控制是管理的“糾偏器”
作者:寇北辰 441
經(jīng)??匆娪泄芾韴@林的工人定時定點地修剪園林里的樹木花草,那是因為樹木花草一旦失去了管理和修剪,就會偏離園林對于他們成長的期望,就像小樹成長到大樹的過程,只有不斷地去修剪去修正,才能使它成為棟梁之才。
管理的控制,就像是照料樹木花草一樣,要達(dá)到管理的目的或者長遠(yuǎn)規(guī)劃,當(dāng)出現(xiàn)偏離目標(biāo)或者長遠(yuǎn)的戰(zhàn)略規(guī)劃時,我們就要不斷地去“糾偏”,使之回歸正常的發(fā)展軌道上來。
那什么是控制呢?為什么要控制呢?有它有哪些過程和職能呢?
一、控制的概念
如果沒有有效的控制系統(tǒng),一個社會、一個組織就會雜亂無章,就會離開正確的軌道。通過控制,既可檢驗各項工作是否按預(yù)定計劃進(jìn)行,并檢驗計劃的正確性和合理性,又可調(diào)整行動或計劃,使兩者協(xié)調(diào)一致??刂坡毮芫褪前凑占榷ㄓ媱澓推渌麡?biāo)準(zhǔn)對企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動進(jìn)行監(jiān)督、檢查,發(fā)現(xiàn)偏差,采取糾正措施,使工作按原定計劃進(jìn)行,或者改變和調(diào)整計劃,以達(dá)到預(yù)期目的的管理活動。
控制是管理工作的最重要職能之一,控制是對管理過程的調(diào)節(jié),使之和擬定的目標(biāo)相符。控制是保證一個組織的目標(biāo)實現(xiàn)而采取的各種必要的活動所不可缺少的措施??刂埔鉀Q的是如何把具體的運作和最終目標(biāo)聯(lián)系起來的問題。它貫穿于整個管理過程,依據(jù)總體目標(biāo)對管理者和操作者的行為進(jìn)行指導(dǎo)、修正??刂频哪康氖菍崿F(xiàn)目標(biāo),對人的監(jiān)督是控制的手段而不是目的。
二、為什么企業(yè)管理要控制
辯證唯物主義告訴我們,世界是物質(zhì)的,物質(zhì)是運動的,運動是永恒的。任何組織活動都需要控制。組織活動過程中,許多影響組織生存發(fā)展的內(nèi)外部條件都可能發(fā)生變化,因此必須對組織活動進(jìn)行動態(tài)監(jiān)測和調(diào)節(jié),以實現(xiàn)組織目標(biāo)。任何管理職能作用的發(fā)揮都需要控制。當(dāng)監(jiān)測出現(xiàn)狀與目標(biāo)的偏差之后,需要采取種種調(diào)節(jié)手段糾正偏差,包括通過計劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)、激勵與溝通等管理職能作用來進(jìn)行調(diào)節(jié)??刂婆c其它管理職能之間是具有緊密聯(lián)系的。有效控制離不開其它管理職能,任何管理職能作用的發(fā)揮也都需要控制,包括動態(tài)調(diào)節(jié)人、財、物等組織發(fā)展的資源條件。
企業(yè)管理要控制的原因有:
(一)組織活動的復(fù)雜性
絕大多數(shù)的組織都面臨著內(nèi)部復(fù)雜的業(yè)務(wù)活動和外部激烈的競
爭形勢,要保證各方面的協(xié)調(diào)、統(tǒng)一,不出差錯或者少出差錯,一旦出錯,能夠及時地予以更正,這都離不開有效的控制。一般來講,而當(dāng)組織規(guī)模擴大、業(yè)務(wù)變得復(fù)雜時,就必須有周密的計劃和嚴(yán)密的控制系統(tǒng),否則就可能無法正常運轉(zhuǎn)。
(二)組織成員的素質(zhì)對計劃執(zhí)行的影響
由于每個員工的工作動機、態(tài)度等個性特征不同,對計劃的理解、態(tài)度等也不盡相同,而且每個員工的工作能力也不一樣,能否勝任其所承擔(dān)的職責(zé),這些都會影響到計劃的執(zhí)行,有可能產(chǎn)生有利的影響,但也有可能會起不利的作用,從而會產(chǎn)生偏差。因此,組織必須有監(jiān)督、調(diào)節(jié)的機制,來保證計劃目標(biāo)的完整實現(xiàn)。
(三)環(huán)境變化的影響
在現(xiàn)代社會中,競爭日趨激烈,組織所處的內(nèi)、外部環(huán)境是一個復(fù)雜、多變而不穩(wěn)定的環(huán)境。一個組織如果沒有一個有效的控制系統(tǒng),就不可能適應(yīng)環(huán)境的變化,就有可能導(dǎo)致原有計劃的失敗,使既定的目標(biāo)不能實現(xiàn)。計劃目標(biāo)的時間跨度越大,控制也就越為重要。
三、管理控制的過程
控制的過程可以簡要概括為:控制是對結(jié)果的檢查;控制的目的是確保任何時候任何管理行為均與計劃、既定的程序和原則相一致;控制是一個比較、討論、評判的過程,它可以起到激勵計劃的制定、強化組織、提高指示上傳下達(dá)的效率、促進(jìn)協(xié)調(diào)等作用??刂剖菣?quán)力的體現(xiàn),它在部門內(nèi)部經(jīng)常性地發(fā)揮作用,如對人們的行為進(jìn)行具體的引導(dǎo)等。
我們都用過冰箱,夏天,當(dāng)冰箱內(nèi)的溫度高于設(shè)定溫度時,通過傳感器觸發(fā)溫度調(diào)節(jié)器啟動壓縮電機,冰箱繼續(xù)制冷,使冰箱回到設(shè)定的溫度值??刂凭拖喈?dāng)于冰箱的溫度調(diào)節(jié)器,就是為達(dá)到預(yù)定的目標(biāo)而對行為進(jìn)行調(diào)節(jié)的過程。
管理控制的過程有兩個環(huán)節(jié)是監(jiān)測和調(diào)節(jié)。
三個步驟是:(1)測度,即測度現(xiàn)狀,衡量實際績效。
(2)比較,即將現(xiàn)狀與標(biāo)準(zhǔn)(目標(biāo))比較。這兩個步驟均為監(jiān)測環(huán)節(jié)。(3)調(diào)節(jié),即發(fā)現(xiàn)偏差予以糾正,如果是由于主觀努力不夠,則應(yīng)提高工作水平,如果發(fā)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)定得不符合實際,則應(yīng)當(dāng)修訂標(biāo)準(zhǔn)。
四、控制的職能
我們知道,控制主要就是使企業(yè)的經(jīng)營活動始終保持與企業(yè)目標(biāo)的一致??刂频穆毮苁侵腹芾碚邽楸WC實際工作與目標(biāo)一致而進(jìn)行的活動。
(一)按控制活動的性質(zhì)劃分有:事前、事中、事后控制。
1.事前控制(也叫預(yù)防性控制)。指的是在問題發(fā)生前就要
進(jìn)行預(yù)防,相對比較困難,但是可以通過制定科學(xué)的計劃。一般來說,像規(guī)章制度、工作程序、人員訓(xùn)練等都起著預(yù)防控制的作用。
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