物美集團(tuán)大宗采購(gòu)工作指南
物美集團(tuán)大宗采購(gòu)工作指南 說(shuō)明：大宗采購(gòu)是指超過(guò)各業(yè)態(tài)公司總銷售額1％或全年采購(gòu)金額超過(guò)2000萬(wàn)人民幣的品 項(xiàng)。 1. 目的 建立和執(zhí)行這個(gè)制度是為了建設(shè)物美集團(tuán)高水平的采購(gòu)環(huán)境，提高供應(yīng)商的素質(zhì)和 供貨質(zhì)量，保證商品供貨的穩(wěn)定，防止發(fā)生質(zhì)量意外事故，同時(shí)可以降低采購(gòu)成本，防 止采購(gòu)中的徇私舞弊。但對(duì)象可口可樂(lè)、寶潔、聯(lián)合利華、花王、達(dá)能、帕爾瑪特這樣 物美沒(méi)有議價(jià)能力的供應(yīng)商，可能也不能采取這套工作指南。 這套工作指南的特點(diǎn)是在制度管理部設(shè)置第三方詢價(jià)（至少需兩人）和大宗采購(gòu)監(jiān) 督員（至少需三人，其中一人負(fù)責(zé)監(jiān)督計(jì)劃制定、監(jiān)督流程控制、監(jiān)督要點(diǎn)設(shè)定；一人 負(fù)責(zé)監(jiān)督過(guò)程復(fù)核、資料審查；一人負(fù)責(zé)資料收集、檢驗(yàn)、鑒別。） 2. 工作流程圖 采購(gòu)流程圖 3. 相關(guān)各方職責(zé) 1．集團(tuán)總裁 （1）。主持供應(yīng)商資格認(rèn)證和大宗采購(gòu)合同評(píng)審，控制會(huì)議進(jìn)程，協(xié)調(diào)各種矛盾和沖突 。保證工作按既定程序和標(biāo)準(zhǔn)完成。 （2）。聘請(qǐng)供應(yīng)商資格認(rèn)證和大宗采購(gòu)合同評(píng)審的咨詢專家。 （3）。參考各種信息，形成決議，確定合格供應(yīng)商，批準(zhǔn)大宗采購(gòu)合同的簽約和執(zhí)行。 2．認(rèn)證委員和評(píng)審委員： 主要由四個(gè)業(yè)態(tài)公司總經(jīng)理，四個(gè)業(yè)態(tài)公司采購(gòu)總監(jiān)、集團(tuán)財(cái)務(wù)部總監(jiān)、集團(tuán)制度管理 部總監(jiān)、集團(tuán)法律事務(wù)部總監(jiān)以及其他聘請(qǐng)人員組成。 根據(jù)咨詢專家調(diào)查報(bào)告，評(píng)價(jià)意見(jiàn)，供應(yīng)商自報(bào)材料，第三方詢價(jià)報(bào)告，其他調(diào)查報(bào)告 和信息，具體工作人員的現(xiàn)場(chǎng)說(shuō)明，投票決策。 3．大宗采購(gòu)監(jiān)督人員： （1）。執(zhí)行和監(jiān)控的關(guān)鍵點(diǎn)：供應(yīng)商認(rèn)證；合同議價(jià)；合同執(zhí)行監(jiān)控。 （2）。執(zhí)行和監(jiān)控的內(nèi)容： a. 檢查是否按程序完成工作 *.供應(yīng)商認(rèn)證程序：核實(shí)文件、實(shí)地調(diào)查、資質(zhì)評(píng)估、會(huì)審、儲(chǔ)備、簽約、汰換等等 。 *.合同議價(jià)程序：預(yù)算、調(diào)查、準(zhǔn)備、詢價(jià)、談判、審查、第三方詢價(jià)控制、核準(zhǔn) 、簽約、記帳等等。 *.合同執(zhí)行監(jiān)控程序：時(shí)間、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、運(yùn)輸、保險(xiǎn)、返傭、贊助、促銷 、生產(chǎn)流程控制、異常預(yù)警、汰換、合同修改、追索等等。 b. 檢查工作標(biāo)準(zhǔn)是否達(dá)到 *.供應(yīng)商認(rèn)證工作標(biāo)準(zhǔn)：規(guī)模、管理、質(zhì)量、裝備、合作度、價(jià)格、能力、競(jìng)爭(zhēng)力評(píng) 價(jià)等等。 *.合同議價(jià)工作標(biāo)準(zhǔn)：雙贏，長(zhǎng)期合作，附加條件優(yōu)惠，價(jià)格理想（市場(chǎng)平均價(jià)）， 其他代價(jià)低，風(fēng)險(xiǎn)可控等等 *.合同執(zhí)行監(jiān)控工作標(biāo)準(zhǔn):完成率，可靠性，異常率等等。 c. 檢查預(yù)定工作方法是否執(zhí)行，應(yīng)用的工具是否完整和合格 d. 檢查工作是否按時(shí)完成 *.供應(yīng)商認(rèn)證工作時(shí)間表 *.合同議價(jià)工作時(shí)間表 *.合同執(zhí)行工作監(jiān)控時(shí)間表 e. 檢查所附圖、表、單是否規(guī)范、完整 *.供應(yīng)商認(rèn)證所附圖、表、單： *.合同議價(jià)所附圖、表、單： *.合同執(zhí)行監(jiān)控所附圖、表、單： f. 現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查供應(yīng)商 g. 現(xiàn)場(chǎng)巡查配送、驗(yàn)收、質(zhì)檢、收貨、運(yùn)輸、庫(kù)存等等、 4．第三方詢價(jià)人員： （1）。定期對(duì)樣本商品進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查和網(wǎng)絡(luò)查詢； （2）。協(xié)調(diào)各下屬單位采購(gòu)與銷售在進(jìn)貨價(jià)格高低上的扯皮，以便分清責(zé)任，精確考核 ； （3）。為監(jiān)督控制采購(gòu)合同議價(jià)提供依據(jù)； （4）。實(shí)時(shí)掌握競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的經(jīng)營(yíng)企圖等等。） 5．大宗采購(gòu)績(jī)效考核人員 按物美集團(tuán)績(jī)效考核辦法進(jìn)行考核。 6．大宗采購(gòu)咨詢專家 主要由物美內(nèi)部有經(jīng)驗(yàn)的采購(gòu)人員、財(cái)務(wù)人員和店鋪銷售人員組成，由集團(tuán)總裁聘 請(qǐng)，給一定報(bào)酬，定期輪換。 主要負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查供應(yīng)商的資質(zhì)、規(guī)模、質(zhì)量管理水平、衛(wèi)生管理水平、生產(chǎn)管理 水平、運(yùn)營(yíng)管理水平、配送能力、財(cái)務(wù)狀況等等，并作出個(gè)人評(píng)價(jià)，以供集團(tuán)決策。 4. 程序和方法 1．供應(yīng)商資格認(rèn)證 （1）。供應(yīng)商資格認(rèn)證準(zhǔn)備 （2）。投寄招標(biāo)文件 （3）。檢核投標(biāo)文件 （4）。樣品檢驗(yàn)和評(píng)估 （5）。供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查 （6）。供應(yīng)商資格評(píng)估 （7）。會(huì)審 （8）。投寄供應(yīng)商入圍通知 2．大宗采購(gòu)合同評(píng)審 （1）。大宗采購(gòu)合同評(píng)審準(zhǔn)備 （2）。供應(yīng)商報(bào)價(jià) （3）。議價(jià)和第三方詢價(jià) （4）。其他附加條款 （5）。專家審核 （6）。會(huì)審 （7）。核實(shí) a. 預(yù)算 b. 價(jià)格 c. 法律 （8）。簽約 3．大宗采購(gòu)合同執(zhí)行 （1）。供貨時(shí)間和數(shù)量控制 （2）。商品質(zhì)量和衛(wèi)生控制 （3）。商品價(jià)格、包裝、規(guī)格、品種搭配和品項(xiàng)控制 （4）。運(yùn)輸、配送、保險(xiǎn)、返傭和贊助控制 （5）。商品促銷計(jì)劃控制 （6）。商品生產(chǎn)流程控制 （7）。