空調(diào)公司2004年度費(fèi)用報銷管理規(guī)定
****空調(diào)公司2004年度 費(fèi)用報銷管理規(guī)定 編制: 審核: 批準(zhǔn): 二零零三年十二月 目 錄 1. 費(fèi)用報銷管理制度――――――――――――Ｐ３ 2. 分公司費(fèi)用管理制度―――――――――――Ｐ７ 3. 差旅費(fèi)開支．報銷管理規(guī)定――――――――Ｐ１５ 費(fèi)用報銷管理制度 一、目的： 為控管空調(diào)公司資金支出，規(guī)范費(fèi)用報銷作業(yè)特制定本辦法。 二、范圍： 凡需從空調(diào)公司財(cái)務(wù)科申領(lǐng)資金（現(xiàn)金及支票）均按本辦法辦理。 三、審批權(quán)限： 根據(jù)公司銷售管理規(guī)范和空調(diào)公司財(cái)務(wù)科的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合空調(diào)公司實(shí)際情況，特 作如下規(guī)定： 1、空調(diào)公司費(fèi)用額度以內(nèi)發(fā)生的費(fèi)用按費(fèi)用項(xiàng)目經(jīng)權(quán)責(zé)主管簽批后報銷。 2、超出空調(diào)公司費(fèi)用額度的費(fèi)用由集團(tuán)總裁簽批后報銷。 3、集團(tuán)公司另有規(guī)定的，以其規(guī)定。 四、報銷額度： 為更合理地使用資金，對差旅費(fèi)、招待費(fèi)、通訊費(fèi)、市內(nèi)交通費(fèi)等幾種主要費(fèi)用由 相關(guān)部門制定開支額度，各種費(fèi)用在額度內(nèi)憑票據(jù)實(shí)報銷，超過規(guī)定額度部份不予報銷 。 五、報銷憑證： 1、外部憑證，凡需從財(cái)務(wù)科報銷，不論金額大小，均須取得合法的與經(jīng)濟(jì)活動相符的外 部憑證，若因故確實(shí)不能取得憑證，應(yīng)說明未取得單據(jù)的原因，幾種主要費(fèi)用的原始憑 證具體要求如下： 1）、 廣告費(fèi) a、 發(fā)票 b、媒體報價單 c、廣告合同 d、電視、電臺播出證明，報紙整張樣報 e、項(xiàng)目審批表 2）、專賣店、展臺、燈箱、戶外廣告、條幅等制作費(fèi) a. 發(fā)票 b. 制作費(fèi)用預(yù)算單 c. 制作合同 d. 照片 e. 項(xiàng)目審批表 3)軟性新聞發(fā)布費(fèi) A、軟性報道： a)經(jīng)手人、部門主管、市場部部長等三人以上簽字證明的支付證明 b)電視、電臺播出證明，報紙整張樣報 c)項(xiàng)目審批表 B、公關(guān)活動類： 參照廣告費(fèi)執(zhí)行 C、軟文硬操作 a)、發(fā)票 b)、媒體報價單 c)、廣告合同 d)、電視、電臺播出證明，報紙整張樣報 e)、項(xiàng)目審批表 4）、倉租、房租 a）、發(fā)票 b)、租賃合同 5）、其他費(fèi)用所需單據(jù)按國家及公司有關(guān)規(guī)定提供： 2、內(nèi)部憑證，報銷時，還需填制內(nèi)部憑證，具體為： 1）、報銷差旅費(fèi)，須填制空調(diào)公司差旅費(fèi)報銷單，準(zhǔn)確、完整填寫出差事由等相關(guān) 欄位，車資應(yīng)注明起訖地點(diǎn)；并將外部憑證工整地粘貼于空調(diào)公司差旅費(fèi)報銷單背面。 2）、報銷差旅費(fèi)以外的其他費(fèi)用，須填制空調(diào)公司費(fèi)用報銷單，準(zhǔn)確、完整填寫摘 要等相關(guān)欄位。 3、憑證粘貼要求： 1）、從外部取得的原始單據(jù)除差旅費(fèi)單據(jù)采用“差旅費(fèi)報銷單”粘貼外，其余各項(xiàng)費(fèi) 用采用“費(fèi)用報銷單”進(jìn)行分類粘貼。 