讓制度執(zhí)行在終端會不變形
作者:賀志剛 346
釣魚島自古就是中國的領土,這是無可爭辯的事實,而企業(yè)管理制度在企業(yè)中的執(zhí)行之難,也是當前的企業(yè)管理者的普遍認知,企業(yè)的制度無法執(zhí)行或者在執(zhí)行中走形變樣或是被選擇性的執(zhí)行,司空見慣。
制度其本身的定義是人們的社會關(guān)系和行為關(guān)系的規(guī)范體系,是人們的社會活動賴以進行的依托和相對穩(wěn)定的框架,是決定人們的相互關(guān)系的一系列約束,其本質(zhì)在于形式合理性和實質(zhì)公正性,是人類利益博弈的均衡。從企業(yè)的本質(zhì)來看,現(xiàn)代新制度經(jīng)濟學家科斯認為:“企業(yè)是一種區(qū)別于市場的制度”。企業(yè)是按一定的社會和法律關(guān)系建立起來的集體,維系這個集體的是一定的制度、宗旨、使命及文化,企業(yè)制度是企業(yè)生存的基礎,他的意義在于協(xié)調(diào)、整合、規(guī)范、約束企業(yè)內(nèi)的各種關(guān)系,保證組織的正常運行和發(fā)展,其本質(zhì)是一種調(diào)整企業(yè)內(nèi)各種關(guān)系、維系企業(yè)運轉(zhuǎn)的方式和途徑。中國人民自古就知道制度的重要性,在我國的傳統(tǒng)文化中不乏有關(guān)制度的思想,儒家思想中從中國最古老的五經(jīng)開始就已經(jīng)有了制度的記載。詩經(jīng)云“天生蒸民,有物有則”講的就是有人群的地方就有規(guī)則,國有國法,家有家規(guī),《禮記?禮運》曰:“故天子有田以處其子孫,諸侯有國以處其子孫,大夫有采以處其子孫,是謂制度”。
制度解決企業(yè)的問題是告訴企業(yè)的人們,什么事情可以做,如何做,做事的程序和標準是什么,告訴人們,什么事情不可以做,如果違反了后果是什么樣的,同時告訴人們誰對事情負責,責任是什么,誰來監(jiān)督。隨著現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展,制度建設逐漸被提上日程,各個企業(yè)的制度越來越規(guī)范,越來越多,公司發(fā)展中的各種問題使得制度的管理提到了前所未有的高度,企業(yè)的管理者在制度的建設中投入了大量的精力和心血,也抱著很大的期望,希望籍此規(guī)范企業(yè)中的一些不規(guī)范的行為,解決企業(yè)運行中發(fā)現(xiàn)的問題,可最后往往發(fā)現(xiàn),制度是有幾大本甚至幾十大本,規(guī)定得也很細致,甚至到了進辦公室時要敲幾下門,進門時是先邁左腳還是右腳,但企業(yè)中員工不規(guī)范的行為依然存在,企業(yè)運行中是問題也依然存在,制度執(zhí)行過程中淪為了形式,或者是被選擇性的執(zhí)行了?,F(xiàn)實中情況很多是一邊是制度建設工作開展得如火如荼,一邊是制度普遍執(zhí)行不到位效果大打折扣。
制度的本質(zhì)前面我們講過,其本質(zhì)在于形式合理性和實質(zhì)公正性,是人類利益博弈的均衡,企業(yè)制定的制度是為了規(guī)范約束,而企業(yè)的員工很多時候不希望被規(guī)范約束,制度難以貫徹執(zhí)行,主要包括兩方面的原因,一個是制度的客觀性,一個是人的主觀性??陀^性原因主要有以下5個方面:1.制度制定的決策和過程本身就很輕率。企業(yè)的某些制度,可能只是因為領導的一個不成熟的想法或只是因為企業(yè)中發(fā)現(xiàn)的一個小問題而被制定出來,沒有什么嚴謹可言。