《共贏協(xié)作-高績效的會議管理》

共贏協(xié)作
——高績效的會議管理
課程背景：
會議的主要目的就是解決問題，但由于開會技巧不佳或過于頻繁，不但無益于解決問
題，反而使問題愈趨復(fù)雜。頻繁的會議與主管層的隨意決策，常常是員工的夢魘；員工
花太多時間在無效率的會議上，不僅浪費(fèi)公司成本，也造成工作效率低下。如何能在會
議中高效率且有效果地解決問題，是“高效會議管理技巧”的中心議題。
? 您是否每天忙于無數(shù)會議之中，常常分身乏術(shù)？
? 您的公司是否因為會議效率低下還在錯失良機(jī)？
? 面臨這樣的處境，您是否找到了破解的好方法？
? 當(dāng)核心成員不在會議現(xiàn)場，如何進(jìn)行線上和線下的互動？
針對以上問題，本課程教讓您學(xué)習(xí)到高效會議的原理原則與流程，識別會議管理中的
障礙根源，掌握有效方法與工具，提升溝通效率與績效！

課程目標(biāo)：
● 通過培訓(xùn)了解會議的目的、種類和體系；
● 通過培訓(xùn)了解會議效率不高的原因及對策；
● 通過培訓(xùn)掌握為有效會議做準(zhǔn)備的要領(lǐng)；
● 通過培訓(xùn)掌握會議中的溝通和反饋技巧；
● 通過培訓(xùn)掌握會議主持人的會議管理技巧；
● 通過培訓(xùn)學(xué)會提高會議效率和質(zhì)量的技巧。

課程特點(diǎn)：
實戰(zhàn)操作、定制化，根據(jù)企業(yè)的工作環(huán)境下的不同需求，針對性制式型會議（部門周、
月例會）、大型活動會議、突發(fā)問題解決討論、網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程會議，這四種類型的會議提供
完整的會議管理操作工具。
[pic]

課程時間：2天，6小時/天
課程對象：企業(yè)中高層管理、儲備干部、會議組織者
課程方式：講授式（60%）+案例/工具演練（10%）+講師與學(xué)員問答（30%）

課程工具：
▲《會議管理的操作能力測試題》
▲《會議策劃清單》
▲《會議議程表》
▲《溝通與行動計劃表》
▲《大型會議的物料清單》
▲《會議記錄參考模板》

課程大綱
課程案例以企業(yè)自身實際案例為主
前言：為什么要開會
1. 會議的重要功能
2. 會議交流的原理與特性
3. 會議的效率管理與工具
工具1：會議管理的操作能力測試題

第一講：正確認(rèn)識會議——分析會議中的問題
一、如何正確的認(rèn)識會議和會議效率？
1. 會議的意義與目的
1）集思廣益的渠道
2）群體溝通的方式
3）團(tuán)隊的凝聚與成長
4）達(dá)成共識與解決問題
2. 會議的種類與頻率
1）團(tuán)隊會議和一對一會議
2）現(xiàn)場會議和遠(yuǎn)程會議
討論：如何根據(jù)自身管理方式來設(shè)計會議目的、方式、頻率
二、會議效率不高的七大原因
1. 時間安排不當(dāng)
2. 地點(diǎn)安排不當(dāng)
3. 參會對象不對
4. 主持技能不高
5. 會議準(zhǔn)備不足
6. 參會者的參與度
7. 會議的原因、目的、結(jié)果
討論：我們當(dāng)前的會議問題分析
點(diǎn)評：如何對會議進(jìn)行預(yù)防性管理

第二講：會議前----如何設(shè)計與籌備會議
一、高效率會議的設(shè)計
1. 一切都圍繞著會議的目的進(jìn)行
2. 應(yīng)該參與的人員有哪些？
3. 會議的日期、時間、設(shè)備都有哪些？依據(jù)是什么？
4. 哪些會議必須開？
工具2：會議策劃清單
5. 無需開會的5個原因
1）成本 2）決策人 3）替代品 4）可比性 5）重復(fù)
二、高效率會議的籌備
1. 如何制定會議議程表？
2. 如何做好會議中的責(zé)任分工？
3. 哪些信息是參會者要提前知曉的？
4. 如何做好有效率并有效果的傳遞？
工具3：會議議程表

第三講：會議中----如何執(zhí)行有效的會議操作
一、會議決策的四種形式以及步驟
1. 按比例做決策的操作步驟
2. 按領(lǐng)導(dǎo)指示做決策的操作步驟
3. 引導(dǎo)性決策的操作步驟
工具4：溝通與行動計劃表
二、如何主持會議
1. 開場白與主題介紹的PPP技巧
2. 開會中的發(fā)言術(shù)，遠(yuǎn)離會場魔咒
3. 在會議進(jìn)行時令討論“不離題”
4. 讀懂上級領(lǐng)導(dǎo)在會議中的潛臺詞
5. 會議中三個階段的“控制力”+各種規(guī)矩
討論：如何分配發(fā)言時間？依據(jù)是什么？
三、會議中的溝通與反饋技巧
1. 每個人是在說事實還是在說感覺？
2. 如何讓發(fā)言人不偏離主題，做理性推理
3. 主持人如何做好傾聽與分析
1）傾聽對方的情感述求
2）傾聽對方的信息述求
3）分析當(dāng)事人所在的職位和環(huán)境
4. 主持人如何做正面指導(dǎo)反饋？如何做建設(shè)性反饋？
四、主持人如何應(yīng)對現(xiàn)場突發(fā)情況
1）當(dāng)有明顯的錯誤表達(dá)怎么辦？
2）當(dāng)有攻擊性的言辭怎么處理？
3）當(dāng)有強(qiáng)烈的情感述求時怎么處理？
4）當(dāng)出現(xiàn)不正確的派系對抗時
四、參會人員的角色和風(fēng)格分析
角色1：主題發(fā)起者
角色2：會議主要決策人
角色3：會議參與人
角色4：會議執(zhí)行人
風(fēng)格分析：強(qiáng)勢型、收斂型、穩(wěn)健型、表達(dá)型
討論：如何控制會議進(jìn)度，達(dá)成會議效果
五、如何利用會議工具做視覺化的呈現(xiàn)
1. 商業(yè)畫布的應(yīng)用方式和適用場景
2. 思維導(dǎo)圖的應(yīng)用方式和適用場景
3. 樂高積木的應(yīng)用方式和適用場景
工具5：大型會議的物料清單
六、如何結(jié)束會議
1. 什么時機(jī)下結(jié)束會議？
2. 結(jié)束會議要獲取的承諾是什么？
1）什么是最佳承諾——有方向、有方法、有結(jié)果
2）什么是最低承諾——有結(jié)果、有條件
3）什么是無效承諾——口頭答應(yīng)

第四講：會議后----如何把會議的承諾轉(zhuǎn)換成結(jié)果
一、會后的跟進(jìn)內(nèi)容和步驟
1. 及時的會議記錄發(fā)送
工具6：會議記錄參考模板
2. 參會人的行動跟蹤
3. 行動進(jìn)度與質(zhì)量的反饋
二、會后對會議質(zhì)量的評估
1. 詢問對會議內(nèi)容的評價
2. 會議流程的改善
案例分析：詳細(xì)式會議紀(jì)要、常用會議紀(jì)要
練習(xí)：培訓(xùn)會議紀(jì)要
課程結(jié)束

張誠忠老師的其它課程