也許不久的將來，溝通部會出現(xiàn)在各大企業(yè)

　　無論從事什么職業(yè)，會計師、工程師、培訓(xùn)師，還是投資顧問，員工多半要在溝通上花掉大部分的時間。溝通做得比較好的員工一般會被委以重任，會不斷升職，會獲得事業(yè)上的成功。而那些溝通得不夠好的員工就得不到這些。因此，對企業(yè)來說，當(dāng)務(wù)之急是要確保員工掌握有效溝通的方式與方法。

　　不幸的是，信息溝通渠道越來越多，員工對于如何有效溝通卻越來越茫然。根據(jù)一項研究，普通知識型員工每天需要管理200多條信息；39%的知識型員工平均每天有六次或六次以上要被信息打擾；27%的員工必須分心去處理大量信息；而有19%的員工表示，他們收到的信息太多，已經(jīng)難以招架。

　　建立溝通部門

　　誰應(yīng)該負(fù)責(zé)建立并指導(dǎo)員工在公司內(nèi)部的信息溝通方式呢？是人力資源部門，IT部門，還是郵件收發(fā)室？在很多公司，可能的結(jié)果是，沒有人對此負(fù)責(zé)。

　　今天，公司對溝通缺乏統(tǒng)一管理的唯一可能的解釋就是：管理層認(rèn)為這不值得去管理。他們認(rèn)為，員工之間采取什么方式傳遞信息屬于雞毛蒜皮的小事，幫助員工有效溝通是非生產(chǎn)性的活動，投入時間、資金或人力等資源又不會提高利潤。

　　大錯特錯！許多公司最關(guān)鍵的成功要素，無論是生產(chǎn)率還是創(chuàng)新，其核心就是溝通。溝通才是創(chuàng)新的基礎(chǔ)！

　　話雖如此，重要的還是要成立溝通部門，讓其負(fù)責(zé)公司的信息溝通任務(wù)。公司希望所有員工能夠分享共同的理念、目標(biāo)、信仰、知識和信息，而溝通部門就是這一任務(wù)的正式執(zhí)行機(jī)構(gòu)。這是溝通人員的工作，這是他們的專長，在幫助公司其他人掌握溝通技巧方面，沒有人比他們更有資格了。

　　溝通不屬于IT部門的工作范疇。IT部門的任務(wù)是確保電纜連接正確，讓那些二進(jìn)制代碼能夠暢通無阻地傳輸。也不是人力資源部門的工作，人力資源部是要吸引和留住公司需要的人才。

　　實(shí)施四個步驟

　　將整個公司的溝通任務(wù)交給溝通部門絕不是一項簡單的工作，必須認(rèn)真進(jìn)行規(guī)劃。溝通部門可能會利用現(xiàn)有資源來處理大部分工作，但是你可能還需要增加人手和預(yù)算以做好這項新工作。

　　向溝通部門委以負(fù)責(zé)溝通工作的任務(wù)，包括四個重要步驟：

　　1、確立目標(biāo)。這一目標(biāo)與溝通計劃中的目標(biāo)非常類似，是你所追求的總體的、最終的目標(biāo)。下面列舉一些例子。

　　● 解決電子郵件問題。改善電子郵件的使用現(xiàn)狀，使其成為提高工作效率的工具，而不是影響效率的絆腳石。

　　● 改進(jìn)員工的溝通習(xí)慣。無論是對個人還是對公司的成就而言，溝通的影響都是巨大的。

　　● 解決總體溝通問題。提供溝通的工具，以及使用這些工具的方法，既能夠滿足公司的需求，也是公司創(chuàng)新和提高效率的基礎(chǔ)。

　　2、制定戰(zhàn)略。先來看看第一個目標(biāo)，也就是改進(jìn)公司內(nèi)部電子郵件的使用情況。當(dāng)然，各家公司都要根據(jù)自己獨(dú)特的環(huán)境、能力和文化來制定不同的戰(zhàn)略，所以切勿拘泥于所舉的這些例子。但這些例子可以幫助你了解如何闡述戰(zhàn)略。這些戰(zhàn)略將是下一步設(shè)立可衡量的分目標(biāo)的基礎(chǔ)。

　　● 對最佳實(shí)踐進(jìn)行認(rèn)可和獎勵。

　　● 鼓勵和強(qiáng)化期望的行為模式。

　　● 采用能解決問題的技術(shù)手段。

　　● 制定政策以緩解最嚴(yán)重的問題。

　　3、細(xì)化目標(biāo)。分目標(biāo)是指執(zhí)行各條戰(zhàn)略所能得到的可衡量的結(jié)果。拿上述“鼓勵和強(qiáng)化期望的行為模式”這一條來說，你可能會為它設(shè)立以下具體目標(biāo)。

　　● 對所有員工進(jìn)行溝通方面的培訓(xùn)。

　　● 在每一期的員工刊物中介紹有關(guān)溝通方面的小竅門。

　　● 發(fā)起一次增強(qiáng)溝通意識的活動。

　　4、設(shè)計方案。這一步是任何戰(zhàn)略性的溝通計劃中溝通者最樂意做的事情，也是他們將溝通工作落到實(shí)處的一步。具體方案就是實(shí)際要做的事，例如，以下是增強(qiáng)溝通意識的一些活動。