制度制定時脫離實際,不重實體,輕操作,做的本來就是表面文章,只是為了應付,往往是照搬照抄相關(guān)制度,稍作修改后印發(fā)了事,最終成為“寫在紙上,掛在墻上”的擺設。2制度制定得不規(guī)范。好的制度本身就具有規(guī)范性,它是企業(yè)員工在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中應共同須遵守的規(guī)定和準則,制度的表現(xiàn)形式或組成包括企業(yè)組織機構(gòu)設計、職能部門劃分及職能分工、崗位工作說明,專業(yè)管理制度、工作或流程、管理表單等管理制度類文件。企業(yè)因為生存和發(fā)展需要而制定這些系統(tǒng)性、專業(yè)性相統(tǒng)一的規(guī)定和準則,要求員工在職務行為中按照企業(yè)經(jīng)營、生產(chǎn)、管理相關(guān)的規(guī)范與規(guī)則來統(tǒng)一行動、工作。但有的企業(yè)在制定制度時往往只注重于告訴員工什么可以做,什么不可以做,至于如何做,誰來負責誰來監(jiān)督,并沒有具體的規(guī)范。3.制度體系的不健全。制度作為企業(yè)員工應共同遵守的規(guī)定和準則,應該是一個系統(tǒng)整體的規(guī)范,但是在企業(yè)中,往往會存在制度之間相悖沖突、制度之間的相互交叉、制度的缺失等情況,從而讓制度在執(zhí)行過程中讓員工無所適從。4.制度的約束力弱。制度在執(zhí)行中缺乏嚴格有效的保障機制和明確的處罰標準,從而執(zhí)行時時緊時松,讓制度執(zhí)行中有空子可鉆。管理者重視時就嚴點,管理者沒顧上放松點監(jiān)督時就松懈,甚至于一段時間后漸漸無人問津,終于讓制度成為一紙空文。制度沒有明確的處罰標準,制度執(zhí)行的隨意性就大,就像一根彈簧,壓得狠點,彈力就大點,蜻蜓點水下,彈簧就一點力道都沒有。5.制度的陳舊腐朽,跟企業(yè)的發(fā)展不相匹配。有的企業(yè)十幾年前的制度還一字不變的在運行,與這個時代與企業(yè)的發(fā)展都快格格不入了。制度難以貫徹執(zhí)行的客觀原因,通過科學的分析與研究,還可用有效的手段來解決,這而人的主觀性原因,則往往成為企業(yè)管理者頭疼的根源,這不僅僅是技術(shù),更是藝術(shù)。制度難以貫徹執(zhí)行的人的主觀性原因,主要有以下幾個方面:1.企業(yè)員工的逆反情緒。制度是用來約束和規(guī)范員工的,而人性對自由的追求是永遠都無法磨滅的,在大多數(shù)的員工心中,制度,就是用來制約約束他們的,他們從心里不愿意約束被限制,希望能用他們自己的準則來做事情。2.企業(yè)員工對自身利益的保護或貪婪。制度的規(guī)范約束不可避免會影響損害公司某些人或者某些利益團體的利益,這種情況下企業(yè)員工會因為自身的利益反對、阻礙制度的執(zhí)行,從而在行動上就會對制度的執(zhí)行不配合甚至刻意的違反。3.制度執(zhí)行的人為不嚴格。受利益的驅(qū)使、人情關(guān)系的牽絆,企業(yè)的制度在執(zhí)行中往往因事而論、因人而異,企業(yè)沒有形成良好的制度執(zhí)行氛圍,制度執(zhí)行中會因為這個員工是公司高管的親戚、公司的核心關(guān)鍵人才、關(guān)系戶等等原因而放松,從而造成整個企業(yè)的員工對制度的漠視,制度執(zhí)行中搞人情關(guān)系,“親我者松、遠我者嚴”,一人一個尺寸,常使執(zhí)行者受損,違反者得益,造成人們對制度執(zhí)行的信任危機。企業(yè)部分領導受利益的驅(qū)使,在制度執(zhí)行中對自己有利的就執(zhí)行,不利的就推三阻四、變相執(zhí)行或不執(zhí)行的問題時有發(fā)生,造成制度執(zhí)行困難。
