【論文關鍵詞】檔案 集成管理 信息 技術

　　【論文摘要】檔案的集成化管理是數(shù)據(jù)的集合、信息的集合、技術的集合、多學科的集合，它適應了時代的發(fā)展要求。文章在分析檔案集成管理的內(nèi)容和特點的基礎上提出了檔案集成管理的對策。
　　
　　
　　檔案工作就是管理檔案和開發(fā)檔案信息資源為社會各項社會活動服務的工作。國家管理機器的正常運轉、民族文明的傳承以及經(jīng)濟與社會的進步都依賴于檔案管理工作的正常開展。隨著信息化社會的到來，計算機網(wǎng)絡技術、多媒體技術與現(xiàn)代通訊技術不斷介入，檔案集成管理應運而生。檔案集成管理，就是對傳統(tǒng)檔案信息中的各要素進行優(yōu)化重組，形成相互之間的競爭性互補關系，通過競爭沖突，來實現(xiàn)彼此互補匹配的功能。
　　
　　1 檔案集成管理的特點
　　
　　1.1非線性相干性
　　非線性相干性是集成管理的本質(zhì)特征，管理的投入和產(chǎn)出不再是一一對應的簡單的相加關系而是呈非線性關系，非線性相干性主要表現(xiàn)在以下幾個方面：第一，對檔案進行管理各環(huán)節(jié)間的相互作用不再是簡單的數(shù)量相加，而是相互制約。第二，檔案集成要素的非對稱性。即檔案管理的各個環(huán)節(jié)不是呈對稱狀態(tài)排列的，而是在同一集成體中處于不同側重的狀態(tài)。
　　1.2動態(tài)開放性
　　動態(tài)性要求我們在集成管理過程中必須時刻關注系統(tǒng)內(nèi)外環(huán)境要素的變化，并且及時調(diào)整相關的內(nèi)容，以保證管理系統(tǒng)的適應外界的變化要求。開放性是指集成管理的運行是全方位開放狀的，管理系統(tǒng)可以隨時和外界發(fā)生能量、物質(zhì)、信息、知識等各方面的交換。隨著外部環(huán)境的變化，系統(tǒng)參數(shù)進行調(diào)整，從而適應環(huán)境并隨之進化，從而使管理系統(tǒng)能夠有效地運轉。
　　1.3是一種柔性化管理
　　在檔案管理的運作過程中表現(xiàn)出很強的彈性，是一種人本核心的管理運作方式。管理實施主要是依賴非強制性的軟性手段和方式推動。因為在檔案的集成中，人的智力和創(chuàng)造性思維是不可缺少的，不管技術和設備是多么的先進，都要靠人去實行和操作，人始終在管理中占據(jù)著突出的地位。如果沒有檔案人員對檔案各業(yè)務環(huán)節(jié)的操作，對信息技術的支持，對檔案工作的創(chuàng)新性思考，檔案集成管理系統(tǒng)將難以運作，檔案事業(yè)也難以發(fā)展。
　　1.4是基于知識平臺的集成管理
　　檔案集成管理，是基于知識平臺的集成管理。是在知識平臺基礎上的信息和數(shù)據(jù)的集成，將分散的專業(yè)知識進行分類、匯總變成具體的、系統(tǒng)性的知識，它是在信息、科技、智慧為代表的知識體系基礎上，將人力資源的不同方面、信息管理、信息利用與開發(fā)服務等內(nèi)容有機地協(xié)調(diào)統(tǒng)一起來，更好的完善檔案事業(yè)的管理和創(chuàng)新，實現(xiàn)資源的使用和配置最優(yōu)化和便捷。
　　
　　2 檔案集成管理的主要內(nèi)容
　　
　　檔案集成管理是信息的集成、任何組織的集成、技術的集成和多學科的集成。
　　2.1信息集成
　　檔案系統(tǒng)信息集成是整個檔案集成管理的基礎，是在知識平臺的基礎上，將檔案文件與管理中文字、圖像、聲音、空間、時間等各種信息的集成，同時將信息進行整理、分類、匯總，輸入的是分散的信息，輸出的是系統(tǒng)的信息。只有在信息集成構建的信息通道基礎上，各不同功能的部門、環(huán)節(jié)才能克服時間、空間以及不同環(huán)境的障礙，實現(xiàn)信息的自由流通，各部門才能得以良好的溝通和協(xié)調(diào)，才能提高檔案管理運作整體水平與效益。
　　2.2人和組織的集成
