jīng)理閱文后對(duì)文書(shū)負(fù)責(zé)人做出分發(fā)傳閱的批示，文書(shū)負(fù)責(zé)人據(jù)此分發(fā)文件給 有關(guān)工作人員。 在文書(shū)承辦量、分發(fā)量較大的部門(mén)，可設(shè)文書(shū)整理簿，并據(jù)此處理文件。 第九條 發(fā)送 文書(shū)的發(fā)送全部由總務(wù)部收件室負(fù)責(zé)，在特殊必要時(shí)亦可由適當(dāng)?shù)臉I(yè)務(wù)部辦理。 第十條 部門(mén)內(nèi)總發(fā)送文書(shū)的處理 文書(shū)發(fā)送者在信封上寫(xiě)清收件人地點(diǎn)、姓名，并注明是否采用掛、快遞等方式。 文書(shū)負(fù)責(zé)人將本部門(mén)文件分類(lèi)別，請(qǐng)示發(fā)送。 第十一條 發(fā)送的處理 總務(wù)部發(fā)件室將各部處室交來(lái)的所發(fā)文的發(fā)文日期、發(fā)送地點(diǎn)、發(fā)文者名稱(chēng)（全名） 、內(nèi)容等項(xiàng)目登記在“發(fā)文簿”上，貼好郵票投遞出去。 第十二條 投遞 文件投遞通常一天三次，按以下時(shí)間投出： 第一次上午十點(diǎn)； 第二次下午三點(diǎn)； 第三次下午五點(diǎn)。 遇有緊急投遞的文書(shū)，可不受上述時(shí)間限制。 第十三條 郵票的收付保管 郵票購(gòu)入、付出、保管等情況，應(yīng)登記在“郵票收付保管明細(xì)表”，并在年末計(jì)算出余 額，與現(xiàn)存郵票數(shù)量加以核對(duì)。 第十四條 公司內(nèi)部的定期專(zhuān)遞 不利用國(guó)家郵政，而是通過(guò)公司內(nèi)部定期專(zhuān)遞發(fā)送的信函、文書(shū)、傳票、小包裹、錢(qián) 款以及其他物品的收集和遞送，可依照本制度的有關(guān)規(guī)定辦理。 對(duì)本公司及各事務(wù)所之間的定期專(zhuān)遞的管理由各事務(wù)所總務(wù)室負(fù)責(zé)。 第十五條 定期專(zhuān)遞收發(fā)文簿的制作 在發(fā)送定期專(zhuān)遞時(shí)，各部門(mén)應(yīng)在定期專(zhuān)遞收文簿上登記其內(nèi)容，一式二頁(yè)，副頁(yè)留存 ，正頁(yè)與發(fā)送物品同時(shí)放入定期專(zhuān)遞箱定期專(zhuān)遞收發(fā)文簿，作為發(fā)文單位記錄，可代替 發(fā)文簿，每天進(jìn)行整理清點(diǎn)。對(duì)于收文部門(mén)，定期專(zhuān)遞收發(fā)文簿，可代替收文簿，每天 進(jìn)行整理清點(diǎn)。 八、公司文書(shū)處理制度 （一）總則 第一條 范圍 本公司文書(shū)處理均按本制度執(zhí)行。在特殊情況下的應(yīng)急處理，事后也須按本制度補(bǔ)齊 有關(guān)手續(xù)。 第二條 定義 本制度所指文書(shū)，包括以下內(nèi)容： 1．高層決策文書(shū)以及基層下達(dá)的文件。 2．部門(mén)會(huì)議文書(shū)與轉(zhuǎn)閱文件。 3．合同書(shū)、證券、證書(shū)和勞動(dòng)協(xié)議書(shū)。 4．志愿書(shū)、違約收文、往來(lái)公文、專(zhuān)利證明和注冊(cè)登記文書(shū)。 5．收支預(yù)算與決算書(shū)、賬本票據(jù)、憑證、各種明細(xì)表、各種規(guī)定與計(jì)劃書(shū)。 6．往來(lái)書(shū)信、電報(bào)、任命書(shū)、意見(jiàn)書(shū)。 7．各種報(bào)告、各種統(tǒng)計(jì)表。 其中“1”與“2”項(xiàng)文書(shū)的處理，原則上按會(huì)議決定處理。 第三條 類(lèi)別劃分 上述文書(shū)按機(jī)密程度、可劃分為以下幾類(lèi)： 1．機(jī)密文書(shū) （1）絕密。 （2）秘密。 （3）保密。 2．普通文書(shū)，即機(jī)密文書(shū)以外的文書(shū)。 3．其他文書(shū)，如公開(kāi)發(fā)行的書(shū)籍、雜志、報(bào)紙，以及調(diào)查資料類(lèi)的印刷品或復(fù)印謄 寫(xiě)物品的。 第四條 適用原則 （二）文書(shū)的收發(fā) 第五條 收發(fā) 到達(dá)本公司的文書(shū)，原則上由總務(wù)部或者另行規(guī)定的其他部門(mén)接受。所有文書(shū)按下列 原則處置或送發(fā)： 1．普通文書(shū)全部由接受部門(mén)開(kāi)啟或開(kāi)封。啟封時(shí)，編上文書(shū)的收發(fā)編號(hào)，注明收發(fā) 日期；在文書(shū)登記簿上作好登記；由接受部門(mén)的主管，或者由指定的文書(shū)保管員送交有 關(guān)部門(mén)有關(guān)人員；文書(shū)當(dāng)事人必須簽名蓋章領(lǐng)取文書(shū)。但是不涉及特別事項(xiàng)的文書(shū)，可 以簡(jiǎn)化登記手續(xù)。 2．絕密文書(shū)或親啟文書(shū)，必須直接送交當(dāng)事者，由文書(shū)當(dāng)事者開(kāi)封與處置。 第六條 制度時(shí)間外的處理 1．值班人員能夠判定為是緊急重要的文書(shū)，或者直接寫(xiě)給公司高層領(lǐng)導(dǎo)的文書(shū)，應(yīng) 立即通知秘書(shū)室主任；其他次重要文書(shū)，只需通知收發(fā)室的主任，并按其指示處理。 2．所有到達(dá)的文書(shū)，值班人員都必須一一作好登記，于此后第一個(gè)工作日早晨轉(zhuǎn)交 收發(fā)室。 第七條 收發(fā)決定 所有文書(shū)的接受、轉(zhuǎn)交、登記與領(lǐng)取事宜，都必須由收發(fā)室主任做出決定與指示。 第八條 設(shè)立信使 在文書(shū)的接受與處理過(guò)程中，各部門(mén)間經(jīng)常需要相互傳遞文書(shū)；因此，在文書(shū)檔案室 設(shè)一名信使，來(lái)回傳遞各類(lèi)文書(shū)。 （三）文書(shū)的處理 第九條 處理原則 文書(shū)處理的基本原則是“準(zhǔn)確”與“及時(shí)”，并且明確文書(shū)處理的責(zé)任者。 