2）、費(fèi)用單據(jù)應(yīng)分類粘貼，不可將不同種類費(fèi)用的單據(jù)匯合粘貼在同一張“費(fèi)用報 銷單”上。 3）、費(fèi)用單據(jù)粘貼時應(yīng)折疊整齊，錯落有序，便于單據(jù)的審核和裝訂、保管。 六、報銷程序： 1、報銷人憑合法之報銷憑證，呈部門主管審批后，送財(cái)務(wù)科費(fèi)用審核主管審核。 各部門主管對報銷事項(xiàng)審批時，須確認(rèn)該事項(xiàng)事先已報備，且支出真實(shí)合理，并對 支出的真實(shí)合理性負(fù)責(zé)，若經(jīng)部門主管審批后的費(fèi)用支出不真實(shí)或不合理，一經(jīng)查實(shí)， 將對經(jīng)辦人和部門主管分別處以不實(shí)金額兩倍的罰款。 2、財(cái)務(wù)科費(fèi)用審核主管對單據(jù)是否齊全、合法及支出的真實(shí)合理進(jìn)行審核，對支出 不真實(shí)、不合理、不合法的各項(xiàng)費(fèi)用，空調(diào)公司財(cái)務(wù)科費(fèi)用審核主管具有否決權(quán)。如審 核合格即轉(zhuǎn)呈相應(yīng)權(quán)責(zé)主管審批；如財(cái)務(wù)科費(fèi)用審核主管認(rèn)為單據(jù)不合規(guī)范或超出報支 范圍，有權(quán)要求報支人提供真實(shí)合理合法之憑證或拒絕付款。 3、權(quán)責(zé)主管簽批后，轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)科科長審核，審核合格后轉(zhuǎn)出納付款（注：若需更高一 級領(lǐng)導(dǎo)審批，尚需相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可付款）。 4、出納人員支付款項(xiàng)，均須憑已經(jīng)相應(yīng)權(quán)責(zé)主管核準(zhǔn)和財(cái)務(wù)科科長審核的憑證付款 ，不得擅付款項(xiàng)。 七、報帳時間： 已經(jīng)發(fā)生的費(fèi)用務(wù)必及時報帳，在費(fèi)用發(fā)生時及時收集相關(guān)單據(jù)，當(dāng)月發(fā)生的費(fèi)用 務(wù)必在次月5日前報銷完畢，次月5日后不再接受任何報支。 八、本辦法解釋權(quán)歸空調(diào)公司財(cái)務(wù)科，從公布之日起實(shí)施。 附：流程圖 費(fèi) 經(jīng) 粘貼工整之費(fèi)用憑證 部 真實(shí)、合理性審核 用 手 門 審 人 主 核 管 主 管 付 審 款 核 出 財(cái) 集團(tuán)總裁 權(quán) 付款審核 務(wù) 責(zé) 納 科 核準(zhǔn)（空調(diào)公司額度內(nèi)） 主 長 管 分公司（辦事處）費(fèi)用管理制度 本著勵行節(jié)約，明確權(quán)責(zé)的費(fèi)用管理原則，為了保障分公司/辦事處（指有限公司直 轄的分公司、辦事處，不含分公司在區(qū)域內(nèi)設(shè)置的二級辦事處）銷售業(yè)務(wù)開展正常費(fèi)用 的開支，堅(jiān)持對費(fèi)用“定額管理、據(jù)實(shí)報銷、先申請后實(shí)施再付款，做到單證齊全、手續(xù) 完整、程序合法，保證各項(xiàng)費(fèi)用的發(fā)生真實(shí)、合理、高效”，對分公司（辦事處）日常的 費(fèi)用管理如下： 一、費(fèi)用的分類： 為了便于對分公司（辦事處）發(fā)生的費(fèi)用實(shí)行定額、比率管理，依據(jù)各項(xiàng)費(fèi)用的來 源，申報、審批方式以及費(fèi)用控制責(zé)任的不同將費(fèi)用劃分為： 1、空調(diào)公司總部主控費(fèi)用： 空調(diào)公司總部主控費(fèi)用，由分公司（辦事處）根據(jù)空調(diào)公司有關(guān)規(guī)定和分公司（辦 事處）實(shí)際工作需要申報，經(jīng)空調(diào)公司相關(guān)部門審批后，限額使用。