庫(kù)房管理規(guī)定
庫(kù)房管理規(guī)定 |文件編號(hào)： |生效日期: |受控編號(hào)： | |NW607105 |2000.3.20 | | |密級(jí)：秘密 |版次：Ver 2.1 |修改狀態(tài)： | |總頁(yè)數(shù) |18 |正文 |9 |附錄 |9 | |編制：戚敏 |審核：韓冬梅 |批準(zhǔn)：孟莉 | 沈陽(yáng)東大阿爾派軟件股份有限公司 (版權(quán)所有,翻版必究) 文件修改控制 |修改記錄編號(hào) |修改 |修改頁(yè)碼及條款 |修改人 |審核人 |批準(zhǔn)人 |修改日期 | | |狀態(tài) | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | 目錄 1. 目的 2. 適用范圍 3. 術(shù)語(yǔ)和縮略語(yǔ) 4. 工作程序 1. 倉(cāng)庫(kù)管理制度 2. 商品入庫(kù)程序 3. 商品出庫(kù)程序 4. 商品借出程序 5. 退貨管理程序 6. 庫(kù)房盤(pán)點(diǎn)程序 7. 庫(kù)房管理員工作交接程序 5. 引用文件 6. 質(zhì)量記錄 6.1 NR607105A“軟件入庫(kù)單” 6.2 NR607105B“商品增減卡” 3. NR607105C“商品出庫(kù)單” 4. NR607105D“商品入庫(kù)單” 6.5 NR607105E“商品盤(pán)點(diǎn)表” 6.6 NR607105F“商品暫存申請(qǐng)單” 6.7 NR607105G“庫(kù)房外借未返回商品統(tǒng)計(jì)表” 6.8 NR607105H“商品內(nèi)部調(diào)撥單” 9. NR607105I“溫、濕度登記表” 10. JT借條 1. 目的 對(duì)軟件產(chǎn)品及其系統(tǒng)集成硬件商品的存儲(chǔ)進(jìn)行控制。 2. 適用范圍 適用于本公司軟件產(chǎn)品及其系統(tǒng)集成硬件商品的存儲(chǔ)管理。 3. 術(shù)語(yǔ)和縮略語(yǔ) 3.1 庫(kù)區(qū)：存放商品的區(qū)域，通常分為：合格品區(qū)、收貨區(qū)、輔助區(qū)、不合格品區(qū)。 2. 合格品區(qū)：存放合格商品的倉(cāng)儲(chǔ)區(qū)。 3. 收貨區(qū)：沒(méi)有辦理登記的入庫(kù)商品存放的區(qū)域。 4. 輔助區(qū)：存放辦公用品，禮品、暫存商品的區(qū)域。 5. 不合格品區(qū)：不合格商品的存放的區(qū)域。 4. 規(guī)定內(nèi)容 4.1 倉(cāng)庫(kù)管理制度 4.1.1 商品入庫(kù)。根據(jù)檢驗(yàn)結(jié)果，庫(kù)房人員將已有明確標(biāo)識(shí)的合格商品入庫(kù)，不合格 商品清點(diǎn)后入不合格品區(qū)，同時(shí)通知采購(gòu)部門(mén)責(zé)其通知廠商辦理退貨事宜。 4.1.2 商品出、入庫(kù)房要記帳，實(shí)行一物一卡制。記帳要有原始憑證，無(wú)原始單據(jù)一 律不能進(jìn)帳，原始單據(jù)必須有各自的編號(hào)。庫(kù)房管理員登記“商品增減卡”，堅(jiān) 持每月核對(duì)帳目和抽點(diǎn)商品，做到帳物相符。 4.1.3 商品要分類(lèi)存放。庫(kù)房按商品類(lèi)別及工作流程劃分為各個(gè)存儲(chǔ)區(qū)，各類(lèi)商品要 分類(lèi)存放，同類(lèi)商品集中存放，不得混放。 4. 商品存放應(yīng)科學(xué)、合理、整齊、有序，嚴(yán)防商品翻倒。 5. 庫(kù)房?jī)?nèi)要保持衛(wèi)生、整潔。貨區(qū)內(nèi)不得存放任何無(wú)標(biāo)記或者“商品增減卡”上無(wú)記 錄的商品。 