第十條 成文原則 凡重要的往來(lái)交涉，都必須形成“文書(shū)”或形成記錄，即使情況特殊，也必須事后追憶 ，形成“備忘錄”。 第十一條 特例 對(duì)那些并不重要的事項(xiàng)，或者通過(guò)電話、會(huì)面等簡(jiǎn)單形式處理的事項(xiàng)，只需要事后將 處理結(jié)果的要點(diǎn)記錄下來(lái)即可。 第十二條 處理手續(xù) 領(lǐng)取文書(shū)的部門(mén)，按下列規(guī)定及時(shí)予以處理。 1．凡重要事項(xiàng)，或者異常事項(xiàng)，應(yīng)立即向所在部門(mén)主管做出報(bào)告，并逐級(jí)向上請(qǐng)示 ，必要情況下必須與其他部門(mén)取得聯(lián)系，等候并按照上級(jí)指示，處理文書(shū)中涉及的有關(guān) 事項(xiàng)。 2．如果文書(shū)中涉及的事項(xiàng)，與其他部門(mén)有關(guān)，必須在與其他部門(mén)取得聯(lián)系后達(dá)成一 致意見(jiàn)再行事。 3．在具體處理時(shí)，如果認(rèn)為有必要請(qǐng)其他部門(mén)做出配合，并且其他部門(mén)提供配合需 要一定的時(shí)間，在這種情況下，應(yīng)事先征得對(duì)方的意見(jiàn)。 4．如果事情涉及兩個(gè)以上的部門(mén)，并且難以判斷由何部門(mén)出面主持時(shí)，應(yīng)聽(tīng)取其他 部門(mén)的處理意見(jiàn)。 第十三條 防止拖延 文書(shū)檔案部門(mén)有責(zé)任督促有關(guān)部門(mén)處理文書(shū)指定的事項(xiàng)，以防止文書(shū)的處理延遲或停 頓，如發(fā)生延遲或停頓現(xiàn)象，應(yīng)立即交文書(shū)檔案部門(mén)處理。 第十四條 重要文書(shū)的保管 機(jī)要或絕密文書(shū)以及其他重要文件，必須存放在帶鎖的檔案文件柜中，予以嚴(yán)格保管 。 文件柜的存放，必須選擇在發(fā)生意外時(shí)，能夠安全、迅速轉(zhuǎn)移出去，放在容易發(fā)現(xiàn)的 醒目位置。 （四）文書(shū)的制作 第十五條 用紙的規(guī)格 制作文書(shū)的用紙，除特殊情況外，原則上采用規(guī)格。 第十六條 字句 文書(shū)應(yīng)以簡(jiǎn)單明了的文體記述，采用標(biāo)準(zhǔn)的簡(jiǎn)體漢字，避免使用艱澀的詞句。 第十七條 文體 全部文書(shū)一律采用書(shū)面文體。 第十八條 復(fù)印 絕密文書(shū)未經(jīng)主管認(rèn)可不得擅自制作或復(fù)印副本，在特別有必要的情況下，必須注明 包括正本在內(nèi)共復(fù)印多少份，送往何部門(mén)等等。 第十九條 署名 在文書(shū)發(fā)送與轉(zhuǎn)交時(shí)必須按下列要求署名，特殊情況或有專(zhuān)項(xiàng)指示的情況除外。 1．代表公司名義締結(jié)的合同書(shū)、往來(lái)公文、公司公告及向政府機(jī)構(gòu)提交的報(bào)告，全 部署名“董事會(huì)代表”。 2．對(duì)外廣告及宣傳，采用公司名稱(chēng)。 3．除此之外的文書(shū)，署上相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)名稱(chēng)，以及部門(mén)經(jīng)理的職務(wù)與姓名。 不重要的文書(shū)，只需署上經(jīng)辦人姓名。 （五）文書(shū)整理 第二十條 編寫(xiě)符號(hào) 各種文書(shū)都必須按整理的要求編寫(xiě)符號(hào)，表示文書(shū)的類(lèi)別，再按符號(hào)編輯數(shù)字符號(hào)， 給各文書(shū)排序，以便于檢索。 第二十一條 文書(shū)的符號(hào)與編號(hào)按下列規(guī)定使用： 1．表示部門(mén)名稱(chēng)的符號(hào)，用部門(mén)名稱(chēng)的第一個(gè)漢字，如制造部門(mén)、工藝室，用“制、 工”表示。 2．文書(shū)類(lèi)別直接用“絕密”、“密”等字樣表示。 3．各種文書(shū)，按先后順序用自然數(shù)排序編號(hào)。 4．同一文書(shū)或同一名稱(chēng)的文書(shū)，追加一組自然數(shù)，用“- ”隔開(kāi)，如“制、工、密0015-001”。編號(hào)按年度更新。 第二十二條 填寫(xiě)文書(shū)登記簿 所有文書(shū)的符號(hào)與編號(hào)都必須填寫(xiě)在“文書(shū)登記簿”上。 第二十三條 整理 文書(shū)處理完結(jié)之后，按文書(shū)的符號(hào)與編號(hào)進(jìn)行編輯整理。將大部分沒(méi)有必要查詢(xún)與翻 閱的歸為一類(lèi)進(jìn)行；另一類(lèi)需要經(jīng)常查閱的文書(shū)，盡管文書(shū)處理已經(jīng)結(jié)束，但文書(shū)的效 用還沒(méi)有終結(jié)，仍需要單獨(dú)整理。 第二十四條 保管 文書(shū)整理后，大量不重要的文件直接送總務(wù)部門(mén)保管，其他少量的重要文書(shū)，在一定 的期限內(nèi)由責(zé)任部門(mén)妥善保管。 （六）文書(shū)的送發(fā)與交接 第二十五條 主管部門(mén) 全部文書(shū)的發(fā)送與交接，由總務(wù)部負(fù)責(zé)。在特殊情況下，公司內(nèi)文書(shū)的送發(fā)與交接， 由相應(yīng)的部門(mén)負(fù)責(zé)。 第二十六條 絕密與親啟文書(shū) 絕密與親啟文書(shū)必須加封，并在封面上加蓋“轉(zhuǎn)交”、“郵寄”與“面呈” 字樣的印章。 第二十七條 轉(zhuǎn)交郵寄予面呈 送交的重要文書(shū)，必須在封面上加蓋“轉(zhuǎn)交”、“郵寄”與“面呈”字樣印章，分別表示“ 可以由專(zhuān)職傳遞員以外的人員轉(zhuǎn)交，或在書(shū)信接受者不在的情況下留下文書(shū)，囑咐由指 定傳遞者當(dāng)面呈交的文書(shū)”；“可以通過(guò)郵寄傳遞的文書(shū)”；“必須由指定傳遞者當(dāng)面呈交 的文書(shū)”。 