秘書的重要職業(yè)技能--日常事務(wù)處理

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秘書的重要職業(yè)技能--日常事務(wù)處理

秘書的重要職業(yè)技能
第一部分:日常事務(wù)處理

一、撥打/接聽電話的程序和技巧
1、 打電話前的準(zhǔn)備
 準(zhǔn)備好電話記錄本和筆
 把要與對方說明的事情、內(nèi)容的順序簡單列在記事本上,并逐一核對無遺漏。
 準(zhǔn)備好通話時(shí)需要的文件資料。
 查閱對方電話號碼,確認(rèn)無誤,開始撥打。
2、 正式撥打電話:
 撥通電話后,確認(rèn)對方公司及姓名,然后熱情而有禮貌的說:“你好!我是**集團(tuán)電腦公司**部**。”
 如需與有關(guān)人員通話,應(yīng)有禮貌地請對方傳呼或轉(zhuǎn)達(dá)。
 如告知對方的內(nèi)容較復(fù)雜,應(yīng)主動(dòng)提醒對方做好記錄
 逐一將事情說明,注意語言簡明、準(zhǔn)確;
 通話結(jié)束后,確認(rèn)對方已放下話筒,然后放電話。
3、接聽電話


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