標(biāo)準(zhǔn)流程_進(jìn)貨管理
進(jìn)貨流程 進(jìn)貨流程包括進(jìn)貨業(yè)務(wù)流程、進(jìn)貨結(jié)算付款流程、進(jìn)貨總體回退流程、收貨管理流程 和進(jìn)貨退貨流程。 進(jìn)貨業(yè)務(wù)流程 一 業(yè)務(wù)說明 企業(yè)管理層根據(jù)企業(yè)發(fā)展目標(biāo)在年初指定年銷售計(jì)劃。銷售部門根據(jù)銷售額、銷售 利潤等指標(biāo)確定年度、季度銷售目標(biāo)。同時(shí)對于主營品種重點(diǎn)照顧。在此基礎(chǔ)之上，進(jìn) 貨部門就得到了本年度或季度需要購進(jìn)的品種、數(shù)量信息。當(dāng)然，這也不是進(jìn)貨部門購 進(jìn)的唯一依據(jù)。新經(jīng)營品種的采購?fù)沁M(jìn)貨部門、企業(yè)管理層和供應(yīng)商協(xié)商確定的。 在此會(huì)產(chǎn)生一個(gè)粗的進(jìn)貨計(jì)劃。 進(jìn)貨計(jì)劃明確后，各個(gè)業(yè)務(wù)員大致有了一個(gè)進(jìn)貨參考，根據(jù)庫存、銷售信息反饋， 業(yè)務(wù)員在日常工作中通過電話、會(huì)面等各種方式與供應(yīng)商保持聯(lián)系，確定進(jìn)貨的品種和 數(shù)量。此時(shí)可以考慮利用進(jìn)貨合同管理。但從實(shí)際情況看，業(yè)務(wù)人員還難以從手工方式 轉(zhuǎn)變到利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行日常業(yè)務(wù)管理，進(jìn)貨合同也并不是所有的進(jìn)貨都有，業(yè)務(wù)人員對 進(jìn)貨合同的說法比較敏感，建議一切進(jìn)貨記錄都稱為要貨記錄而不要輕易使用系統(tǒng)中的 進(jìn)貨合同概念。 現(xiàn)階段看，無庫存情況還是很少的。保留少量庫存不僅僅是流動(dòng)資金的占用，而且 還會(huì)需要物理空間。為了保證物理空間能夠滿足需要，需要進(jìn)貨時(shí)業(yè)務(wù)員應(yīng)該提前通知 倉儲(chǔ)部門準(zhǔn)備庫存地點(diǎn)，對于鐵路送貨等情況，還需要備車提貨。（補(bǔ)充一般送貨的幾 種形式） 貨到倉庫后，倉庫首先需要驗(yàn)收，對比送貨單和實(shí)物，確認(rèn)后倉庫人員要填寫收貨 單據(jù)，明確送貨單位、收貨品種、數(shù)量、質(zhì)量等信息。一方面提供給對方送貨人員作為 收貨憑據(jù)，另一方面，則需要將收貨單據(jù)傳遞到業(yè)務(wù)部門辦理記帳手續(xù)。收貨時(shí)一般有 兩種情況：對方提供價(jià)格信息、對方不提供價(jià)格信息。這兩種不同的做法對系統(tǒng)的使用 是不同的。一般的原則是：庫房只管理貨品的數(shù)量、批號等信息，價(jià)格由業(yè)務(wù)部門來確 定。 進(jìn)貨部門在收到收貨單據(jù)后，查找要貨記錄核對（或填寫）本次進(jìn)貨價(jià)格，并在要 貨記錄上進(jìn)行標(biāo)記。在手工管理時(shí)，還需要在業(yè)務(wù)庫存中添加此記錄，以備察看。價(jià)格 確定后制進(jìn)貨單據(jù)向下個(gè)環(huán)節(jié)流轉(zhuǎn)。 關(guān)于應(yīng)付帳款的管理有兩種做法：一、沒有發(fā)票的進(jìn)貨單據(jù)暫時(shí)由進(jìn)貨業(yè)務(wù)員管理 ，等發(fā)票到后業(yè)務(wù)員將進(jìn)貨發(fā)票和進(jìn)貨單據(jù)一起提交給財(cái)務(wù)。