超市采購業(yè)務(wù)談判的內(nèi)容與采購合同的履行
超市采購業(yè)務(wù)談判的內(nèi)容與采購合同的履行
一、采購業(yè)務(wù)談判的內(nèi)容
　　1．采購業(yè)務(wù)談判的三項制約文件
　　連鎖超市公司買手同供應(yīng)商進行談判的依據(jù)是超市公司制定的商品采購計劃，商品促銷計劃以及供應(yīng)商文件。
　　(1)商品采購計劃。該計劃包括商品大類、中分類、小分類(不制定單品計劃指標)等各類別的總量目標及比例結(jié)構(gòu)(如銷售額及其比重、毛利額及其比重)、周轉(zhuǎn)率，各類商品的進貨標準、交易條件等。
　　(2)商品促銷計劃。該計劃包括參加促銷活動的廠商及商品，商品促銷的時間安排，促銷期間的商品價格優(yōu)惠幅度、廣告費用負擔、附贈品等細節(jié)內(nèi)容。
　　(3)供應(yīng)商文件。商品采購計劃與促銷計劃是超市公司采購業(yè)務(wù)部制定的兩項總體性計劃，通常是針對所有采購商品制定的而不是針對某供應(yīng)商而制定的。買手同供應(yīng)商進行業(yè)務(wù)談判還必須依據(jù)總部制定的供應(yīng)商文件來進行，其內(nèi)容是：
　　①供應(yīng)商名單(公司名稱、地址、開戶銀行帳號、電話等)；
　?、诠┴洍l件(品質(zhì)、包裝、交貨期、價格及折扣等)；
　?、谟嗀洍l件(訂購量、配送頻率、送貨時間等)；
　?、芨犊顥l件(進貨審核、付款、退貨抵款等)；
　?、迲{據(jù)流轉(zhuǎn)程序(采購合同——訂貨單——供貨編號——形式發(fā)票——退貨單——退貨發(fā)票)。
　　供應(yīng)商文件實際上是要求供應(yīng)商在與連鎖商的交易中，按照連鎖企業(yè)的運作規(guī)范來進行。
　　2．采購業(yè)務(wù)談判內(nèi)容
　　上述三項文件尤其是供應(yīng)商文件構(gòu)成采購業(yè)務(wù)談判內(nèi)容的框架，也是采購合同的基本內(nèi)容框架。具體的談判內(nèi)容主要包括：
　　(1)采購商品——質(zhì)量、品種、規(guī)格、包裝等。
　　(2)采購數(shù)量——采購總量、采購批量(單次采購的最高訂量與最低訂量)等。
　　(3)送貨——交貨時間、頻率、交貨地點、最高與最低送貨量、保質(zhì)期、驗收方式等。
(4)退貨——退貨條件、退貨時間、退貨地點、退貨方式、退貨數(shù)量、退貨費用分攤等。
(5)促銷——促銷保證、促銷組織配合、促銷費用承擔等。
　　(6)價格及價格折扣優(yōu)惠——新商品價格折扣、單次訂貨數(shù)量折扣、累計進貨數(shù)量折扣、年底退傭、不退貨折扣(買斷折扣)、提前付款折扣等。
　　(7)付款條件——付款期限、付款方式等。
　　(8)售后服務(wù)保證——保換、保退、保修、安裝等。
　　上述談判內(nèi)容加上違約責任、合同變更與解除條件及其他合同必備內(nèi)容就形成采購合同。
　　二、采購合同的履行
　　在買手與供應(yīng)商完成采購業(yè)務(wù)談判，簽訂采購合同并正式生效后，就進入采購合同的履行階段，這一階段主要包括訂單、質(zhì)量監(jiān)控和付款三個環(huán)節(jié)。
　　1．訂單
　　訂單這項業(yè)務(wù)由采購部的貨架管理員與里手履行。