第二十八條 填寫(xiě)送發(fā)登記簿 所有送發(fā)文書(shū)，按“轉(zhuǎn)交”、“郵寄”與“面呈”，分別填寫(xiě)送發(fā)登記簿。 對(duì)于“面呈”文書(shū)，還必須在相應(yīng)的備注欄目注明送交過(guò)程的要點(diǎn)，以及領(lǐng)取文書(shū)的當(dāng)事 人簽名蓋章。 （七）文書(shū)的存檔與廢除 第二十九條 存檔 由本公司總部的行政室，按文書(shū)的整理符號(hào)與編號(hào)進(jìn)行編輯歸檔。 第三十條 編輯 行政室按年度把重要的、經(jīng)各部門(mén)整理編號(hào)的文書(shū)，進(jìn)行匯總，分編裝訂成冊(cè)，存入 檔案。會(huì)計(jì)文書(shū)則按會(huì)計(jì)年度編輯成冊(cè)。一些不太重要的文書(shū)，不必按文書(shū)類(lèi)別編輯， 只需按年度匯集成冊(cè)。 第三十一條 分編標(biāo)準(zhǔn) 存檔文書(shū)按部門(mén)，以文書(shū)的符號(hào)獨(dú)立分編成冊(cè)。 第三十二條 保存期限 保存期限按下列規(guī)定確定： 1．永久保存。凡屬于規(guī)則、指令、決議、訴訟、重要契約、證書(shū)、統(tǒng)計(jì)及會(huì)計(jì)文書(shū) ，以及員工人事勞資文書(shū)，都?xì)w為“永久保存”文書(shū)。 2．保存十年，類(lèi)似永久保存文件性質(zhì)。沒(méi)有必要永久保存的文書(shū)，合議書(shū)、志愿書(shū) 、違約書(shū)、往來(lái)公文、復(fù)命書(shū)、報(bào)告書(shū)和重要往來(lái)信函等等，可以保存十年。 3．保存五年。保存期從編輯日起算，次重要且沒(méi)必要保存十年的文書(shū)，可保存五年 。 第三十三條 廢除 保存期滿(mǎn)或者在保存期內(nèi)沒(méi)必要繼續(xù)保存的文書(shū)，應(yīng)及時(shí)予以廢除或銷(xiāo)毀。廢除必須 經(jīng)有關(guān)部門(mén)合議，報(bào)總裁認(rèn)可，由文秘室執(zhí)行。 如果對(duì)廢除沒(méi)有疑義，應(yīng)即刻予以廢除或銷(xiāo)毀。 九、公司文書(shū)收發(fā)作業(yè)規(guī)范 第一條 主管部門(mén) 本公司所有外來(lái)文書(shū)，都由總務(wù)部文秘室統(tǒng)一接受。 第二條 處理方法 文秘室按下列規(guī)定處理所到達(dá)的文書(shū)： 1．把公司文書(shū)與私人文書(shū)區(qū)分開(kāi)來(lái)。 2．由文秘室直接開(kāi)啟送達(dá)的公司文書(shū)，并在文書(shū)的空白處加蓋收發(fā)印章，注明收發(fā) 日期。 3．對(duì)于送達(dá)各部門(mén)且不能開(kāi)啟的，估計(jì)涉及內(nèi)容與事項(xiàng)重要的文書(shū)，以及絕密文書(shū) ，只需在封面上加蓋文秘室收發(fā)印章，注明收發(fā)日期。 第三條 登記 凡符合下列規(guī)定的文書(shū)，都必須做好登記。 1．在一般文書(shū)或送交部門(mén)的普通文書(shū)中，如果判定或者未開(kāi)啟也能判斷是重要的文 書(shū)，或者夾帶重要物品的文書(shū)。 2．專(zhuān)人傳遞送達(dá)的文書(shū)， 3．標(biāo)有“絕密”或“親啟”字樣的文書(shū)。 第四條 電報(bào)、快遞文書(shū) 文秘室必須優(yōu)先處理電報(bào)、特快專(zhuān)遞類(lèi)文書(shū)，不得拖延。 第五條 公休日到達(dá)的文書(shū) 凡下班后、或者缺席工作時(shí)間以外到達(dá)的文書(shū)，一律由值班留守人員接收，于此后第 一個(gè)工作日早晨移交文秘室。 第六條 分發(fā) 文書(shū)的分發(fā)按下列要點(diǎn)進(jìn)行： 1．寫(xiě)給各部門(mén)的文書(shū)，經(jīng)登記后直接分發(fā)給各部門(mén)的主管。 2．重要文書(shū)、專(zhuān)遞文書(shū)或者夾有重要物品的文書(shū)，直接送交文書(shū)接受人，在接受人 不在的情況下，囑托部門(mén)主管轉(zhuǎn)交。領(lǐng)取文書(shū)者必須在登記簿上簽名蓋章。 3．文書(shū)中一切夾帶或附有的物品，必須原樣送到當(dāng)事人手中。 4．私人信件直接分送本人（在特殊情況下也可由代理者領(lǐng)?。?，在必要情況下，讓 領(lǐng)取者在登記簿上簽名蓋章。 第七條 回復(fù) 各部門(mén)在接到文書(shū)時(shí)，應(yīng)給文秘室一個(gè)回復(fù)，表示那些需要回復(fù)的文書(shū)已經(jīng)收到。 第八條 退回 分送給各部門(mén)的文書(shū)，如果出現(xiàn)差錯(cuò)，或不是所在部門(mén)接收的文書(shū)，應(yīng)直接退回文秘 室，再由文秘室處理。 第九條 電報(bào)電話記錄 收到電報(bào)后在“文書(shū)登記簿”上做好登記，接到電話后填寫(xiě)“電話記錄傳票”。但普通的 電話不必記錄。 十、公司重要文件保管處理規(guī)定 第一條 范圍 本公司所有重要文件的收藏、保管、處理一律按本規(guī)定擬明事項(xiàng)執(zhí)行。 第二條 種類(lèi) 重要文件分為以下四種，分別處理。 1．最重要文件（日常用）。 2．最重要文件（非日常用）。 3．一般重要文件（日常用）。 4．一般重要文件（非日常用）。 其中最重要文件是指該文件的丟失，將給工作造成重大影響的文件；一般重要文件是 指其重要程度輕于前者的文件。 日常用文件是指工作人員在日常業(yè)務(wù)中需經(jīng)常查考、放在辦公桌近旁的文件；非日常 用文件是指除特殊情況外不必經(jīng)常查考的文件。 第三條 保管場(chǎng)所 在緊急情況下，重要文件的收藏、保管場(chǎng)所應(yīng)按照如下規(guī)定加以保管，但根據(jù)文件的 性質(zhì)、數(shù)量及處理方法的不同亦可作適當(dāng)變更。 1．地下室內(nèi)貴重物品庫(kù)應(yīng)存放對(duì)于公司特別重要的材料。 2．各業(yè)務(wù)部門(mén)保險(xiǎn)柜存放各部室的最重要文件。 