4.1.6 庫(kù)存商品應(yīng)包裝完好，發(fā)現(xiàn)破損及時(shí)更換。用防靜電材料包裝的商品，要按原 包裝形式存放。標(biāo)注存放要求的貨箱，應(yīng)按要求存放，以避免造成商品的損耗 與毀壞。 4.1.7 庫(kù)房?jī)?nèi)要求溫度保持在攝氏0～40攝氏度以內(nèi)，濕度在20～90%以內(nèi)，每天上午 記錄一次實(shí)際溫、濕度情況。發(fā)現(xiàn)異?，F(xiàn)象要及時(shí)報(bào)告?！皽?、濕度登記表”要 妥善保存。庫(kù)房的溫度表、濕度儀，每半年要更換一次。 4.1.8 防止商品受潮，雨季尤其要注意，必要時(shí)要通風(fēng)。晴天時(shí)要開(kāi)窗換氣。易受潮 商品包裝箱內(nèi)要放防潮劑，并定期巡查，防潮劑失效應(yīng)及時(shí)更換。 9. 庫(kù)房管理安全第一。 10. 出、入庫(kù)商品的裝卸搬運(yùn)應(yīng)由庫(kù)房主管負(fù)責(zé)控制，嚴(yán)禁野蠻操作。 4.1.11 庫(kù)房保管相關(guān)原始單據(jù)一年。 4.2 商品入庫(kù)程序 4.2.1 軟件產(chǎn)品入庫(kù) 1）經(jīng)檢驗(yàn)合格的產(chǎn)品，產(chǎn)品制作部門(mén)填寫(xiě)“軟件入庫(kù)單”，經(jīng)檢驗(yàn)人簽字后交 庫(kù)房。 2）庫(kù)房管理員接到“軟件入庫(kù)單”后，逐項(xiàng)核查商品、產(chǎn)品編號(hào)若無(wú)誤簽收， 將“軟件入庫(kù)單”正本交產(chǎn)品制作部門(mén)，副本自留，同時(shí)登記商品增減卡， 將產(chǎn)品分類(lèi)存放，若核查商品、產(chǎn)品編號(hào)有誤則拒收。 2. 外購(gòu)商品入庫(kù) 1）庫(kù)房管理員根據(jù)采購(gòu)員填寫(xiě)的NR607103D“送貨驗(yàn)收單”與入庫(kù)商品的名稱(chēng)、 數(shù)量進(jìn)行核對(duì)，若正確就簽收。然后通知檢驗(yàn)員對(duì)商品進(jìn)行檢驗(yàn)，檢驗(yàn)員 對(duì)商品進(jìn)行檢驗(yàn)后，在NR607103D“送貨驗(yàn)收單”中驗(yàn)收情況一欄注明驗(yàn)收情 況并將其交給庫(kù)房管理員。 2）若NR607103D“送貨驗(yàn)收單”與到貨商品不符或檢驗(yàn)不合格，則在NR607103D “送貨驗(yàn)收單 ”上處理意見(jiàn)一欄注明處理經(jīng)過(guò)，然后庫(kù)房管理員將商品放入不合格區(qū)，通 知采購(gòu)部門(mén)辦理退貨事宜。 3）簽收的NR607103D“送貨驗(yàn)收單”交采購(gòu)員一份，自留一份并做好來(lái)貨記錄。 3. 直發(fā)、自采商品入庫(kù) 采購(gòu)員將填寫(xiě)的NR607103E“設(shè)備直發(fā)（自采）驗(yàn)收單”交給庫(kù)房管理員，同時(shí) 通知合同執(zhí)行員到庫(kù)房辦理相應(yīng)的出庫(kù)手續(xù)，庫(kù)房管理員拿到相應(yīng)的“商品出 庫(kù)單”之后，在NR607103E“設(shè)備直發(fā)（自采）驗(yàn)收單”上簽收。 4. 調(diào)撥商品入庫(kù) 1) 庫(kù)房管理員在接到“商品內(nèi)部調(diào)撥單”及商品之后，核對(duì)商品名稱(chēng)及數(shù)量，無(wú) 誤后交給檢驗(yàn)員進(jìn)行檢驗(yàn)，檢驗(yàn)員對(duì)商品進(jìn)行檢驗(yàn)后，在“商品內(nèi)部調(diào)撥單 ”備注一欄注明驗(yàn)收情況并交與庫(kù)房管理員。 2）若“商品內(nèi)部調(diào)撥單”與到貨商品不符或檢驗(yàn)不合格，庫(kù)房管理員將商品放 入不合格區(qū)，通知調(diào)出庫(kù)位換貨。 