打造九段秘書

  培訓講師：趙安信

講師背景：
人力資源實戰(zhàn)專家—趙安信老師【背景介紹】◆實戰(zhàn)派人力資源專家◆集實戰(zhàn)經驗+管理咨詢+職業(yè)培訓于一體的“三棲講師”◆2012年度最受歡迎十大顧問講師之一◆多家著名高等學府與知名機構特邀顧問講師10年的咨詢培訓經驗，為近100家的企業(yè)輔導，近1 詳細>>

趙安信
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打造九段秘書詳細內容

打造九段秘書

案例：什么是九段秘書


一、秘書的角色定位：

1) 參謀

2) 秘書

3) 部門領導

4) 接待者

5) 大管家

角色扮演：張主任的一天

二、秘書的職責：

1) 1承辦職責

a) 監(jiān)督、承辦、協調各項事務

2) 參謀職責

a) 協助領導做好工作計劃

b) 準備領導所需資料

c) 擬定方案

3) 管理職責

企業(yè)文書管理、信息管理及行政后勤服務管理等

4) 協調職責

縱向協調、橫向協調及內部協調。

5) 領導指揮職責

調度性指揮和應變性指揮，調度性指揮主要是合理調度，合理組合人、財、物等多種資源

三、 秘書的等級

四、 秘書必須具備的素質

能力素質：四心

1）忠心：

a) 忠誠于公司，

b) 忠誠于上司，

c) 忠誠于職責，

d) 忠誠于同事， 


2）責任心：

a) 適時、按期、按量完成本職及上司安排的工作

b) 自動、自發(fā)的完成工作，

c) 高度的執(zhí)行力

3）信心：

a) EQ高，能面對各種復雜關系，

b) 能識別他人的情緒，能控制自己的情緒，

c) 能應對各種壓力，

d) 抗壓力能力強。


4）平常心：

a) 得意時坦然，失意時淡然，

b) 有容乃大，海納百川。

c) 不為環(huán)境所擾，不為雜念所困，不為順逆所動

四、秘書應掌握的管理思維

1）結果思維：清晰的結果定義，具有底線思維、外包思維、鏡子思維

2）客戶價值思維：為上司、同事、下屬創(chuàng)造內部客戶價值

五、秘書應掌握的管理技能

1、如何進行高效溝通

1）向上溝通技巧

Ø 為何下情不能上達

Ø 上級如何促進下級向上溝通的氛圍

Ø 面對下級向上溝通時，上級主管應遵循的法則

Ø 和上司溝通時的15個建議

案例：王老板的疑問

2）與下屬溝通技巧

Ø 與下屬溝通的原則

Ø 如何安排下屬

Ø 如何表揚下屬

Ø 批評下屬的技巧

   案例：小張的心事

3）平級溝通與跨部門溝通技巧

Ø 如何進行水平溝通

Ø 平行溝通的原則

Ø 平行溝通的技巧

案例：張經理與李經理的對白

4） 如何進行跨部門溝通

a 、跨部門溝通的三原則：

Ø 積極主動，敢于承擔責任；

Ø 尊重與平等；

Ø 雙贏

b 、提高如何跨部門溝通？

Ø 流程清晰是前提

Ø 職責分明是基本  

Ø 制度健全是保障

角色扮演：學員互動


2、如何分身安排好復雜的工作

1) 如何管理好你的時間

2) 如何分清輕重緩急

3) 制定計劃的一般過程

4) 結果的運用

a) 日計劃日結果的運用

b) 周計劃周總結

c) 周質詢會議的開展

d) YCYA理念導入

現場演練：周計劃、周結果

六、秘書如何撰寫報告、總結

1) 報告的基本格式：如何開頭、報告內容、如何結尾

2) 報告的要求：

a) 把握上司的要求和喜好

b) 首先，應該是“精”。 其次，應該是“新”。 再次，應該是“細”。

案例展示：某知名集團年終報告


七、秘書應掌握的商務禮儀

  商務活動禮儀 
一、會議禮儀

 1、確定會議主題

2、確定與會人員

3、確定會議時間和地點

4、確定會議程序和目標

5、準備會議資料

6、做好接待工作
二、宴會禮儀 
1、宴會的5W1H原則

2、宴會座次禮儀 
三、餐飲禮儀：飲茶禮儀、中餐 禮儀、西餐禮儀
四、剪彩、簽字儀式禮儀 
1、剪彩儀式 
2、簽字儀式 

五、乘車禮儀

1、小轎車：司機開車時，客人應該坐的位置；領導或主人開車時應該坐的位置

2、商務車：如何安排座次

現場演練：各種禮儀

 

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