3．地下室倉(cāng)庫(kù)存放以上文件之外的最重要文件和一般重要文件中日常用部分。 4．各分公司保險(xiǎn)柜存放最重要文件、一般重要文件中的日常用部分。 5．現(xiàn)場(chǎng)保管（在各部、室的辦公地點(diǎn)以適當(dāng)?shù)姆椒ㄕ肀９埽?。上?jí)對(duì)現(xiàn) 場(chǎng)保管有特別指示的時(shí)候，保管人員應(yīng)根據(jù)上級(jí)指示采用相應(yīng)的方法保管。 第四條 分類(lèi)保管期限 各種重要文件的分類(lèi)保管期限及保管場(chǎng)所可另行規(guī)定。 對(duì)前項(xiàng)文件進(jìn)行保管時(shí)，同一內(nèi)容的系統(tǒng)文件必須按地區(qū)加以區(qū)分后保管，最重要文 件更應(yīng)如此。 第五條 重要文件的另行保管 重要的賬票或文件，在沒(méi)有其他材料可以替代時(shí)，即在確認(rèn)除原件外沒(méi)有其他可以反 映其內(nèi)容的文件，該件如發(fā)生丟失將給工作造成重大障礙時(shí)，需將該件做出表示其內(nèi)容 的特別標(biāo)記，辦理另置安全場(chǎng)所保管的有關(guān)手續(xù)。 第六條 保管的主管部門(mén) 重要文件的搬出及收藏，由各業(yè)務(wù)主管部門(mén)負(fù)責(zé)實(shí)施，倉(cāng)庫(kù)內(nèi)文件的整理保管由總務(wù) 部門(mén)承擔(dān)。 各業(yè)務(wù)主管部門(mén)應(yīng)對(duì)各自保管的文件內(nèi)容及保管位置加以記錄，并提交總務(wù)部門(mén)?？?務(wù)部在安置文件時(shí)應(yīng)考慮到平時(shí)的使用頻率。 第七條 搬運(yùn)、收藏時(shí)間 將各業(yè)務(wù)主管部門(mén)文件搬出加以收藏時(shí)須按如下規(guī)定執(zhí)行。但在公司有特別指示時(shí)須 遵照?qǐng)?zhí)行。 1．正常情況下文件處理完結(jié)時(shí)。 2．在特別緊急危險(xiǎn)時(shí)。 3．在發(fā)表緊急狀態(tài)宣言時(shí)， 第八條 倉(cāng)庫(kù)內(nèi)的保管位置 收藏文件在倉(cāng)庫(kù)的位置，根據(jù)文件的數(shù)量等由總務(wù)部門(mén)決定。在搬運(yùn)、收藏文件時(shí)要 注意準(zhǔn)確無(wú)誤地將文件置于各自位置。當(dāng)確認(rèn)文件數(shù)量大，保管場(chǎng)所不足時(shí)，應(yīng)預(yù)先與 總務(wù)部協(xié)商，要求給予增加或變更保管場(chǎng)所。 第九條 銷(xiāo)毀處理 對(duì)于保管期滿(mǎn)的文件，總務(wù)部門(mén)在征求業(yè)務(wù)主管部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)后可予以銷(xiāo)毀。 第十條 向公司外轉(zhuǎn)移 對(duì)于重要文件，在公司沒(méi)有特別命令時(shí)原則上不允許攜帶搬運(yùn)至公司以外。 分公司及工廠的文件，在無(wú)特別命令時(shí)除第三條之外可參照以上條款執(zhí)行，并將期滿(mǎn) 文件處理方案呈報(bào)本公司總務(wù)部門(mén)。 十一、文書(shū)檔案立卷歸檔制度 （一）總則 第一條 為加強(qiáng)本公司文書(shū)立卷工作，特制定本制度。 第二條 歸檔的文件材料必須按年度立卷，本單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)在工作活動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)值 的文件材料，都要按照本制度的規(guī)定，分別立卷歸檔。 第三條 公文承辦部門(mén)或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整（公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存 ）。結(jié)案后及時(shí)交專(zhuān)（兼）職文書(shū)人員歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材 料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷(xiāo)毀。 （二）文件材料的收集管理 第四條 堅(jiān)持部門(mén)收集、管理文件材料制度。各部門(mén)均應(yīng)指定專(zhuān)（兼）職文書(shū)人員，負(fù)責(zé)管理本 部門(mén)的文件材料，并保持相對(duì)穩(wěn)定。人員變動(dòng)應(yīng)及時(shí)通知檔案室。 第五條 凡本公司繕印發(fā)出的公文（含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被 轉(zhuǎn)發(fā)的原件）一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。 第六條 一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門(mén)參與辦理，在工作活動(dòng)中形成的文件材料，由主辦部門(mén)收集歸卷。 會(huì)議文件由會(huì)議主辦部門(mén)收集歸卷。 1．公司工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級(jí)機(jī)關(guān)召開(kāi)的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng) 的相關(guān)人員核報(bào)旅費(fèi)時(shí)，必須將會(huì)議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)，檔案室簽 字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門(mén)才給予核報(bào)旅費(fèi)。 2．