限額內(nèi)費(fèi)用由空調(diào) 公司承擔(dān)，限額外費(fèi)用由分公司（辦事處）主控費(fèi)用中扣回。 空調(diào)公司主控費(fèi)用包括：開辦費(fèi)，分公司會計(jì)人員工資及資金，總部統(tǒng)一安排實(shí)施 的廣告費(fèi)、宣傳費(fèi)，空調(diào)公司統(tǒng)一安排的廣告宣傳品制作費(fèi)，空調(diào)公司統(tǒng)一制作的促銷 禮品費(fèi)，客戶訂貨（展銷）會會務(wù)費(fèi)，安裝維修費(fèi)，倉租及長途運(yùn)輸費(fèi)，裝卸費(fèi)，以及 空調(diào)公司批準(zhǔn)承擔(dān)的其他費(fèi)用。 2、分公司（辦事處）主控費(fèi)用： 分公司（辦事處）主控費(fèi)用，由空調(diào)公司根據(jù)銷售政策規(guī)定下?lián)芙o分公司（辦事處 ）使用，由分公司（辦事處）經(jīng)理根據(jù)空調(diào)公司有關(guān)規(guī)定在額度內(nèi)負(fù)責(zé)主要控制的費(fèi)用 ，分公司（辦事處）主控費(fèi)用超支由分公司（辦事處）經(jīng)理自行承擔(dān)，嚴(yán)禁坐支或挪用 其他款項(xiàng)。 分公司（辦事處）主控費(fèi)用包括：分公司、辦事處人員（會計(jì)除外）的工資及獎金 ，辦公費(fèi)，郵電費(fèi)，差旅費(fèi)，招待費(fèi)，交通費(fèi)，水電費(fèi)，辦公、住宿房租，以及除空調(diào) 公司主控費(fèi)用、分公司（辦事處）協(xié)控費(fèi)用以外的其他費(fèi)用。 3、分公司（辦事處）協(xié)控費(fèi)用： 分公司（辦事處）協(xié)控費(fèi)用，由空調(diào)公司根據(jù)銷售政策規(guī)定下?lián)苜M(fèi)用使用額度給分 公司（辦事處），在額度內(nèi)由區(qū)域經(jīng)理根據(jù)需要并經(jīng)過相應(yīng)的審批程序，協(xié)助空調(diào)公司 控制使用，該項(xiàng)費(fèi)用年終決算時不得超支，若有超支，空調(diào)公司有權(quán)給予有關(guān)分公司（ 辦事處）相應(yīng)懲處，若有節(jié)余，在基本完成銷售任務(wù)的前提下，空調(diào)公司可給予相應(yīng)分 公司（辦事處）一定的獎勵，具體辦法由空調(diào)公司另行制定。 分公司（辦事處）協(xié)控費(fèi)用暫定為：由分公司組織實(shí)施的市場推廣費(fèi)，具體包括以 下幾項(xiàng)： 1）、廣告宣傳費(fèi)：含媒體廣告發(fā)布費(fèi)、戶外廣告發(fā)布費(fèi)、現(xiàn)場POP制作費(fèi)、總部統(tǒng) 一制作的促銷禮品費(fèi)，新聞媒體發(fā)布的新聞、報道、通訊、消息、專題的直接費(fèi)用，以 及其他廣告宣傳費(fèi)用。 2）、終端建設(shè)費(fèi)：含專柜展臺制作費(fèi)、場地費(fèi)等涉及終端建設(shè)的費(fèi)用。 3）、導(dǎo)購費(fèi)用：含導(dǎo)購人員工資、提成、商場管理費(fèi)等。 二、費(fèi)用的定義和執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)： 1. 空調(diào)公司主控費(fèi)用： 1）、開辦費(fèi)：分公司（辦事處）新設(shè)之初用于購置必要的辦公設(shè)施和 資產(chǎn)的一次性開辦支出費(fèi)用，主要包括傳真機(jī)、有線電話、辦公桌椅，床具及其他一些 必要的日常生活用具，該項(xiàng)費(fèi)用按空調(diào)公司有關(guān)批文限額使用。 