有時候，電子郵件會給成功人士帶來不良影響。比如不久前離職的喜達屋酒店（Starwood Hotels）首席執(zhí)行官史蒂文．海耶爾 （Steven Heyer）。他在 4 月下臺，據(jù)說，公司的董事會逼他解釋他與一位年輕女員工的曖昧郵件。在沃爾瑪高級副總裁朱麗．羅姆（Julie Roehm）的不當解雇案中，核心內(nèi)容就是一封電子情書。還有一種實際上是跟蹤軟件的假電子郵件，專用來搜查不忠心的董事會成員，導致惠普公司（Hewlett -Packard）的帕特里夏．鄧恩（Patricia Dunn）離職。

電子郵件并非只用來誘捕高管。倫敦的律師事務所 Baker & McKenzie 的 IT 專家理查德．菲利普斯（Richard Phillips）因為秘書把蕃茄醬灑在他的褲子上，便要求她支付 4 英鎊的干洗費。秘書決定把郵件轉(zhuǎn)發(fā)給同事，菲利普斯很快成了“蕃茄醬褲子”逸事的主角。

我們大多數(shù)人都有基本常識和良好的價值觀，是不會出這樣的問題的。但是，在電子郵件里，就會出現(xiàn)很多灰色地帶。即便是明辨是非的高管，他們在人力資源會議上能保持清醒，但卻因為不注意細節(jié)或是其他不經(jīng)意的疏漏而栽跟頭。幸運的是，遵守幾條基本規(guī)則會有幫助。

第一步是了解調(diào)查者在尋找什么。最新的軟件不僅僅在搜索熱門的詞匯或短語，比如“內(nèi)幕交易”或“讓我們在明天下午 3:47 違法”。Cataphora，一家?guī)椭蓭煆臄?shù)以百萬計需要分析的電子郵件發(fā)掘數(shù)據(jù)的公司，正采用小趨勢搜索軟件，搜索故意晦澀的語言（“我們說的那件事”）、表示憂慮的詞匯組合（“睡不覺”、“困惑和迷茫”、“后悔”）。有句話在一項涉及軟件業(yè)公司欺詐的調(diào)查中被當成了確鑿證據(jù)：“我們能談談我們前兩天在談論另一件事的時候所說的那件事嗎？在我拜訪你的時候？非常緊急。”

公司不僅要檢查郵件里的詞匯，還要檢查郵件發(fā)送習慣的變化。一個本該在朝九晚五之間發(fā)送郵件的會計，卻在半夜里和別人聯(lián)系，因而受到調(diào)查。Cataphora 的首席執(zhí)行官伊麗莎白．查爾諾克（Elizabeth Charnock）說：“既然你無法知道公司和你本人什么時候會惹上官司，你就會竭盡全力不讓你的電子郵件成為公司的審查對象。”

即便看起來沒問題的郵件題目也可能惹上麻煩─尤其是當你撰寫新主題而不更換題目的時候。比如你 1 月份的題目欄里有 X 公司，然后你像大多數(shù)人那樣，把它留在那里，即便你已經(jīng)不再發(fā)送有 X 公司字樣的郵件了。假如 X 公司在 4 月份陷入法律糾紛，你所有帶 X 公司字樣的郵件都可能被審查，即使那些郵件與 X 公司并無關(guān)系。

在一項白領(lǐng)犯罪案中，受調(diào)查者在郵件中寫到了工作和對捆綁游戲的喜愛。當然，捆綁游戲和當時他手頭的事務并沒有什么關(guān)系。但是，由于該郵件被列入可疑郵件，知道它內(nèi)容的人變得很多，這可能是發(fā)送郵件者很不愿意看到的。

越是辦公室的上班族，越容易低估技術(shù)尤其是電子郵件的危險。你可以把技術(shù)想象成一臺機器，使用它的員工不僅會傷害到自己，還會殃及整個組織。公司應該僅讓少數(shù)受過完善培訓的員工來操作它。當然，對電子郵件來說，這是不可能的。它的易用性使我們看不到它的危險。直到我們的褲子粘上蕃茄醬，臉上被砸了雞蛋，我們才發(fā)現(xiàn)它有多危險

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