二、一旦填制進(jìn)貨單據(jù)后 就轉(zhuǎn)交給財(cái)務(wù)人員管理。這對于企業(yè)財(cái)務(wù)處理是不一樣的。 關(guān)于發(fā)票價(jià)格與進(jìn)貨單據(jù)價(jià)格不一致，一般財(cái)務(wù)都需要填制存貨調(diào)整單據(jù)對存貨進(jìn) 行調(diào)整。 二、流程圖 進(jìn)貨業(yè)務(wù)的流程如下所示： 三、流程圖說明 進(jìn)貨系統(tǒng)目前的進(jìn)貨計(jì)劃管理比較弱，但企業(yè)進(jìn)貨業(yè)務(wù)人員又需要計(jì)劃參考。為了解決 這個(gè)問題，在實(shí)施處理上可以考慮提供貨品在一定時(shí)間范圍內(nèi)的銷售情況，通過平均銷 售給業(yè)務(wù)提供進(jìn)貨參考，但并不自動(dòng)將該銷售轉(zhuǎn)為進(jìn)貨計(jì)劃。如果希望能夠?qū)⒔?jīng)業(yè)務(wù)員 確認(rèn)調(diào)整后的進(jìn)貨情況錄入計(jì)算機(jī)，可以考慮使用進(jìn)貨計(jì)劃功能。 進(jìn)貨計(jì)劃可以從時(shí)間上分為中長期計(jì)劃，系統(tǒng)可以提供的途徑主要包括：根據(jù)銷售情況 預(yù)測進(jìn)貨；根據(jù)設(shè)置的上下限生成報(bào)警供業(yè)務(wù)人員參考。從實(shí)際使用看，由于沒有很好 地進(jìn)行銷售預(yù)測，這兩種途徑的實(shí)用性都比較差。 進(jìn)貨合同：在具體實(shí)施過程中，注意系統(tǒng)名詞與企業(yè)習(xí)慣的統(tǒng)一。在實(shí)際中存在兩 種情況：一、企業(yè)認(rèn)為系統(tǒng)要求維護(hù)進(jìn)貨合同，則企業(yè)與供應(yīng)商必須簽訂具有法律效應(yīng) 的字面文檔。建議在解釋時(shí)多使用要貨計(jì)劃等信息；二、業(yè)務(wù)人員素質(zhì)問題。人員習(xí)慣 以及企業(yè)實(shí)施推動(dòng)力量不足，導(dǎo)致在系統(tǒng)中錄入要貨計(jì)劃的努力很難實(shí)現(xiàn)。這對于后續(xù) 流程的實(shí)現(xiàn)方式有較大的影響。 進(jìn)貨：進(jìn)貨環(huán)節(jié)是財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)的到貨（進(jìn)貨類型的到貨）確認(rèn)過程，該環(huán)節(jié)主要明確的 信息是品種的價(jià)格問題。從實(shí)際情況看，該環(huán)節(jié)還可以對收貨起到監(jiān)督的作用，收貨品 種、數(shù)量等信息可以通過勾兌合同來完成。不過由于收貨不允許多于合同數(shù)量（程序限 制），而實(shí)際存在很多多收或少收的情況，勾兌合同的操作性會(huì)受到一定的影響。做完 進(jìn)貨單后，系統(tǒng)分兩個(gè)走向進(jìn)行后續(xù)處理：商品帳的暫估、應(yīng)付帳的掛帳處理。實(shí)際中 很少有票先的情況，及時(shí)票先也可以考慮壓票等貨到后一起處理。這樣可以簡化進(jìn)貨類 型的劃分（貨先、票先、款先）。 