　　(1)單店鋪貨與多店鋪貨的選擇。單店鋪貨是指所采購新商 品首先在超市公司某一家門店試銷，其優(yōu)點是經(jīng)營風險小，購銷過程容易控制，缺點是促銷影響面小，市場對該新品接受慢；多店鋪貨是指所采購新商品同時在超市公司多個門店銷售，其優(yōu)點是促銷影響面廣，有可能短期內(nèi)成為公司主力商品，缺點是一旦該新品銷路不佳，其占據(jù)的貨架陳列位置會使公司損失一些獲利機會。
　　單店鋪貨與多店鋪貨選擇，主要取決于該新商品市場銷售的預測，若前景看好，應(yīng)多店鋪貨；若前景不明，則先在單店試銷，試銷效果不佳，盡早退出，試銷效果較好，再全面在各門店鋪貨。
　　(2)預鋪賣場布局和陳列貨架的選定。新品引入賣場通常與促銷活動相配合。所以新品一般可陳列在賣場進口的端頭貨架上，并配以適當POP廣告。訂單時要確定布局點和陳列貨架，并確定布局點和空貨架的騰出時間和上貨時間。
　　(3)配送中心倉位預留和選定。若所采購的新商品實行的是集中進貨和配送中心統(tǒng)一配送，則采購業(yè)務(wù)人員在履行采購合同時，還將負責配送中心倉位預留和選定。倉位的預留和選定，除了要考慮商品本身物理、化學屬性外，還要考慮將來配送中心到門店距離的遠近、裝卸因素以及分揀、配貨、物流加工等物流要求。
　　(4)供應(yīng)商送貨時間、數(shù)量的確定。供應(yīng)商送貨時間與數(shù)量要由超市公司里手(下單員)
嚴格按照采購合同和連鎖超市公司銷售狀況執(zhí)行，送貨時間體現(xiàn)的是準時和高效服務(wù)，既不
能遲送也不能早送；送貨數(shù)量體現(xiàn)的是經(jīng)濟和低成本，既不能少送，也不能多送。
　　送貨時間與數(shù)量的確定，是連鎖超市公司采購業(yè)務(wù)流程中一個重要環(huán)節(jié)，也是超市公司整個經(jīng)營活動的重要基礎(chǔ)。在此，特別提請管理者注意以下兩點：
　?。ǎ保┧拓浬婕俺泄静少彶?、門店、供應(yīng)商、配送中心諸多單位，各單位只有密切配合，才能使多環(huán)節(jié)很好銜接，保證采購合同的順利履行。
　?。ǎ玻┧拓浻信渌秃椭彼蛢煞N方式，都有各自的優(yōu)勢范圍。對于不同種類，不同批量的商品，或者對于不同位置、不同距離區(qū)段的門店，選擇配送還是直送的依據(jù)是公司實行何種配送體制并要以降低物流費用為標準。超市公司應(yīng)在統(tǒng)一配送原則下，根據(jù)物流成本的實際情況，選擇那些離供應(yīng)商距離區(qū)段相對近的門店和品種單一、體積大、不易裝卸、無需加工和保鮮度高的商品，由供應(yīng)商直接將貨送到門店。
　　2．質(zhì)量監(jiān)控(供應(yīng)商管理)
　　質(zhì)量監(jiān)控(供應(yīng)商管理)既是采購部一項日常工作，也是保證采購合同順利履行的重要手段。質(zhì)量監(jiān)控的核心是超市連鎖公司根據(jù)采購合同的主要條款，制定一系列易于操作的量化標準，保證合同的正常履行，維護超市公司的正當權(quán)益。質(zhì)量監(jiān)控的主要量化標準有：商品質(zhì)量與數(shù)量；配送能力，缺貨率；退貨服務(wù)；售后服務(wù)等。
　　3．付款
　　雖然在程序和職能上支付貨款是由超市公司財務(wù)部按采購合同實施的，但在采購合同實際履行中，訂貨、配送、門店銷售過程都存在一些不確定因素，實際訂貨數(shù)量、訂貨時間、商品價格會隨之發(fā)生變化。所以財務(wù)部支付貨款的時間、數(shù)量應(yīng)根據(jù)采購合同實際履行情況作必要調(diào)整，調(diào)整的依據(jù)是采購部提供的實際送貨時間、送貨數(shù)量與結(jié)算金額。實踐中可通過計算不同商品貢獻率來確定不同商品的付款周期。