本公司召開(kāi)會(huì)議，由會(huì)議主辦部門(mén)指定專(zhuān)人將會(huì)議材料、聲像檔案等向檔案室辦 理歸檔手續(xù)，檔案室簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門(mén)才給予報(bào)銷(xiāo)會(huì)議費(fèi)用。 第七條 各部門(mén)專(zhuān)（兼）職文書(shū)的職責(zé) 1．了解本部門(mén)的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門(mén)文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門(mén)的文 件材料。 2．認(rèn)真執(zhí)行平時(shí)歸檔制度，對(duì)本部門(mén)承辦的文件材料及時(shí)收集歸卷，每年的3月份前 應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢，并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。 3．承辦人員借用文件材料時(shí)，應(yīng)積極地提供利用，做好服務(wù)工作，并辦理臨時(shí)借用 文件材料登記手續(xù)。 （三）歸檔范圍 第八條 重要的會(huì)議材料包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn) 報(bào)、會(huì)議記錄等。 第九條 上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件材 料。 第十條 本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。 第十一條 本公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)。 第十二條 本公司反映主要職能活動(dòng)的報(bào)告總結(jié)。 第十三條 本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。 第十四條 信訪工作材料。 第十五條 本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料。 第十六條 本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料。 第十七條 本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。 第十八條 本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。 （四）平時(shí)歸卷 第十九條 各部門(mén)都要建立健全平時(shí)歸卷制度。對(duì)處理完畢或批存的文件材料，由專(zhuān)（兼）職文書(shū) 集中統(tǒng)一保管。 第二十條 各部門(mén)應(yīng)根據(jù)本部門(mén)的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時(shí)文件材料歸卷使用的“案卷類(lèi) 目”?！鞍妇眍?lèi)目”的條款必須簡(jiǎn)明確切，并編上條款號(hào)。 第二十一條 公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理， 送交本部門(mén)專(zhuān)（兼）職文書(shū)歸卷。 第二十二條 專(zhuān)（兼）職文書(shū)人員應(yīng)及時(shí)將已歸卷的文件材料，按照“案卷類(lèi)目”條款，放入平時(shí)保存 文件卷夾內(nèi)“對(duì)號(hào)入座”，并在收發(fā)文登記簿上注明。 （五）立卷案卷質(zhì)量要求 第二十三條 為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，立卷工作由相關(guān)部室兼職檔案員配合，檔案室文書(shū)檔 案員負(fù)責(zé)組卷、編目。 第二十四條 案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不 同的價(jià)值，便于保管和利用。 第二十五條 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。 第二十六條 在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文 件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開(kāi)，文電應(yīng)合一立卷；絕 密文電單獨(dú)立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文電有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。 第二十七條 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒(méi) 有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在 針對(duì)的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年，其他文件的立卷按照有關(guān)規(guī) 定執(zhí)行。 第二十八條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批 復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其他文件材料依其形 成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。 第二十九條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序，依次編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)材料正 面的右上角，背面的左上角打印頁(yè)號(hào)。 第三十條 永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄。填寫(xiě)的字跡要工整。 卷內(nèi)目錄放在卷首。 第三十一條 有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說(shuō)明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫(xiě)在備考表內(nèi)。若無(wú)情況可說(shuō)明，也應(yīng)將立 卷人、檢查人的姓名和日期填上以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。 第三十二條 案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用毛筆或鋼筆書(shū)寫(xiě)，字跡要工整、清晰。 第三十三條 案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式。 案卷裝訂。裝訂前，卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對(duì)破壞的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要 求托裱，字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷，案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法 裝訂。 第三十四條 案卷各部分的排列格式：軟卷封面（含卷內(nèi)文件目錄）一文件一封底（含備考表），以 案卷號(hào)排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內(nèi)保存。 第三十五條 本制度自印發(fā)之日起實(shí)施。 十二、公司檔案管理辦法 第一條 依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制訂本 辦法。 第二條 公司檔案工作的基本原則是：集中管理與分散管理相結(jié)合，以集中管理為主，即公司文 書(shū)檔案由辦公室集中統(tǒng)一管理，檔案（已交辦公室的除外）分別由有關(guān)部門(mén)管理，以便 于及時(shí)利用，維護(hù)檔案的完整與安全。公司各部門(mén)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有參考價(jià)值的 文件、材料，由承辦單位、主辦人負(fù)責(zé)將其中已辦完的文件、資料及時(shí)歸檔。 第三條 公司辦公室設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案工作，受上級(jí)部門(mén)檔案處的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，負(fù)責(zé)管 理公司的文書(shū)、科技（部分）檔案，其任務(wù)是： 1．收集、整理、立卷、鑒定、保管公司的文書(shū)檔案； 2．積極開(kāi)展檔案的提供利用工作； 3．進(jìn)行檔案鑒定； 4．進(jìn)行檔案統(tǒng)計(jì)； 5．保管部分科技檔案； 6．認(rèn)真學(xué)習(xí)《中華人民共和國(guó)檔案法》有關(guān)制度、檔案工作理論、技術(shù)和業(yè)務(wù)知識(shí)， 掌握歸檔的基本方法，保證檔案質(zhì)量。 第四條 歸檔 歸檔的文書(shū)包括： 1．公司與有關(guān)單位的來(lái)往信件、各種協(xié)議書(shū)、合同等。 2．公司會(huì)議原始記錄、紀(jì)要和決定（包括發(fā)布的通知、通報(bào)、機(jī)構(gòu)調(diào)整、任免、獎(jiǎng) 懲以及全公司的規(guī)章制度）。 3．公司制訂的計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、預(yù)決算、工作總結(jié)。 4．公司主持召開(kāi)的各種專(zhuān)業(yè)會(huì)議形成的領(lǐng)導(dǎo)講話、文件和會(huì)議總結(jié)紀(jì)要。 5．國(guó)際交流和合資企業(yè)來(lái)往文件、協(xié)議、報(bào)告和會(huì)談紀(jì)要等文件材料。 6．公司各部門(mén)的發(fā)文。 7．其他具有保存價(jià)值的文件材料、重要的工作經(jīng)驗(yàn)材料。 8．外單位直接發(fā)送給公司各部門(mén)的抄送信件。 第五條 歸檔要求 1．歸檔的文件材料，應(yīng)按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則和歸檔要求特征及文件 內(nèi)容進(jìn)行歸檔。 2．在一個(gè)卷內(nèi)要按問(wèn)題或文件形成的時(shí)間，系統(tǒng)地排列。 3．案卷標(biāo)題要簡(jiǎn)明準(zhǔn)確，整理好的案卷要確定案卷的保管期限，原則上分為永久、 長(zhǎng)期（十五年以上）、短期（十五年以下）三種。 4．按歸檔要求進(jìn)行裝訂、編號(hào)、填寫(xiě)卷內(nèi)目錄備考表。 5．全部案卷組成后，要對(duì)案卷作統(tǒng)一排列并編寫(xiě)檔號(hào)，然后逐卷登記，填寫(xiě)案卷目 錄。 第六條 檔案借閱 1．借閱檔案要履行借閱手續(xù)。調(diào)閱檔案只限在檔案室查閱，不能帶出，必須帶出檔 案室查閱的，要經(jīng)過(guò)辦公室主任批準(zhǔn)。 2．借閱時(shí)間，一般檔案最長(zhǎng)不超過(guò)十天，密級(jí)檔案最長(zhǎng)不超過(guò)一周。 3．借檔人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點(diǎn)、 畫(huà)線和涂改，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印檔案。 4．借檔人確因工作原因需要復(fù)印文件或摘抄文件，需經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。 十三、公司檔案管理制度 第一條 管理部門(mén) 1．