4.2.5 庫(kù)房管理員憑上述原始單據(jù)及時(shí)填寫(xiě)“商品增減卡”。 4.3 商品出庫(kù)程序 4.3.1 自用設(shè)備出庫(kù) 1) 使用部門(mén)領(lǐng)用商品時(shí)，需填寫(xiě)“商品出庫(kù)單”，經(jīng)倉(cāng)儲(chǔ)主管及收發(fā)貨人簽字后 生效。 2) 庫(kù)房管理員核實(shí)商品后發(fā)給使用部門(mén)。 4.3.2 合同出庫(kù) 1) 發(fā)貨時(shí)合同執(zhí)行員填寫(xiě)“商品出庫(kù)單”，經(jīng)主管經(jīng)理簽字后交合同執(zhí)行部門(mén)。 2) 庫(kù)房與合同執(zhí)行部門(mén)共同清點(diǎn)發(fā)貨商品，若無(wú)誤就發(fā)出商品，由合同執(zhí)行部 門(mén)收貨人及庫(kù)房管理員在“商品出庫(kù)單”上簽字，庫(kù)房留兩份，合同執(zhí)行部 門(mén)及財(cái)務(wù)部門(mén)各一份，若有誤，重新清點(diǎn)正確后再發(fā)貨，由合同執(zhí)行部門(mén) 負(fù)責(zé)安排運(yùn)輸。 4.3.3 駐外庫(kù)位的軟件合同商品直發(fā)出庫(kù) 由倉(cāng)儲(chǔ)主管傳設(shè)備直發(fā)通知給駐外庫(kù)房管理員，庫(kù)房管理員按單執(zhí)行發(fā)貨，然 后做好相應(yīng)記錄。 4.3.4 庫(kù)房管理員根據(jù)“商品出庫(kù)單”及時(shí)填寫(xiě)“商品增減卡”。 4.4 商品借出程序 4.4.1 公司內(nèi)部各部門(mén)借出商品要填寫(xiě)“借條”一式兩份，借用部門(mén)與庫(kù)房各一份。“ 借條”應(yīng)填寫(xiě)完整，經(jīng)主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)后，借用人簽字并送交庫(kù)房后，方可 借出。 2. 整套入庫(kù)的商品只能整套借出，不得拆出部件單獨(dú)外借，以免造成庫(kù)房管理混亂 和發(fā)貨失誤。若大件硬件必須拆部件外借時(shí)，需由借用部門(mén)協(xié)同技術(shù)支撐部門(mén) 一起從庫(kù)房整套借出，拆件后單獨(dú)辦理暫存手續(xù)暫存庫(kù)房，由庫(kù)房代為保管， 整個(gè)過(guò)程必須由技術(shù)支撐部門(mén)人員跟蹤并簽字認(rèn)可。 4.4.3 借出商品歸還時(shí)，必須經(jīng)檢驗(yàn)員檢驗(yàn)合格后方可入庫(kù)。即：如是整套借出硬件 產(chǎn)品必須經(jīng)技術(shù)支撐部門(mén)檢驗(yàn)貼合格標(biāo)貼；如是拆件借出硬件產(chǎn)品，需先從庫(kù) 房領(lǐng)出對(duì)應(yīng)暫存商品，組裝成套并經(jīng)技術(shù)支撐部門(mén)檢驗(yàn)貼合格標(biāo)貼；如是軟件 ，必須經(jīng)項(xiàng)目管理部門(mén)重新測(cè)試、包裝并簽字認(rèn)可。 4.4.4 歸還商品入庫(kù)后，還貨人應(yīng)在原“借條”備注欄上寫(xiě)明還貨日期并簽字。 4.4.5 如借出商品已轉(zhuǎn)售或留作自用，相關(guān)部門(mén)應(yīng)及時(shí)辦理出庫(kù)手續(xù)，沖消原“借條 ”。 4.4.6 若歸還商品經(jīng)檢驗(yàn)為不合格品，庫(kù)房將拒絕接收。 4.4.7 每年年終，庫(kù)房填寫(xiě)“庫(kù)房外借未返回商品統(tǒng)計(jì)表”，上報(bào)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及部門(mén) 負(fù)責(zé)人。 