　　貨款支付要遵循準時、準額原則。既要避免由于工作疏忽或人情關(guān)系提前、超額付款，影響超市公司的流動資金使用；也要避免以大壓小，延期、欠額付款。影響超市公司同供應(yīng)商的合作伙伴關(guān)系。
　　最后，需要指出的是：連鎖超市公司商品采購管理的關(guān)鍵是在中央采購制度下，做好采購系統(tǒng)的優(yōu)化(包括商品優(yōu)化、價格優(yōu)化、促銷優(yōu)化和采購人員優(yōu)化)和采購系統(tǒng)的控制(包
括計劃控制、權(quán)力制約控制、專業(yè)化分工的流程控制和制度考核控制)。











采購人員的工作要點和管理框架
一 談判
(一)定義
　　這是商場供應(yīng)商之間的交易，供應(yīng)商希望以平常的售價出售所有的產(chǎn)品，但超市只愿以折扣價采購高回轉(zhuǎn)率的商品。 在談判過程中，應(yīng)極力為公司爭取利益，做一個資深談判高手。用議價的獲準獲益，來強化價格形象及績效。
（二）規(guī)則
　　1、談判的性質(zhì)
　　促銷商品采購
　　新增商品采購
　　2、供應(yīng)商分類
　　全國性供應(yīng)商
　　區(qū)域性供應(yīng)商
　　地方性供應(yīng)商
　　（三）計劃
　　1、會見有決定權(quán)的決策者可以節(jié)約談判的時間
　　2、如何選擇供應(yīng)商
　　3、如何為供應(yīng)商會而作準備：收集資訊、設(shè)定目標（理想目標和合理目標）
（四）方法
　　1、培養(yǎng)自信心
　　2、收集信息
　　3、主動掌握整個談判過程
　　4、強調(diào)合作
　　5、增加要求
　　6、對方談判策略和應(yīng)付方法
　　7、處理異議
　　8、談判結(jié)束之后
　?。ㄎ澹┱勁械闹黝}
　　1、交易條件
　　2、議價 特價促銷/端架費
　　3、議價新產(chǎn)品
　　4、其他
　?。┏晒Φ恼勁?
　　完善的準備
　　妥善原則策略
　　良好的態(tài)度
　　績效總結(jié)
　　二 議價
　?。ㄒ唬┒x
　　這是商場與供應(yīng)商之間的協(xié)議、供應(yīng)商希望把所有的商品以一般價格賣給我們，但是我們只要以折扣價來購買高回轉(zhuǎn)的商品。 在議價中，堅持應(yīng)有的利潤，做一個有生意頭腦的人。
　?。ǘ┳h價的基本原則
　　1、確定與供應(yīng)商會面的日期
　　2、行為
　?。ㄈ┳h價的兩個主要項目
　　1、特價促銷的洽商
　　2、端架費的議價
　?。ㄋ模┏晒Φ淖h價
　　1、了解商品及價格帶
　　2、經(jīng)常議價以獲得最佳條件
　　3、議價前先做準備，以使議價成功
　　三、采購基本要求
　?。ㄒ唬┥唐焚|(zhì)量合適
　?。ǘ┥唐窋?shù)量合適
　?。ㄈ┥唐穬r格合適
　?。ㄋ模┥唐坟浽春线m
　?。ㄎ澹┞鋯螘r間合適
　　（六）交貨時間合適
　　四、采購管理的目標與組織

商品采購的職責劃分
采購管理人員的職責
　　采購總部的職責有：
　?。?） 采購組織與工作職責的制定；
　?。?） 商品結(jié)構(gòu)的制定（大組、小組、商品群、價格帶、品項數(shù)、陳列米數(shù)等）；
　　（3） 采購作業(yè)規(guī)范手冊的編制與更新；
　　（4） 擬定全國品牌采購條件、年度采購與全國性促銷方案；
　?。?） 統(tǒng)一訂貨與結(jié)算商品的處理；