2）、分公司會計(jì)人員工資及獎金：空調(diào)公司派駐分公司的會計(jì)人員的工資，具體工 資標(biāo)準(zhǔn)由空調(diào)公司辦公室與財(cái)務(wù)科共同制定，分公司會計(jì)人員的獎金按空調(diào)公司主管人 員的獎金標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)綜合考評結(jié)果發(fā)放。 3）、空調(diào)公司統(tǒng)一安排實(shí)施的廣告費(fèi)、宣傳費(fèi)：空調(diào)公司針對各分公司（辦事處） 銷售市場實(shí)際情況，策劃實(shí)施的廣告活動費(fèi)用、宣傳費(fèi)用。 4）、安裝維修費(fèi)：安裝費(fèi)指按公司統(tǒng)一規(guī)定結(jié)算給特約單位的安裝費(fèi)以及公司自行 安裝發(fā)生的安裝費(fèi)用；維修費(fèi)指因質(zhì)量原因發(fā)生的空調(diào)維修費(fèi)，標(biāo)準(zhǔn)按公司統(tǒng)一規(guī)定執(zhí) 行。 5）、倉租及長途運(yùn)輸費(fèi)：指公司在外租賃的中轉(zhuǎn)倉倉儲費(fèi)、由公司成品倉發(fā)送到中 轉(zhuǎn)倉的運(yùn)輸費(fèi)，以及按公司規(guī)定由公司承擔(dān)的為客戶送貨上門的運(yùn)輸費(fèi)用。倉租標(biāo)準(zhǔn)由 空調(diào)公司根據(jù)分公司（辦事處）全年銷售任務(wù)，分公司（辦事處）所在地城市消費(fèi)水平 等統(tǒng)一制定。 6）、空調(diào)公司批準(zhǔn)承擔(dān)的其他費(fèi)用：該項(xiàng)費(fèi)用主要包括：①、公司總部統(tǒng)一組織的 開會、學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、旅游等費(fèi)用；②、突發(fā)事故處理費(fèi)用；③、財(cái)務(wù)人員外出對帳差旅費(fèi) ；④、空調(diào)公司統(tǒng)一制作的促銷禮品等。 2、分公司（辦事處）主控費(fèi)用： 分公司（辦事處）主控費(fèi)用分為： 1）、銷售環(huán)節(jié)費(fèi)：包括分公司人員工資及獎金（財(cái)務(wù)除外）、通訊費(fèi)、業(yè)務(wù)人員差 旅費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)、市內(nèi)交通費(fèi)、銷售傭金等。 2）、銷售管理費(fèi)：辦公、住宿用房房租、辦公費(fèi)、郵電費(fèi)、水電費(fèi)、財(cái)務(wù)費(fèi)用（財(cái) 務(wù)人員的業(yè)務(wù)傳真費(fèi)、往返倉庫對帳的市內(nèi)交通費(fèi)）。 分公司（辦事處）主控費(fèi)用的來源及標(biāo)準(zhǔn)： ①、分公司（辦事處）營運(yùn)最低保障金：按2004年度分公司/辦事處保障金確定辦法 。 ②、分公司/辦事處包干費(fèi)：按分公司（辦事處）2004年銷售年度費(fèi)用控制及薪資方 案執(zhí)行。 ③、其他費(fèi)用補(bǔ)充，如：空調(diào)公司總部根據(jù)市場狀況臨時制訂的面向分公司（辦事處 ）的費(fèi)用補(bǔ)充政策。 三、分公司（辦事處）協(xié)控費(fèi)用： 分公司（辦事處）組織實(shí)施的市場推廣費(fèi)：分公司（辦事處）組織實(shí)施的市場推廣 費(fèi)按銷售凈回款的2%計(jì)提，由空調(diào)公司市場部主要控制，分公司（辦事處）在轄區(qū)內(nèi)按 空調(diào)公司規(guī)定的審批程序批準(zhǔn)后，操作使用。