為了制度的順利及有效執(zhí)行,中國的企業(yè)家和管理學者做了大量的努力和研究,也取得了很大的效果,個人認為我們可以主要從以下幾個方面來提高制度的執(zhí)行率,讓制度在終端執(zhí)行的時候少一點變形:
一、建立科學的制度體系,強化制度建設,夯實制度執(zhí)行的基礎。制度體系并不是簡單的一個一個制度的簡單歸集,而承接公司戰(zhàn)略及目標具有一定的邏輯關(guān)系的各種相互關(guān)系的制度的總和,制度體系至少應該包括制度框架、制度內(nèi)容、制度管理及制度執(zhí)行四部分內(nèi)容。制度框架指的是業(yè)務職能等制度之間按其存在的緊密的關(guān)聯(lián)關(guān)系構(gòu)成的一個邏輯清晰樹形結(jié)構(gòu);制度內(nèi)容是制度的核心,它包括制度的實質(zhì)性內(nèi)容如相關(guān)業(yè)務職能的規(guī)范、對本企業(yè)適用的范圍、主體及權(quán)責的明確、流程的規(guī)范及效率要求等和形式性內(nèi)容如格式標準、用詞規(guī)范、表述要求等;制度管理指的是建立制度的宏觀、中觀及微觀的循環(huán),明確制度管理的主體及職責以及制度的梳理、修訂完善等內(nèi)容;制度執(zhí)行則指的是要建立制度執(zhí)行的相關(guān)機制,包括考核及監(jiān)督機制。強化制度建設工作,在制定過程中要結(jié)合企業(yè)實際,充分聽取各方面的建議,要在制度細化和制度執(zhí)行程序上下功夫,建設操作性強的制度,建立制度長效執(zhí)行的機制,注意制度的創(chuàng)新,要使制度緊跟因為企業(yè)外部環(huán)境的變化、內(nèi)部資源的變化而導致的企業(yè)戰(zhàn)略、組織及流程的變化,讓制度與時俱進。
二、加強制度的宣傳教育,加強溝通交流,建立統(tǒng)一的思想認知。制度建立以后,要加強制度的宣傳教育工作,讓員工切實理解制度,掌握制度的內(nèi)容及要點,深刻領會制度的意義及作用,清楚制度不執(zhí)行可能產(chǎn)生的后果以及給公司及個人帶來的影響,增強制度的執(zhí)行意識。在制度宣貫中,要善于引用經(jīng)典的成功企業(yè)正面案例,要深入剖析反面典型以加強警示作用,以提高員工制度執(zhí)行的自覺性。要與員工加強溝通,為員工釋疑解惑,聽取員工的意見,站在員工的角度為員工分析制度的必要性,同時要加強企業(yè)文化教育,制度是企業(yè)文化中層的部分,要建立企業(yè)和員工統(tǒng)一的企業(yè)文化認知,要倡導通過明確員工的職責和行為來對推動文化的進步,同樣,也能通過推動企業(yè)文化的進步來推動制度執(zhí)行的進步。
三、關(guān)注制度的終端執(zhí)行,著眼制度落實,讓制度真正落到實處。德魯克曾說過“管理不在于知而在于行”,制度的生命力也在于執(zhí)行,一個可以有效執(zhí)行的制度好過一堆掛在墻上擺設的條框,從某種意義上說,不能嚴格執(zhí)行的制度比沒有制度更糟糕,企業(yè)的管理者要以身作則,不折不扣的執(zhí)行企業(yè)的各項規(guī)章制度,提高自身制度執(zhí)行的自覺性,有一個企業(yè)制定了考勤管理制度,要求企業(yè)所有人員早上9點前到達公司辦公室,否則視為遲到,但是公司高管人員總是遲到且不被處罰,理由是前天晚上和陪客戶到好晚,有重要事情等等,弄得下面的員工很是有意見,既然企業(yè)制定了制度也規(guī)定了是針對企業(yè)的所有人員,憑什么你們就不遵守呢,你們都帶頭不遵守又憑什么要求我們遵守呢?