　?。?） 定期召開全國聯(lián)采會議，加強地區(qū)采購部與全國采購本部、地區(qū)采購部與地區(qū)采購之間的溝通與交流；
　　（7） 促進各分店之間的采購交流工作；
　?。?） 采購工作的培訓與稽核；
　?。?） 協(xié)助新人開張分店的地方性商品的采購工作；
　?。?0） 協(xié)調(diào)財務(wù)部門，確保全國聯(lián)采供應(yīng)商“綠色通道”的執(zhí)行；
　?。?1） 輔導各分店的采購工作；
　?。?2） 分析各分店商品結(jié)構(gòu)，并給予各分店建議或指導；
　?。?3） 協(xié)調(diào)各分店與供應(yīng)商之間的矛盾及交易條件。
　　◎ 采購部門的職責
　?。?） 篩選合作的供應(yīng)商；
　?。?） 選擇適合超市顧客群的產(chǎn)品；
　?。?） 協(xié)商與供應(yīng)商采購最有利的條件（包括：質(zhì)量、包裝、品牌、折扣、價格、進貨獎勵、廣告贊助、促銷辦法、訂貨辦法、訂貨數(shù)量、交貨期限及送貨地點等）；
　?。?） 制定最有競爭力，同時又有合理利潤的售價；
　?。?） 與各賣場做最有效的溝通，確保商品暢銷；
　?。?） 收集市場資訊，掌握市場的需要及未來的趨勢；
　?。?） 為公司創(chuàng)造最高的業(yè)績及利潤回報股東，并為全體員工謀求最佳的福利。
◎ 采購總監(jiān)的職責
　?。?） 主要職責：
　?、?在總經(jīng)理的領(lǐng)導授權(quán)下，直接負責采購部門的各項工作，并行使采購總監(jiān)的職權(quán)；
　?、?在公司總體經(jīng)營策略指導下，制定符合當?shù)厥袌鲂枨蟮臓I運政策、客戶政策、供應(yīng)商政策、商品政策、價格政策、包裝政策、促銷政策、自有品牌政策等各項經(jīng)營政策；
　?、?在遵循公司總體經(jīng)營策略下，領(lǐng)導采購部門達成公司的業(yè)績及利潤要求；
　?、?給予采購人員相應(yīng)的培訓；
　?、?保持采購本部與其他分店的密切溝通與配合。
　?。?） 主要工作項目：
　　① 制定及督導各項經(jīng)營政策和措施的實施；
　?、?制定并督導各部各月、季、年度各項銷售指標的落實，利潤及各項業(yè)務(wù)指標；
　?、?協(xié)調(diào)各采購部門經(jīng)理的工作并予以指導；
　?、?負責各項費用支出核準，各項費用預算審定和報批落實；
　　⑤ 負責監(jiān)督及檢查各采購部們執(zhí)行崗位工作職責和行為動作規(guī)范的情況；
　　⑥ 負責采購員工的考核工作，在授權(quán)范圍內(nèi)核定員工的升職、調(diào)動、任免等；
　?、?定期給予采購人員相應(yīng)的培訓。
　　◎ 采購經(jīng)理的職責
　?。?） 對公司分配給本部門的業(yè)績及利潤指標進行細化，并進行考核；
　?。?） 負責本部門全體商品的品項合理化、數(shù)量合理化及品項選擇；
　　（3） 負責本部門全體商品價格決定及商品價格形象的維護；
　?。?） 制定部門商品促銷的政策和每月、每季、每年的促銷計劃；
　?。?） 督導新商品的引入、開發(fā)特色商品及供應(yīng)商；
　?。?） 督導滯銷商品的淘汰；
　?。?） 決定與供應(yīng)商的合作方式、審核與供應(yīng)商的交易條件是否有利于公司營運；
　?。?） 負責審核每期快訊商品的所有內(nèi)容；
　?。?） 參與A類供應(yīng)商的采購，為公司爭取最大利益；
