文件生命周期理論告訴我們，文件從其形成直至最后銷毀或作為檔案永久保存是一個(gè)完整的生命過程，在這個(gè)生命運(yùn)動(dòng)過程中文件先后表現(xiàn)出三種明顯不同的價(jià)值形態(tài)，因而文件的整個(gè)生命運(yùn)動(dòng)過程具有明顯的階段性特征，可劃分為三個(gè)階段，分別稱之為文件的現(xiàn)行期、半現(xiàn)行期和非現(xiàn)行期。雖然文件運(yùn)動(dòng)本質(zhì)上與文件的移交、何存地點(diǎn)變化和管理方式變化并無直接聯(lián)系，但劃分文件運(yùn)動(dòng)階段的目的是為了更好地管理文件，因此文件在其整個(gè)生命運(yùn)動(dòng)過程的各運(yùn)動(dòng)階段內(nèi)應(yīng)分別采用何種存放地點(diǎn)和管理方式為宜，這便成為我們必須考慮和解決的問題。

現(xiàn)行文件應(yīng)存放于文件的形成、使用部門，非現(xiàn)行文件應(yīng)存放于檔案館，已形成共識(shí)，且世界各國(guó)普遍如此，而如何科學(xué)處置半現(xiàn)行文件卻存在著不同的構(gòu)想、不同的做法。我國(guó)傳統(tǒng)檔案管理體制要求每一立檔單位都應(yīng)建立自己的基層檔案管理部門、配備檔案人員開展本單位檔案工作，這實(shí)質(zhì)上客觀地規(guī)定了由這種單位內(nèi)部建立起來的基層檔案管理部門來承擔(dān)本單位半現(xiàn)行文件的管理，這一半現(xiàn)行文件的處置模式顯然充分體現(xiàn)了它既不同于現(xiàn)行文件的處置方式，也不同于非現(xiàn)行文件的處置方式。如何科學(xué)地處置半現(xiàn)行文件使成為我國(guó)當(dāng)前檔案學(xué)理論和實(shí)踐中迫切需要解決的一個(gè)重要問題，為此讓我們先來剖析一下世界范圍內(nèi)處置半現(xiàn)行文件的各種模式。

一、文件中心

文件中心是國(guó)外許多國(guó)家處置半現(xiàn)行文件管理的一種組織形式，它的設(shè)置并不隸屬于哪一個(gè)文件形成單位，而是按地區(qū)建立的介于若干文件形成單位和地方綜合性檔案館之間的一種過渡性的社會(huì)化文件管理機(jī)構(gòu)，并擁有人、財(cái)、物和管理自主權(quán)，其人員編制屬單獨(dú)列編的檔案管理事業(yè)編制。經(jīng)費(fèi)靠行政撥款。文件中心完全代替各機(jī)關(guān)管理半現(xiàn)行文件，中心內(nèi)的半現(xiàn)行文件只為形成單位服務(wù)，不向社會(huì)開放，文件在中心內(nèi)只作過渡性保存，一部分期滿后銷毀，另一部分需永保存的中心負(fù)責(zé)向相關(guān)檔案館移交。顯然文件中心充分體現(xiàn)了半現(xiàn)行文件管理的特色，既不同于現(xiàn)行文件的處置，也不同于非現(xiàn)行文件的處置，過渡性地處置只為形成單位服務(wù)的半現(xiàn)行文件，完全按照文件運(yùn)動(dòng)規(guī)律辦事。

由于文件中心突出了對(duì)半現(xiàn)行文件實(shí)行社會(huì)化、集約化和專業(yè)化管理的特點(diǎn)，因此它往往具備良好的文件管理硬件設(shè)施，穩(wěn)定而又業(yè)務(wù)素質(zhì)較好的文件管理者隊(duì)伍，這些軟硬件條件確保了文件中心的半現(xiàn)行文件能得到科學(xué)管理，另外它合理高效地解決了文悠揚(yáng)管理所需的人、財(cái)、物，從整體上能夠省人、省庫(kù)房、省裝具、省錢，降低了文件管理費(fèi)用?？傊募行牡慕⒓瓤梢詼p輕各文件形成單位的負(fù)擔(dān)，又可以減輕檔案主管部門的工作量，既能夠承擔(dān)起半現(xiàn)行文件的科學(xué)管理，方便形成單位的查找利用，又符合高效精簡(jiǎn)節(jié)約的原則，成效顯著。也正因如此，文件中心能在國(guó)外許多國(guó)家得到普及和推廣。

但是，文件中心并非萬能，這種由政府撥款建立的文件中心并沒有也不可能針對(duì)一個(gè)地區(qū)的所有單位，它主要吸收一個(gè)地區(qū)內(nèi)的各機(jī)關(guān)，那么對(duì)于這種文件中心吸收之外的單位，我們又該如何科學(xué)地處置它們的半現(xiàn)行文件呢?