異常預(yù)警、汰換 （8）。合同修改 （9）。退貨和索賠 4．大宗采購(gòu)合同支付 （1）。單據(jù)核實(shí) （2）。對(duì)帳 （3）。審核 a. 預(yù)算 b. 第三方詢價(jià) c. 質(zhì)檢 （4）。傳票 （5）。劃款 5. 主要表單 1．供應(yīng)商資格認(rèn)證 （1）。供應(yīng)商資格認(rèn)證準(zhǔn)備工作清單格式 （2）。大宗采購(gòu)招標(biāo)邀請(qǐng)格式 （3）。供應(yīng)商投標(biāo)文件格式 （4）。樣品檢驗(yàn)和評(píng)估表格式 （5）。對(duì)供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查清單格式 （6）。供應(yīng)商資格認(rèn)證評(píng)估表格式 2．大宗采購(gòu)合同評(píng)審 （1）。大宗采購(gòu)合同評(píng)審準(zhǔn)備工作清單格式 （2）。大宗采購(gòu)合同專家審核表格式 （3）。簽約程序傳票格式 （4）。大宗采購(gòu)合同要點(diǎn) 為降低工作成本和磨合成本，盡量使用物美原來(lái)的工作程序和表單，這樣可以盡快 的取得成效。 附錄：主要表單格式 1．供應(yīng)商資格認(rèn)證 （1）。供應(yīng)商資格認(rèn)證準(zhǔn)備工作清單格式 供應(yīng)商資格認(rèn)證準(zhǔn)備工作清單 （2）。大宗采購(gòu)招標(biāo)邀請(qǐng)格式 物美集團(tuán)大宗采購(gòu)招標(biāo)邀請(qǐng)書 編號(hào); （3）。供應(yīng)商投標(biāo)文件格式 物美集團(tuán)大宗采購(gòu)供應(yīng)商投標(biāo)書 編號(hào)： （4）。樣品檢驗(yàn)和評(píng)估表格式 物美集團(tuán)大宗采購(gòu)樣品檢驗(yàn)和評(píng)估表 編號(hào)： （5）。對(duì)供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查清單格式 物美集團(tuán)大宗采購(gòu)對(duì)供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查清單 編號(hào)： （6）。供應(yīng)商資格認(rèn)證評(píng)估表格式 物美集團(tuán)供應(yīng)商資格認(rèn)證評(píng)估表 編號(hào)： 2．大宗采購(gòu)合同評(píng)審 （1）。大宗采購(gòu)合同評(píng)審準(zhǔn)備工作清單格式 大宗采購(gòu)合同評(píng)審準(zhǔn)備工作清單 （2）。大宗采購(gòu)合同專家審核表格式 物美集團(tuán)大宗采購(gòu)合同專家審核表 編號(hào)： （3）。簽約程序傳票格式 物美集團(tuán)大宗采購(gòu)合同簽約程序 編號(hào) （4）。大宗采購(gòu)合同要點(diǎn) 物美集團(tuán)根據(jù)自己具體情況，對(duì)不同的種類的商品，應(yīng)分別制定制式合同。但大宗 采購(gòu)合同有一些要點(diǎn)要注意： a.商品的品種、規(guī)格和數(shù)量:商品的品種應(yīng)具體，避免使用綜合品名；商品的規(guī)格應(yīng)規(guī)定 顏色、式樣、尺碼和牌號(hào)等；商品的數(shù)量多少應(yīng)按國(guó)家統(tǒng)一的計(jì)量單位標(biāo)出。必要時(shí)， 可附上商品品種、規(guī)格、數(shù)量明細(xì)表。 b.商品的質(zhì)量和包裝:合同中應(yīng)規(guī)定商品所應(yīng)符合的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，注明是國(guó)家或部頒標(biāo)準(zhǔn)； 無(wú)國(guó)家和部頒標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)由雙方協(xié)商憑樣訂（交）貨，并要封樣待查并要封樣待查。