四、單據(jù)說明 五、報(bào)表說明 六、崗位職責(zé) 七、崗位操作規(guī)范 八、可以簡化的業(yè)務(wù)流程 九、可能遇到的特殊問題 十、配置說明 進(jìn)貨結(jié)算付款流程 一 業(yè)務(wù)說明 業(yè)務(wù)人員根據(jù)同供應(yīng)商達(dá)成的付款協(xié)議填制付款申請表，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批通過后轉(zhuǎn)交財(cái) 務(wù)，財(cái)務(wù)辦理付款業(yè)務(wù)。付款一般有兩種方式：即付和先掛帳后付款。 在付款方面，財(cái)務(wù)肩負(fù)著控制企業(yè)流動(dòng)資金的義務(wù)。因此，需要向財(cái)務(wù)提供這方面 的相關(guān)信息，以便財(cái)務(wù)及時(shí)籌措資金。同時(shí)為企業(yè)整體的資本運(yùn)營服務(wù)。 二、流程圖 進(jìn)貨結(jié)算付款流程圖如下： 三、流程圖說明 進(jìn)貨結(jié)算：供貨方發(fā)票到后，勾兌進(jìn)貨單（貨先）生成結(jié)算單掛帳，差異部分系統(tǒng)自動(dòng) 進(jìn)行進(jìn)貨補(bǔ)差，調(diào)整存貨金額。實(shí)際運(yùn)行過程中，該操作是由業(yè)務(wù)人員還是財(cái)務(wù)人員去 完成值得斟酌。業(yè)務(wù)人員熟悉業(yè)務(wù)，可以很準(zhǔn)確地勾兌進(jìn)貨單據(jù)。財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)對應(yīng)付 帳的審核，結(jié)算最終需要財(cái)務(wù)的確認(rèn)。 進(jìn)貨付款：業(yè)務(wù)人員根據(jù)協(xié)議給供應(yīng)商付款，分兩種情況：應(yīng)付沖減或預(yù)付。此外還可 能存在應(yīng)收抵應(yīng)付的特殊形式。應(yīng)付沖減需要勾兌結(jié)算單沖減應(yīng)付帳。 四、單據(jù)說明 五、報(bào)表說明 六、崗位職責(zé) 七、崗位操作規(guī)范 八、可以簡化的業(yè)務(wù)流程 9. 可能遇到的特殊問題 10. 配置說明 進(jìn)貨總體回退流程 一 業(yè)務(wù)說明 二、流程圖 進(jìn)貨總體的回退的流程如下： 三、流程圖說明 四、單據(jù)說明 五、報(bào)表說明 六、崗位職責(zé) 七、崗位操作規(guī)范 八、可以簡化的業(yè)務(wù)流程 九、可能遇到的特殊問題 十、配置說明 收貨管理 一 業(yè)務(wù)說明 二、流程圖 收貨管理的流程如下： 三、流程圖說明 收貨主要解決貨品批號、貨位等信息。為了簡化操作復(fù)雜程度，可以考慮通過勾兌進(jìn)貨 合同來生成相關(guān)的收貨信息。這還可以達(dá)到另一個(gè)目的，即合同等同于收貨通知單，可 以控制收貨業(yè)務(wù)。 四、單據(jù)說明 五、報(bào)表說明 六、崗位職責(zé) 七、崗位操作規(guī)范 八、可以簡化的業(yè)務(wù)流程 九、可能遇到的特殊問題 11. 配置說明 進(jìn)貨退貨管理 一 業(yè)務(wù)說明 二、流程圖 進(jìn)貨退貨管理的流程如下： 三、流程圖說明 四、單據(jù)說明 五、報(bào)表說明 六、崗位職責(zé) 七、崗位操作規(guī)范 八、可以簡化的業(yè)務(wù)流程 九、可能遇到的特殊問題 十、配置說明 ----------------------- [pic] [pic] [pic] [pic] [pic]
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