文書(shū)結(jié)案后，原稿由各文書(shū)管理部門(mén)歸檔，經(jīng)辦部門(mén)根據(jù)實(shí)際需要留存影本。如 因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門(mén)保管，應(yīng)經(jīng)文書(shū)管理部門(mén)主管同意后妥善保存，文 書(shū)管理部門(mén)以影本歸檔。 2．各分公司檔案分類(lèi)目錄及編號(hào)原則，由各公司經(jīng)理室或事業(yè)部經(jīng)理室統(tǒng)一制定， 總管理處各部門(mén)、中心檔案則由各部門(mén)自行編定并報(bào)送總管理處。 第二條 文件點(diǎn)收 文件結(jié)案移送歸檔時(shí)，根據(jù)如下原則點(diǎn)收： 1．檢查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，應(yīng)立即追查歸入。 2．文件如經(jīng)過(guò)抽查，應(yīng)有管理部門(mén)主管的簽認(rèn)。 3．文件的處理手續(xù)必須完備，如有遺漏，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門(mén)補(bǔ)辦。 4．與本案無(wú)關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門(mén)。 5．有價(jià)證券或其他貴重物品，應(yīng)退回經(jīng)辦部門(mén)，經(jīng)辦部門(mén)送指定保管部門(mén)簽收后， 將文件歸檔處理。 第三條 文件整理 點(diǎn)收文件后，應(yīng)依下列方式整理： 1．中文直寫(xiě)文件以右方裝訂為原則，中文橫寫(xiě)或外文文件則以左方裝訂為原則。 2．右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對(duì)準(zhǔn)右上角，左方裝訂則對(duì)準(zhǔn)左上角、理齊釘牢。 3．文件如有皺褶、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先補(bǔ)整、裁切、折疊，使其整齊劃一 。 第四條 檔案分類(lèi) 1．檔案分類(lèi)應(yīng)視案件內(nèi)容、部門(mén)組織、業(yè)務(wù)項(xiàng)目等因素，按部門(mén)、大類(lèi)、小類(lèi)三級(jí) 分類(lèi)。先以部門(mén)區(qū)分，部門(mén)區(qū)分之后依案件性質(zhì)分為若干大類(lèi)，再在同類(lèi)中依序分為若 干小類(lèi)。 2．檔案分類(lèi)應(yīng)力求切合實(shí)用。如果因案件較多，三級(jí)分類(lèi)不夠應(yīng)用時(shí)須在第三級(jí)之 后增設(shè)第四級(jí)“細(xì)類(lèi)”。如案件不多，也可僅使用“部門(mén)”及“大類(lèi)”或“小類(lèi)”二級(jí)。 3．同一“小類(lèi)”（或細(xì)類(lèi)）的案件以裝訂于一檔夾為原則，如案件較多， 一個(gè)檔夾不夠使用時(shí)，可分為兩個(gè)以上的檔案裝訂，并于小類(lèi)（或細(xì)類(lèi)）之后增設(shè)“卷次 ”編號(hào)，以便查考。 4．每一檔夾封面內(nèi)首頁(yè)應(yīng)設(shè)“目次表”，案件歸檔時(shí)依序編號(hào)、登錄，并 以每一案一個(gè)“目次”編號(hào)為原則。 5．檔號(hào)的表示方式如下 A A ——B B C C D ——E E 其中 A A 為經(jīng)辦部門(mén)代號(hào)，B B 為大類(lèi)號(hào)，C C 為小類(lèi)號(hào)，D 為檔案卷次，E E 為檔案目次。 第五條 檔案名稱(chēng)及編號(hào) 1．檔案各級(jí)分類(lèi)應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱(chēng)，其名稱(chēng)應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為 原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。 2．各級(jí)分類(lèi)、卷次及目次的編號(hào)，均以十進(jìn)制阿拉伯?dāng)?shù)字表示；其位數(shù)使用視案件 多少，及增長(zhǎng)情形斟酌決定。 3．檔案分類(lèi)各級(jí)名稱(chēng)經(jīng)確定后，應(yīng)編制“檔案分類(lèi)編號(hào)表”，將所有分類(lèi)各級(jí)名稱(chēng)及 其代表數(shù)字編號(hào)，用一定順序依次排列，以便查閱。 4．檔案分類(lèi)各級(jí)編號(hào)內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來(lái)組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增多時(shí)，隨時(shí)增 補(bǔ)之用。 5．檔案分類(lèi)各級(jí)名稱(chēng)及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改，必要應(yīng) 事先審查討論，并擬定新舊檔案分類(lèi)編號(hào)對(duì)照表，以免混淆。 第六條 檔號(hào)編寫(xiě) 1．新檔案，應(yīng)就“檔案分類(lèi)編號(hào)表”，查明該檔案所屬類(lèi)別及其卷次、目次順序，為 此來(lái)編列檔號(hào)。 2．檔案如何歸屬前案，應(yīng)查明前案的檔號(hào)并予以同號(hào)編列。 3．檔號(hào)以一案一號(hào)為原則，遇有一檔案件敘述數(shù)事或一案歸入多類(lèi)者，應(yīng)先確定其 主要類(lèi)別，再編列檔號(hào)。 4．檔號(hào)應(yīng)自左而右編列，右方裝訂的檔案，應(yīng)將檔號(hào)填寫(xiě)于案件首頁(yè)的左上角；左 方裝訂者則填寫(xiě)于右上角。 第七條 檔案整理 1．