企業(yè)的管理者也要時刻關(guān)注制度的執(zhí)行,要時刻保持對制度執(zhí)行的重視不放松,避免企業(yè)員工對制度執(zhí)行的時緊時松,要對制度執(zhí)行過程中的員工一視同仁,不能搞因人而異,親疏遠嚴,對變相執(zhí)行選擇性執(zhí)行及不執(zhí)行的員工,要嚴肅處理,對嚴格執(zhí)行到位的要獎勵表揚,創(chuàng)造制度執(zhí)行的良好氛圍。
四、健全制度的監(jiān)督機制,加大考核力度,確保制度的嚴肅嚴格。制度建立后,企業(yè)要保證制度的權(quán)威性和嚴肅性,不能朝令夕改,不能隨意輕慢,制度在企業(yè)就如同紀律在部隊,維護制度的嚴肅性,是制度執(zhí)行的基本要求。制度面前要做到人人平等,不能因為職位不同分別對待, 企業(yè)負責制度落實的領導要樹立敢于得罪人的思想,帶領制度落實部門對違反制度的人員嚴肅處理,建立完善制度執(zhí)行的監(jiān)督機制,加強對公司制度執(zhí)行的監(jiān)督,把制度執(zhí)行情況與員工的職位升遷、績效考核、工資獎金發(fā)放等聯(lián)系起來,“考核什么就得到什么”,抓住重要和關(guān)鍵環(huán)節(jié),建立內(nèi)部監(jiān)督、外部監(jiān)督相結(jié)合的監(jiān)督機制,促使制度執(zhí)行到位,保障制度的嚴肅性。
五、建立公司信息化管理,明確執(zhí)行程序,用信息手段保障執(zhí)行。中國式管理的思維與西方有所不同,西方將公司管理制度定義為一種簡單的操作方法,需要的是對制度的了解和掌握程度,通過一系列的領導、計劃、組織、策劃、指導、監(jiān)督、考核、與評估等手段來衡量執(zhí)行的結(jié)果。在此過程之中沒有情分和諒解,所有的人性情感均與文字規(guī)定無關(guān),也無法在文字中去體現(xiàn)所謂的:“以人為本”。它把“人”轉(zhuǎn)變?yōu)闄C器,為保證機器正常運轉(zhuǎn)對每一個環(huán)節(jié)均配備相關(guān)的“規(guī)定”。人們稱之為操作“規(guī)程”,所有偏離規(guī)程的動作稱之為違規(guī)操作,系統(tǒng)拒絕運作,得不到領導的認同!即便是對,但是,這就是西式管理中的二選一模式,只有對與錯!法制大于人制的管理體現(xiàn),也是其領導者認同的有效執(zhí)行結(jié)果。中國式管理思維講求合情合理,依法論理; 寓人治于法治,在工作中不可避免的要考慮人情,所以為避免這種情況的發(fā)生,要建立公司信息化管理系統(tǒng),對執(zhí)行程序采用信息化的手段來實現(xiàn),這樣程序在處理過程中,同時被上下級人員所知曉,且都有記錄可循,從而減少人情化的處理,保障制度的有效落實。
制度的執(zhí)行終歸要具體到人,所以還有很重要的一點,制度要關(guān)注并維護員工的根本利益,要有獎有罰,獎罰分明,責權(quán)對等,只有這樣,企業(yè)的制度才會在執(zhí)行中煥發(fā)出生命力,在保障企業(yè)運行、促建企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮重要的作用,而不是在文件柜里布滿灰塵被或是被束之高閣被企業(yè)所有人遺忘。
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