　　不論是多么先進的技術裝備都是由人來操作和完成的，因此人是系統(tǒng)中最為重要和活躍的因素。首先是對各類人員的協(xié)調(diào)工作，檔案管理工作人員只有同心協(xié)力，相互配合才能保證總體工作目標的實現(xiàn)；其次是實現(xiàn)人與計算機的協(xié)調(diào)，即保證計算機能更好的為人所用，這就要建立合理的培訓和激勵機制，增強工作人員的專業(yè)知識和進去意識；最后，培養(yǎng)具有協(xié)調(diào)性、創(chuàng)造性的企業(yè)文化，使我們的活動都遵照一定的文化價值標準，增強工作人員的凝聚力和對組織的融合力。

2.3技術集成
　　隨著科學技術的發(fā)展，多種技術聯(lián)合應用成為現(xiàn)實，檔案集成管理同樣也需要現(xiàn)代化的技術手段的支持，要依靠數(shù)據(jù)庫技術、計算機網(wǎng)絡技術以及硬件條件的支持等等。簡單的說檔案集成管理就是現(xiàn)代科學技術在檔案管理中的綜合運用。
　　2.4多學科集成
　　檔案集成管理是多學科的集成，是圖書、情報、檔案的一體化管理。我們通過對文獻信息進行科學的分類和處理，保證文獻信息獲取、加工、貯存、傳遞等渠道的暢通，提高文獻信息之間的傳遞效率和利用率；通過網(wǎng)絡共建、資源共享等手段，實現(xiàn)信息、信息人員、信息技術、信息設備等各種要素之間的匹配與磨合，為用戶提供集成的一站式服務。
　　
　　3 檔案集成管理的應用
　　
　　3.1檔案人力資源集成管理
　　檔案人力資源集成管理是指在檔案工作中要重視人才的培養(yǎng)，建立一整套吸引人才、培養(yǎng)人才的制度，使人員集成在整個檔案集成系統(tǒng)中發(fā)揮應有的作用。他體現(xiàn)的是以人為本的思想，不管現(xiàn)代的科學技術多么的發(fā)達，人始終是操作和實行的核心。檔案人力資源集成管理不但要協(xié)調(diào)各類人員的工作，還要實現(xiàn)人與技術的集成，人與計算機的集成，以及培養(yǎng)具有協(xié)調(diào)性、創(chuàng)造性的企業(yè)文化。檔案人力資源集成管理主要從以下幾方面入手：第一，合理配置人力資源，將最優(yōu)秀的人安排到最合適的崗位，在體現(xiàn)員工價值的同時，可以激發(fā)員工的工作積極性。第二，建立完善的培訓機制，培訓是企業(yè)送給員工的福利，也可以增強員工的專業(yè)知識和對企業(yè)的向心力，只有專業(yè)知識豐富的人才能駕馭高科技航向，只有專業(yè)知識豐富的人才能在信息社會立于不敗之地。第三，建立競爭激勵機制，有競爭才會有動力和進步，要適當?shù)膶T工進行激勵，鼓勵其增強自身的專業(yè)知識和操作技能。
　　3.2檔案信息服務集成管理
　　檔案信息服務集成管理是是一種基于網(wǎng)絡的復雜服務功能集成，是指將分散的資源和服務按照一定的規(guī)則鏈接成一個整體，從而靈活配置所需的信息系統(tǒng)或信息服務流程，它要求建立一個能夠集成各種類型的數(shù)字資源的統(tǒng)一的檢索平臺，實現(xiàn)檔案信息資源的共享。要實現(xiàn)檔案信息服務集成管理，第一，要更新觀念，用系統(tǒng)的思考方式對待新的檔案工作流程。第二，充分利用現(xiàn)代科學技術。檔案信息服務集成是以網(wǎng)絡技術、集成數(shù)據(jù)環(huán)境的實現(xiàn)為前提的。只有當我們掌控了數(shù)據(jù)、文本、圖像和聲音的多媒體數(shù)據(jù)庫技術，建立了多功能界面的環(huán)境下，信息集成服務才會成為可能。第三，就是要提高檔案人員的綜合素質(zhì)。人是一切的主導，再先進的技術都要人來操作和實行，因此要重視人才的培養(yǎng)。
　　
　　4 結論
　　
　　檔案集成管理是信息時代對檔案管理提出的新要求，它真正實現(xiàn)了信息、技術和人的集合和統(tǒng)一，檔案集成管理不僅要求對檔案文件進行控制，而且還要求在這個管理系統(tǒng)中的要素能夠競爭互補，發(fā)揮更大的作用與功效；它也是實現(xiàn)檔案信息資源完全數(shù)字化的技術基礎。只有實現(xiàn)了檔案管理集成化，檔案工作才能實現(xiàn)真正的進步。
　　
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