4.5 退貨管理程序 4.5.1 領(lǐng)用部門(mén)因各種原因需要將已領(lǐng)用商品退回庫(kù)房時(shí)，應(yīng)書(shū)面說(shuō)明原因并要填寫(xiě) “商品出庫(kù)單” 領(lǐng)用用負(fù)數(shù)填寫(xiě)對(duì)應(yīng)數(shù)量，一式四份，申請(qǐng)部門(mén)一份、庫(kù)房?jī)煞?、?cái)務(wù)一份， “商品出庫(kù)單”應(yīng)填寫(xiě)完整，經(jīng)主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)，方可退庫(kù)。 2. 所有退庫(kù)商品必須經(jīng)檢驗(yàn)合格后方可入庫(kù)，即：硬件需經(jīng)檢驗(yàn)員檢驗(yàn)后貼合格標(biāo) 貼；已拆封的軟件需經(jīng)產(chǎn)品制作部門(mén)測(cè)試、包裝、簽字認(rèn)可。 3. 若退庫(kù)商品經(jīng)檢驗(yàn)為不合格品，檢驗(yàn)員應(yīng)貼不合格標(biāo)簽返回申請(qǐng)部門(mén)。 4. 未經(jīng)檢驗(yàn)的退貨，庫(kù)房拒絕接收。 4.6 庫(kù)房盤(pán)點(diǎn)程序 4.6.1 倉(cāng)儲(chǔ)主管負(fù)責(zé)制定商品盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃，確定庫(kù)存商品盤(pán)點(diǎn)的項(xiàng)目、內(nèi)容、方式及完 成日期。每月與財(cái)務(wù)對(duì)帳，每半年盤(pán)點(diǎn)一次。 4.6.2 一般采用定期與循環(huán)性方法進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)。 4.6.3 庫(kù)房管理員收到盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃后進(jìn)行商品盤(pán)點(diǎn)工作，并按規(guī)定的日期完成。 4.6.4 盤(pán)點(diǎn)過(guò)程中，當(dāng)商品數(shù)量與“商品增減卡”記錄不符時(shí)，應(yīng)查明原因糾正錯(cuò)誤。 4.6.5 盤(pán)點(diǎn)時(shí)要注意核查商品有無(wú)損耗、損壞、變形、變質(zhì)等現(xiàn)象。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào) 告領(lǐng)導(dǎo)，重新申請(qǐng)檢驗(yàn)，檢驗(yàn)后檢驗(yàn)員填寫(xiě)驗(yàn)收情況庫(kù)房再根據(jù)檢驗(yàn)報(bào)告結(jié)果 處理。 4.6.6 盤(pán)點(diǎn)中若帳面與商品數(shù)量不符，在反復(fù)查找原因后仍無(wú)法平衡時(shí)，庫(kù)房管理員 應(yīng)填寫(xiě)“商品盤(pán)點(diǎn)表”交倉(cāng)儲(chǔ)主管審核，對(duì)盤(pán)盈盤(pán)虧情況詳細(xì)說(shuō)明原因。 4.6.7 倉(cāng)儲(chǔ)主管負(fù)責(zé)審核“商品盤(pán)點(diǎn)表”的合理與準(zhǔn)確性，跟蹤非正常物資檢驗(yàn)結(jié)果， 總結(jié)盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃執(zhí)行情況。 4.6.8 庫(kù)房管理員依據(jù)經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)的“商品盤(pán)點(diǎn)表”，調(diào)整帳目。年終盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后，在帳 面調(diào)整欄下劃二條紅色橫線，表示年終結(jié)帳。 