歸檔文件，應(yīng)依目次號(hào)順序以活頁(yè)方式裝訂于相關(guān)類(lèi)別的檔夾內(nèi)，并視實(shí)際需要 使用“見(jiàn)出紙”注明目次號(hào)碼，以便翻閱。 2．檔夾的背脊應(yīng)標(biāo)明檔夾內(nèi)所含案件的分類(lèi)編號(hào)及名稱(chēng)，以便查檔。 第八條 保存期限 文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理： 1. 久保存：（1）公司章程；（2）股東名冊(cè)；（3）組織規(guī)程及辦事細(xì)則； （4）董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄；（5）財(cái)務(wù)報(bào)表；（6）政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件；（7）不動(dòng)產(chǎn)所 有權(quán)及其他債權(quán)憑證；（8）工程設(shè)計(jì)圖；（9）其他經(jīng)核定須永久保存 的文書(shū)。 2. 10年保存：（1）預(yù)算、決算書(shū)類(lèi)；（2）會(huì)計(jì)憑證；（3）事業(yè)計(jì)劃資料； （4）其他經(jīng)核定須保存10年的文書(shū)。 3．5年保存：（1）期滿(mǎn)或解除之合約；（2）其他經(jīng)核定保存5年的文書(shū)。 4．1年保存：結(jié)案后無(wú)長(zhǎng)期保存必要者。 5．各種規(guī)章由規(guī)章管理部門(mén)永久保存，使用部門(mén)視其有效期間予以保存。 第九條 檔卷清理 1．檔案管理人員應(yīng)隨時(shí)擦拭檔案架，維護(hù)檔案清潔，以防蟲(chóng)蛀腐朽。每年更換時(shí)， 依規(guī)定清理一次，已到保存期限者，給予銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀前應(yīng)造冊(cè)呈總經(jīng)理核準(zhǔn)，并于目錄 表附注欄內(nèi)注明銷(xiāo)毀日期。 2．保管期限屆滿(mǎn)的文件中，部分經(jīng)核定仍有保存參考價(jià)值者，管檔人員應(yīng)將“收（發(fā) ）文登記單”第五聯(lián)附注在其保留文件上，并在第五聯(lián)上注明部分銷(xiāo)毀的日期。 第十條 調(diào)卷程序 1．各部門(mén)經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要需調(diào)閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)“調(diào)卷單”，經(jīng)其部 門(mén)主管核準(zhǔn)后向管檔人員調(diào)閱。 2．檔案管理人員接到“調(diào)卷單”，經(jīng)核查后取出該項(xiàng)檔案，并于“調(diào)卷單”上填注借出 日期后，將檔案交與調(diào)卷人員?！罢{(diào)卷單”則按歸還日期先后整理以備催還。 3．在檔案室當(dāng)場(chǎng)借閱者，免填“調(diào)卷單”。 4．檔案歸還時(shí)，經(jīng)檔案管理人員核查無(wú)誤后，檔案即歸入檔夾?！罢{(diào)卷單”由檔案管 理人員留存?zhèn)洳椤?第十一條 調(diào)卷管理 1．“調(diào)卷單”以一單一案為原則，借閱時(shí)間最長(zhǎng)以一周為限，如有特殊情形應(yīng)延長(zhǎng)調(diào) 閱期限時(shí)，應(yīng)按調(diào)閱程序重新辦理。 2．調(diào)卷人員對(duì)于所調(diào)檔案，不得抽換增損，如有拆開(kāi)必要時(shí)，亦須報(bào)明原因，請(qǐng)管 檔人員負(fù)責(zé)處理。 3．調(diào)卷人員調(diào)閱檔案，應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還，如有其他人員調(diào)閱同一檔案時(shí)，應(yīng)變 更調(diào)卷登記，不得私自授受。 4．調(diào)閱檔案限與經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)，如調(diào)閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)之案件，應(yīng)經(jīng)文書(shū)管理部門(mén) 主管同意。 十四、公司檔案借閱規(guī)定 第一條 借閱檔案（包括文件、資料）必須在檔案借閱登記簿登記后方可借閱，秘密級(jí)以上的檔 案文件須經(jīng)經(jīng)理級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方能借閱。 第二條 案卷不許借出，只供在檔案室查閱，未歸檔的文件及資料可借出。 第三條 借閱期限不得超過(guò)兩星期，到期必須歸還，如需再借應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。 第四條 借閱檔案的人員必須愛(ài)護(hù)檔案，要保護(hù)檔案的安全與保密，不得擅自涂改、勾畫(huà)、剪裁 、抽取、拆散、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影、轉(zhuǎn)借或損壞。否則，按違反《保密法》，追究 當(dāng)事人責(zé)任。 第五條 借閱的檔案交還時(shí)，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)。 第六條 外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能借閱，但不能將檔案帶離 檔案室。 第七條 外單位摘抄卷內(nèi)檔案，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意，對(duì)摘抄的材料要進(jìn)行審查簽章。 第八條 本規(guī)定自××××年××月××日起實(shí)施。 ----------------------- 來(lái) 去 1 1 ^2 1 ^2 1 ^2 ^2 1 1 ^2 1 1 ^2 1 ^2 1 ^2
公司文件管理規(guī)定