費(fèi)用包括：分公司（辦事處）自行策劃的 媒體廣告發(fā)布費(fèi)、戶外廣告發(fā)布費(fèi)、現(xiàn)場POP制作費(fèi)、新聞媒體發(fā)布的新聞、報道、通訊 、消息、專題的直接費(fèi)用，分公司自行制作的廣告禮品、宣傳品制作費(fèi)，以及空調(diào)公司 批準(zhǔn)列入的其他市場推廣費(fèi)。年終決算，該項(xiàng)費(fèi)用不得超支，超支部分從分公司（辦事 處）主控費(fèi)用來源或獎金中扣除；若有結(jié)余，在基本完成銷售任務(wù)的前提下，空調(diào)公司 可給予相應(yīng)分公司（辦事處）一定的獎勵。 四、費(fèi)用項(xiàng)目的申報、審批、用款下?lián)芗皥髱ぃ?1. 空調(diào)公司總部主控費(fèi)用： 1）、開辦費(fèi)：按空調(diào)公司的批準(zhǔn)用款額度，發(fā)生開辦費(fèi)用時，由經(jīng)辦 人據(jù)實(shí)制單列出明細(xì)開支項(xiàng)目。分公司（辦事處）會計(jì)審核、經(jīng)理簽字證明，根據(jù)費(fèi)用 原始單據(jù)填制費(fèi)用報銷單寄回空調(diào)公司，辦理報帳沖帳手續(xù)。 2）、倉租：在空調(diào)公司核定的倉租的定額內(nèi)，由分公司（辦事處）經(jīng)理、會計(jì)填寫 項(xiàng)目申請，采用空調(diào)公司統(tǒng)一制定的租賃合同范本與出租單位簽訂合同后寄回空調(diào)公司 備案。該項(xiàng)費(fèi)用報銷時，憑核定的分公司（辦事處）倉租定額、項(xiàng)目審批書、租賃合同 和原始發(fā)票連同費(fèi)用報銷單定期寄回空調(diào)公司進(jìn)行此項(xiàng)費(fèi)用的審核、報銷（一般按月或 季、半年進(jìn)行審核）。 3）、工資：分公司（辦事處）人員工資的審批權(quán)屬空調(diào)公司辦公室，每月憑空調(diào)公 司審核、傳真的工資表發(fā)放工資，并將員工簽收之工資表回傳空調(diào)公司辦公室審查、備 案。 4）、獎金：空調(diào)公司總部根據(jù)百分考核制度確定分公司（辦事處）獎金發(fā)放總額， 分公司（辦事處）經(jīng)理擬定內(nèi)部獎金分配方案報總部審核、備案，由財(cái)務(wù)部發(fā)放。 5）、空調(diào)公司統(tǒng)一安排實(shí)施的廣告費(fèi)、宣傳費(fèi)：分公司（辦事處）根據(jù)空調(diào)公司的 廣告項(xiàng)目審批表、按要求填寫，經(jīng)批準(zhǔn)并組織實(shí)施后，將有關(guān)原始單據(jù)連同費(fèi)用報銷單 寄回空調(diào)公司報銷。 附：空調(diào)公司主控費(fèi)用使用一般流程圖 費(fèi) 用 項(xiàng) 審 批 審 核 借支費(fèi) 目 申 請 備 案 用（用款） 分公司（辦事處） 空調(diào)公司 費(fèi)用項(xiàng)目經(jīng)手人 費(fèi)用報帳 付 款 或 審 核 傳遞表 費(fèi)用單據(jù)傳遞 單據(jù)轉(zhuǎn)移 收集費(fèi)用單據(jù)、填 轉(zhuǎn) 帳 跟蹤表 制費(fèi)用報銷單 空調(diào)公司財(cái)務(wù) 相關(guān)部門 分公司（辦事處）財(cái)務(wù) 費(fèi)用項(xiàng)目經(jīng)手人 2、分公司（辦事處）主控費(fèi)用： 費(fèi)用發(fā)生后，由經(jīng)辦人據(jù)實(shí)制單，會計(jì)審核、經(jīng)理審批。 分公司（辦事處）主控費(fèi)用原始單據(jù)由分公司（辦事處...
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