4.6.9 “商品增減卡”更換時(shí)間根據(jù)情況而定，一般每年更換一次。新卡第一行要填寫(xiě) 上年結(jié)存數(shù)。上一年的“商品增減卡”要妥善保存，一般保存五年。 4.7 庫(kù)房管理員工作交接程序 4.7.1 卸任庫(kù)房管理員職責(zé)： 1）完整、正確地填寫(xiě)“商品增減卡”及帳目，做好應(yīng)該完成的各項(xiàng)工作。 2) 整理并列出資料移交清單，清單中應(yīng)注明各類(lèi)資料的份數(shù)及頁(yè)數(shù)，說(shuō)明其作 用、使用與填寫(xiě)方法，以及目前應(yīng)立即進(jìn)行的工作內(nèi)容。 3) 資料移交內(nèi)容包括： 1. “商品增減卡”或帳本； 2. NR607103D“送貨驗(yàn)收單”、“商品出庫(kù)單”、“商品入庫(kù)單”、“軟件入庫(kù)單” ； 3. “商品內(nèi)部調(diào)撥單”、“商品盤(pán)點(diǎn)表”； 4. “借條”、“商品暫存申請(qǐng)單”、“庫(kù)房外借未返回商品統(tǒng)計(jì)表”； 5. “溫、濕度登記表”。 4) 列出工作中應(yīng)注意的特別事項(xiàng)，以免繼任者發(fā)生錯(cuò)誤。 5) 與繼任者共同核對(duì)有關(guān)資料，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要作出合理解釋與糾正。 6) 工作移交完成后應(yīng)協(xié)助繼任者盡快熟悉工作。 4.7.2 繼任庫(kù)房管理員職責(zé) 1) 根據(jù)卸任庫(kù)房管理員提供的“商品盤(pán)點(diǎn)表”，逐項(xiàng)盤(pán)點(diǎn)商品。 2) 若相符，雙方在“商品盤(pán)點(diǎn)表”上簽字認(rèn)可，并報(bào)倉(cāng)儲(chǔ)主管審核。 3) 若不符，填寫(xiě)“商品盤(pán)點(diǎn)表”，交倉(cāng)儲(chǔ)主管審核處理。 4) 在“商品增減卡”上增填交接盤(pán)存一欄，寫(xiě)明接收日期、調(diào)整數(shù)、實(shí)際庫(kù)存數(shù) ，便于日后分清責(zé)任。 5) 按照資料移交清單核對(duì)接收有關(guān)資料，初步了解和掌握各類(lèi)資料的用途與使 用方法，以及進(jìn)行實(shí)際工作的基本步驟。 6) 在前任庫(kù)房管理員的協(xié)助下，盡快完成交接任務(wù)，使工作正常化。 5. 引用文件 （無(wú)） 6. 質(zhì)量記錄 6.1 NR607105A“軟件入庫(kù)單” 6.2 NR607105B“商品增減卡” 5. NR607105C“商品出庫(kù)單” 6. NR607105D“商品入庫(kù)單” 6.5 NR607105E“商品盤(pán)點(diǎn)表” 6.6 NR607105F“商品暫存申請(qǐng)單” 6.7 NR607105G“庫(kù)房外借未返回商品統(tǒng)計(jì)表” 6.8 NR607105H“商品內(nèi)部調(diào)撥單” 11. NR607105I“溫、濕度登記表” 12. JT借條 軟 件 入 庫(kù) 單 記錄編號(hào)：NR607105A- 入庫(kù)部門(mén)： 入庫(kù)日期： 年 月 日 |產(chǎn)品序列號(hào) |產(chǎn)品名稱(chēng)及版本號(hào) |介質(zhì)|加密鎖|盤(pán) |數(shù) |手 | | | | | |數(shù)/|量 |冊(cè) | | | | | |套 |(套|(本| | | | | | |) |) | | | | |單|網(wǎng)| | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ...
庫(kù)房管理規(guī)定