；對(duì) 于副、次品應(yīng)規(guī)定出一定的比例，并注明其標(biāo)準(zhǔn)；對(duì)實(shí)行保換、保修、保退辦法的商品 ，應(yīng)寫明具體條款；對(duì)商品包裝材料、包裝式樣、規(guī)格、體積、重量、標(biāo)志、及包裝物 的處理等，均應(yīng)有詳細(xì)規(guī)定。 c.商品的價(jià)格和結(jié)算方式:合同中對(duì)商品和價(jià)格的規(guī)定要具體，規(guī)定作價(jià)的辦法和變價(jià)處 理等，以及規(guī)定對(duì)副品、次品的折扣辦法；規(guī)定結(jié)算方式和結(jié)算程序。 d.交貨期限、地點(diǎn)和發(fā)送方式:交（提）貨期限（日期）要按照有關(guān)規(guī)定，并考慮雙方的 實(shí)際情況、商品特點(diǎn)和交通運(yùn)輸條件等確定。同時(shí)，應(yīng)明確商品的發(fā)送方式（送貨、代 運(yùn)、自提）。 e.商品驗(yàn)收辦法:合同中要具體規(guī)定在數(shù)量上驗(yàn)收和在質(zhì)量上驗(yàn)收商品的辦法、期限和地 點(diǎn)。 f.違約責(zé)任：簽約一方不履行合同，違約方應(yīng)負(fù)物質(zhì)責(zé)任，賠償對(duì)方遭受的損失。在簽 訂合同時(shí)，應(yīng)明確規(guī)定，供應(yīng)者有以下三種情況時(shí)應(yīng)付違約金或賠償金： *未按合同規(guī)定的商品數(shù)量、品種、規(guī)格供應(yīng)商品； *未按合同規(guī)定的商品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)交貨； *逾期發(fā)送商品，臨時(shí)更改到貨地點(diǎn)等，應(yīng)付違約金或賠償金。 g．合同的變更和解除條件:在什么情況下可變更或解除合同，什么情況下不可變更或解 除合同，通過(guò)什么手續(xù)來(lái)變更或解除合同等情況，都應(yīng)在合同中予以規(guī)定。 　　除此之外，采購(gòu)合同應(yīng)視實(shí)際情況，增加若干具體的補(bǔ)充規(guī)定，使簽訂的合同更切 實(shí)際，更有效力。 在我們的實(shí)際工作中，發(fā)現(xiàn)大宗采購(gòu)合同有以下風(fēng)險(xiǎn)： a.主體沒(méi)有訂立合同的資格，沒(méi)有實(shí)際履行能力,主要表現(xiàn)形式為：訂立合同的一方根 本沒(méi)有提供法人資格證明；合同一方雖提供了《企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照》，但為副本或復(fù)印件 ，其實(shí)為偽造的證明；合同一方提供了正式的《企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照》但其實(shí)際虛報(bào)注冊(cè)資 本，無(wú)實(shí)有資金，并沒(méi)有實(shí)際履行能力;合同一方在訂立合同時(shí)雖提供了正式的《企業(yè)法 人營(yíng)業(yè)執(zhí)照》，但因未參加工商局年檢已被吊銷營(yíng)業(yè)執(zhí)照;代理人超越代理權(quán)限，以被代 理人名義簽訂買賣合同。 b. 合同中由于用詞不準(zhǔn)確，導(dǎo)致雙方經(jīng)常有爭(zhēng)議，常見(jiàn)的有：質(zhì)量約定不明確； 履行地點(diǎn)不明確； 付款期限不明確；違約責(zé)任不明確；付款方式不明確；履行方式不明確；計(jì)量方法不明 確；檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)不明確等等。 ----------------------- 后備供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù):出入庫(kù)操作規(guī)范，數(shù)據(jù)庫(kù)管理操作規(guī)范 銷售模塊訂貨 訂單處理操作規(guī)范： 新品開發(fā)操作規(guī)范： 老品補(bǔ)貨 老品新合同 新品 供應(yīng)商資格認(rèn)證操作規(guī)范：認(rèn)證計(jì)劃、認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)、認(rèn)證程序、認(rèn)證方法、認(rèn)證結(jié)果處置 、認(rèn)證表格匯總 新店商品規(guī)劃鋪底訂貨操作規(guī)范： 第三方詢價(jià)模塊 庫(kù)存充足 采購(gòu)合同作業(yè)操作規(guī)范：預(yù)算、調(diào)查、準(zhǔn)備、詢價(jià)、談判、審查、第三方詢價(jià)控制、核 準(zhǔn)、簽約、記帳 促銷計(jì)劃訂貨操作規(guī)范： 庫(kù)存不足 配送模塊 配送指令 合同執(zhí)行操作規(guī)范：時(shí)間、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、運(yùn)輸、保險(xiǎn)、返傭、贊助、促銷、生產(chǎn) 流程控制、異常預(yù)警、汰換、合同修改、追索 預(yù)算模塊 結(jié)算支付申請(qǐng)操作規(guī)范： 執(zhí)行模塊 集團(tuán)信息系統(tǒng)：采購(gòu)品項(xiàng)數(shù)量和價(jià)格、市場(chǎng)價(jià)格、供應(yīng)商數(shù)據(jù)、合同執(zhí)行數(shù)據(jù)、預(yù)算數(shù) 據(jù)、結(jié)算數(shù)據(jù) 監(jiān)控模塊 （1）。完成分店鋪商品規(guī)劃 （2）。完成新開店鋪計(jì)劃和商品規(guī)劃 （3）。完成大宗采購(gòu)招標(biāo)計(jì)劃 （4）。印刷大宗采購(gòu)招標(biāo)邀請(qǐng)書 （5）。印刷供應(yīng)商投標(biāo)書 （6）。印刷樣品檢驗(yàn)和評(píng)估表 （7）。印刷供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查清單 （8）。印刷供應(yīng)商資格認(rèn)證評(píng)估表 （9）。印刷供應(yīng)商資格認(rèn)證會(huì)審表 （10）。印刷供應(yīng)商入圍通知 交貨時(shí)間： 數(shù)量、交貨批次： 規(guī)格、包裝： 品項(xiàng)： 促銷條件： 交貨地點(diǎn)： 退貨條件： 支付條件： 支付方式： 驗(yàn)收辦法： 衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)： 質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)： 初審合格 招標(biāo)流程 供應(yīng)商提供樣品 供應(yīng)商投標(biāo) 招標(biāo)邀請(qǐng) 對(duì)供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查 樣品合格 樣品檢驗(yàn)和評(píng)估 專家評(píng)估 發(fā)入圍通知書 認(rèn)證合格 供應(yīng)商資格認(rèn)證委員會(huì)會(huì)審 進(jìn)入大宗采購(gòu)合同談判程序 聯(lián)絡(luò)電話： 領(lǐng)取投標(biāo)文件地點(diǎn) 截標(biāo)時(shí)間 招標(biāo)時(shí)間 法人代表： 電話： 公司地址： 公司名稱： 生產(chǎn)許可證 衛(wèi)生許可證 稅務(wù)登記號(hào)碼： 營(yíng)業(yè)執(zhí)照號(hào)碼： 代理許可證： 注冊(cè)資金： 員工人數(shù)： 生產(chǎn)工廠： 經(jīng)營(yíng)品項(xiàng)： 生產(chǎn)設(shè)備清單 質(zhì)量管理體系認(rèn)證文件 三年銷售記錄和主要客戶 三年財(cái)務(wù)報(bào)表 衛(wèi)生檢疫證號(hào) 