　?。?0） 在采購主管需要支援時予以支援；
　?。?1） 負責本部門工作計劃的制訂及組織實施和督導管理；
　?。?2） 負責部門的全面工作，保證日常工作的正常運作。
（13） 負責執(zhí)行采購總監(jiān)的工作計劃；
　?。?4） 負責采購人員的業(yè)務(wù)培訓和管理。
　　采購作業(yè)人員的職責
　　◎ 采購主管的職責
　?。?） 采購部門商品政策的執(zhí)行監(jiān)督；
　　（2） 賣場商品結(jié)構(gòu)的設(shè)計與搭配；
　?。?） 商品基本售價的決定（價格底線的決定）；
　　（4） 控制商品利潤；
　?。?） 設(shè)定與監(jiān)督商品品質(zhì)與新鮮度基準；
　　（6） 維持重點商品的價格形象；
　　（7） 指導賣場銷售促進方向；
　?。?） 督導新商品的導入；
　?。?） 監(jiān)督滯銷品的淘汰；
　?。?0） 開發(fā)特色商品；
　?。?1） 決定廠商業(yè)務(wù)合作的方式；
　?。?2） 采購人員的培養(yǎng)與管理。
　　◎ 采購人員的職責
　　（1） 把握預算實績。采購人員對于每月各店的營業(yè)額，有責任促其能達成預算實績，并對于毛利額預算的達成，有絕對的責任；
　?。?） 制定銷售計劃及采購計劃。每月的重點銷售商品須有一套完整的銷售計劃。為了執(zhí)行銷售計劃，采購人員同時要擬定一份采購計劃以利于執(zhí)行。如確定重點商品的預定銷售價格、采購價格、采購數(shù)量、采購來源等；
　?。?） 進行采購作業(yè)。包括：商品的議價；交易條件協(xié)商；新商品的引進及議價；商品的配送方式；數(shù)量決定；
　?。?） 實施商品管理。包括：暢銷品及滯銷品的分析；滯銷品的處理；庫存狀況的掌握及控制；商品的店間移動調(diào)度；商品配置表的制定與管理；壞品退貨監(jiān)督；訂貨業(yè)務(wù)的檢查；商品鮮度的監(jiān)督；商品臺帳的管理；賣場陳列展出指導；
（5） 商品信息收集。主要有：本店商品銷售信息收集；顧客商品需求信息；競爭店商品銷售信息；供應(yīng)商商品變動信息等的收集。
　　采購助理人員的職責
　　◎ 采購助理的職責
　?。?） 協(xié)助采購經(jīng)理/主管開展日常工作；
　　（2） 協(xié)助采購經(jīng)理/主管外出時暫代其職務(wù)；
　?。?） 分派采購人員及采購文員的日常工作；
　?。?） 負責次要商品的采購；
　?。?） 協(xié)助采購人員與供應(yīng)商談判價格、付款方式、交貨日期等；
　?。?） 采購進度的追蹤；
　?。?） 保險、公證、索賠的督導；
　　（8） 審核一般商品采購申請；
　?。?） 市場調(diào)查；
　?。?0） 供應(yīng)商的考核。
　　◎ 采購文員的職責
　?。?） 請購單、驗收單的登記；
　　（2） 訂購單與合約的登記；
　?。?） 交貨記錄及跟蹤；
　　（4） 供應(yīng)商來訪的安排與接待；
　?。?） 采購費用的統(tǒng)一申請與報支；
　　（6） 進出口商品商品文件及手續(xù)之申請；
　?。?） 電腦作業(yè)與檔案管理；
　?。?） 承辦保險、公證事宜。

采購合同及其合約條款
簽訂
超市采購人員經(jīng)常必須談判的項目有下列諸項：
質(zhì)量 交貨期
包裝 交貨應(yīng)配合事項
價格 售后服務(wù)保證
訂購量 促銷活動
折扣 廣告贊助
付款條件 進貨獎勵

超市采購業(yè)務(wù)談判的內(nèi)容與采購合同的履行