　　● 在公司公告板或是在擺放于食堂和休息室桌上的卡片上宣傳相關(guān)內(nèi)容。

　　● 開發(fā)一種在線有獎游戲，并在公司內(nèi)部網(wǎng)上傳播。

　　● 舉辦一次評選員工的最佳溝通實(shí)踐的活動。

　　● 整合所有的溝通工具，幫助經(jīng)理人推行溝通計劃。

　　完成兩大任務(wù)

　　溝通者最熟悉的工作是制作正式的溝通材料。雖然這項工作很有趣，能看到結(jié)果，也很重要，但是不要以為信息傳遞出去了，大家就會消化吸收并依照執(zhí)行。 要記住重要的一點(diǎn)，和員工溝通的惟一原則是要最終影響他們。這樣，就需要把這一環(huán)節(jié)的工作放到整個溝通管理工作這一大環(huán)境中去考慮。

　　這樣說并不意味著溝通材料的重要性就降低了。這些材料能夠突出公司在溝通方面所下的功夫，向員工傳達(dá)溝通的重要意義，并起著一種強(qiáng)化意識和行為的作用。認(rèn)識到這一點(diǎn)后，再來看看你都可以運(yùn)用哪些溝通工具在公司推行有效的溝通舉措。

　　溝通計劃需要將下面的兩個任務(wù)結(jié)合在一起。

　　其一，要改變溝通文化。企業(yè)文化無外乎是指事物的存在方式以及行事方法，而變革文化意味著要改變行為模式、道德準(zhǔn)則以及對成功與失敗的界定。這種變革在本質(zhì)上通常是循序漸進(jìn)的，很少因推行某項計劃就能一蹴而就。

　　其二，要讓員工把注意力放在問題以及解決方案上。若想激勵員工改變自己的行為方式，就需要把問題講清楚，同時提出解決問題的辦法，還要告訴員工他們?yōu)榇藨?yīng)該做哪些努力。要把這一行動看作是變革企業(yè)文化的漫漫征程的起點(diǎn)。雖然進(jìn)展到某一階段后，當(dāng)初的宣傳口號和標(biāo)語可能會消失，但是變革溝通文化必將持續(xù)地進(jìn)行下去。

　　現(xiàn)行的一些溝通渠道，比如時事通訊、視頻雜志、電子郵件公告、季度會議，以及企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)上的新聞報道等，都是變革溝通文化的最有力的工具。既然這些工具已經(jīng)做了足夠的宣傳，再繼續(xù)向員工強(qiáng)調(diào)養(yǎng)成良好溝通習(xí)慣的重要性就有點(diǎn)老生常談了。因此在運(yùn)用這些工具大力宣揚(yáng)變革的同時，也要開始倡導(dǎo)企業(yè)期望的行為方式，力爭改變現(xiàn)狀。

　　聯(lián)手其他部門

　　盡管溝通工作是由溝通部門負(fù)責(zé)，但是僅靠一個部門的努力是做不好的，還必須要有其他部門的參與和努力，包括：培訓(xùn)和發(fā)展部門、人力資源部門、管理層，以及信息技術(shù)部門。

　　如果員工沒有好的方法，就掌握不了好的溝通行為。這就是培訓(xùn)和發(fā)展部門的作用所在。根據(jù)企業(yè)在溝通問題上的輕重程度，可以同培訓(xùn)部門一起制定一個要求所有員工必須參加的培訓(xùn)計劃，也可以開設(shè)溝通方面的課程，讓員工自愿參加（或者經(jīng)理人可以選送某些員工參加）。這類課程不宜過長，內(nèi)容應(yīng)該包括：問題是什么；這些問題是如何影響公司和員工的；良好的溝通習(xí)慣應(yīng)該是怎樣的（這應(yīng)該占課程70%的內(nèi)容）；遵循新措施有什么獎勵；以及達(dá)不到要求有什么懲罰。

　　對員工的獎勵和認(rèn)可則由人力資源部門來負(fù)責(zé)。除了大多數(shù)認(rèn)可工作之外，頒發(fā)多少獎金，增加多少功績，如何進(jìn)行績效評估，以及其他的獎勵方案，都是由人力資源部門來定奪的。 要和人力資源部門一起弄清楚，獎勵和認(rèn)可的關(guān)鍵因素是什么，哪些因素對員工的行為影響最大。要想辦法將信息溝通方法納入這些計劃當(dāng)中。

　　公司領(lǐng)導(dǎo)在溝通項目上不能只說不做，而應(yīng)該不遺余力地給予支持。從現(xiàn)有溝通渠道到全體員工大會，他們可以通過多種途徑提供支持。而最重要的一點(diǎn)是，溝通項目一旦確立，領(lǐng)導(dǎo)就得讓大家知道必須全力以赴。

擴(kuò)展閱讀

版權(quán)聲明：