產(chǎn)權(quán)證明 管理制度 配送能力 品項(xiàng)、商標(biāo)、生產(chǎn)廠家、規(guī)格、包裝、數(shù)量、交貨時(shí)間、交貨批次、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量保 證、衛(wèi)生保證、退貨保證、結(jié)算要求等等 投標(biāo)品項(xiàng) 促銷安排 返傭、贊助承諾 配送承諾 報(bào)價(jià) 投標(biāo)日期 保證人電話 代理人電話 投標(biāo)人電話 樣品送審公司名稱： 公司地址： 電話： 安全許可證 衛(wèi)生許可證 稅務(wù)登記號(hào)碼： 營(yíng)業(yè)執(zhí)照號(hào)碼： 生產(chǎn)許可證： 生產(chǎn)工藝： 員工人數(shù)： 生產(chǎn)工廠： 送審品項(xiàng)： 生產(chǎn)設(shè)備清單 質(zhì)量管理體系認(rèn)證文件 主要客戶 保質(zhì)期 衛(wèi)生檢疫證號(hào) 檢驗(yàn)地點(diǎn)、設(shè)備、技術(shù) 檢驗(yàn)時(shí)間 送審時(shí)間 品項(xiàng)、商標(biāo)、生產(chǎn)廠家、規(guī)格、包裝、數(shù)量、功能、口感、目視外觀、質(zhì)量、衛(wèi)生、保 質(zhì)期、成分、有毒物質(zhì)等等 檢驗(yàn)項(xiàng)目結(jié)果 檢驗(yàn)結(jié)論 采購(gòu)監(jiān)督簽名 檢驗(yàn)員簽名 專家評(píng)分 1. 核實(shí)營(yíng)業(yè)執(zhí)照（到當(dāng)?shù)毓ど叹趾藢?shí)） 2. 核實(shí)稅務(wù)登記證（到當(dāng)?shù)囟悇?wù)局核實(shí)） 3. 核實(shí)衛(wèi)生許可證（到當(dāng)?shù)匦l(wèi)生部門核實(shí)） 4. 核實(shí)產(chǎn)權(quán)證明（到當(dāng)?shù)赝恋鼐帧⒎慨a(chǎn)局核實(shí)，機(jī)器設(shè)備要求供應(yīng)商提供原始發(fā)票，到原 生產(chǎn)廠家核實(shí)。） 5. 銀行存款核實(shí)，要求供應(yīng)商提供每月隨機(jī)抽取三天得銀行對(duì)帳單，共計(jì)十二個(gè)月，到銀 行核實(shí)。 6. 應(yīng)收應(yīng)付要求供應(yīng)商提供清單，發(fā)函或電話核實(shí)。 7. 測(cè)試質(zhì)量控制系統(tǒng)的有效性。 8. 測(cè)試衛(wèi)生檢疫控制系統(tǒng)的有效性。 9. 檢查原料進(jìn)貨渠道。 10．考察現(xiàn)場(chǎng)管理。 11．核實(shí)目前主要客戶的真實(shí)性。 12．抽查管理制度執(zhí)行的有效性。 13．評(píng)估設(shè)備水平、生產(chǎn)能力。 14．評(píng)估工藝路線和操作方法。 15．評(píng)估設(shè)備、儀器維護(hù)水平。 16．過(guò)去供應(yīng)其他公司是否按期，是其他否有不良記錄。 17．供應(yīng)商領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)人評(píng)價(jià), 人品、性格;組織能力;計(jì)劃能力;執(zhí)行能力;控制能力。 18．表格 a.規(guī)模:.資產(chǎn)及結(jié)構(gòu)，重點(diǎn)是分析資產(chǎn)質(zhì)量 b.負(fù)債及結(jié)構(gòu)，重點(diǎn)是分析債權(quán)人結(jié)構(gòu) c.生產(chǎn)設(shè)備和工藝，重點(diǎn)是分析質(zhì)量和產(chǎn)能 d.員工人數(shù)及結(jié)構(gòu)，重點(diǎn)是分析管理水平 e.行業(yè)水平，重點(diǎn)分析競(jìng)爭(zhēng)力和發(fā)展?jié)摿?f.效益、/銷售收...
物美集團(tuán)大宗采購(gòu)工作指南