二、商業(yè)性文件中心

受文件中心的鼓舞和啟發(fā)，歐美許多國(guó)家在建立文件中心后不久又建立了商業(yè)性文件中心。商業(yè)性文件中心也是處置半現(xiàn)行文件管理的一種組織形式，它同文件中心一樣，其設(shè)置也并不隸屬于哪一個(gè)文件形成單位，而是按地區(qū)建立的社會(huì)化文件管理機(jī)構(gòu)，并擁有人、財(cái)、物和管理自主權(quán)，同樣完全代替各有關(guān)單位管理半現(xiàn)行文件，中心內(nèi)的文件只有形成單位服務(wù)，不向社會(huì)開放，形成單位需要利用自己的文件時(shí)，它們應(yīng)及時(shí)、迅速、準(zhǔn)確地提供，且允許帶回本單位使用，形成單位不會(huì)因文件脫離自身進(jìn)入中心而感 到利用不便。所不同的是，商業(yè)性文件中心代替各有關(guān)單位管理其半現(xiàn)行文件時(shí)并非無償，而是實(shí)行有償形式，要求各有關(guān)單位按規(guī)定付給商業(yè)性文件中心一定的管理費(fèi)用。商業(yè)性文件中心的管理費(fèi)用和保同薪水并不靠政府撥款解決，而且以此來籌集，甚至還要盈余，創(chuàng)造一定的經(jīng)濟(jì)效益，因此商業(yè)性文件中心是一個(gè)經(jīng)濟(jì)實(shí)體。不管如何，商業(yè)性文件中心顯然也充分體現(xiàn)了半現(xiàn)行文件管理的特色，完全按照文件運(yùn)動(dòng)規(guī)律辦事。



由于商業(yè)性文件中心同樣突出了對(duì)半現(xiàn)行文件實(shí)行社會(huì)化、集約化和專業(yè)化管理的特點(diǎn)，因此它同文件中心一樣，具備了能科學(xué)管理半現(xiàn)行文件所需的一切軟硬件條件，經(jīng)濟(jì)合理地配置了文件管理所需的人、財(cái)、物，從而能整體上省人、省庫(kù)房、省裝具、省錢，降低了文件管理費(fèi)用?？傊?，商業(yè)性文件中心具有同文件中心一樣顯著的成效。當(dāng)然文件是否移交給商業(yè)性文件中心管理完全出于形成單位的自愿，同時(shí)商業(yè)性文件中心也應(yīng)增強(qiáng)自身的信譽(yù)。商業(yè)性文件中心同樣沒有也不可能針對(duì)一個(gè)地區(qū)的所有單位，它主要吸收那些不同進(jìn)入文件中心，而自身管理既不具備條件又不經(jīng)濟(jì)的單位，商業(yè)化地承擔(dān)起這些單位半現(xiàn)行文件的管理。

三、基層檔案管理部門

文件中心和商業(yè)化文件中心并不是與生俱來的，在文件中心和商業(yè)性文件中心誕生之前，半現(xiàn)行文件管理首先是由本單位自身承擔(dān)的，而在我國(guó)至今幾乎仍實(shí)行這種單一的基層檔案管理部門模式，由這種在單位內(nèi)部建立起來的基層檔案管理部門來承擔(dān)本單位增現(xiàn)行文件的管理，且明確規(guī)定文件在基層檔案管理部門只作過渡性保存，基層檔案管理部門不是文件的最終歸宿地，這些文件通常只為本單位服務(wù)，顯然這種半現(xiàn)行文件的處置模式同樣完全符合文件運(yùn)動(dòng)規(guī)律。

把半現(xiàn)行文件存放于形成單位內(nèi)部建立起的基層檔案管理部門內(nèi)，這使半現(xiàn)行文件與其用戶間的距離“最近”，從而使半現(xiàn)行文件的方便利用達(dá)到了最優(yōu)化，因?yàn)榘氍F(xiàn)行文件存放于形成者個(gè)人身邊通常是不允許的，因此這種由基層檔案管理部門來處置半現(xiàn)行文件管理的模式并非無優(yōu)勢(shì)可言，筆者認(rèn)為這正是半現(xiàn)行文件首先由基層檔案管理部門來處置的最根本原因。但這只是滿足了科學(xué)處置半現(xiàn)行文件的一個(gè)方面，至于基層檔案管理部門是否具備科學(xué)管理半現(xiàn)行文件的軟硬件條件，半現(xiàn)行文件由基層檔案管理部門處置是否經(jīng)濟(jì)合理，這些問題仍值得探討。

當(dāng)一個(gè)單位規(guī)模較在，半現(xiàn)行文件數(shù)量較多時(shí)，建立自己的基層檔案管理部門，配備幾名穩(wěn)定而又業(yè)務(wù)素質(zhì)較好的文件管理者，購(gòu)買必需的檔案裝具，提供必要的用房，再輔以健全的制度等，顯然這就具備了科學(xué)管理半現(xiàn)行文件的軟硬件條件，雖然這種模式并非社會(huì)化，但此時(shí)同樣可做到文件管理所需人、財(cái)、物資源的合理配置，盡量降低文件管理費(fèi)用。而當(dāng)一個(gè)單位規(guī)模不大、甚至較小，半現(xiàn)行文件數(shù)量不多時(shí)，如仍采用這種模式來處置本單位的半現(xiàn)行文件，則問題顯而易見：文件管理者往往采用兼職保同，變動(dòng)頻繁，隊(duì)伍不夠穩(wěn)定，業(yè)務(wù)素質(zhì)差，忙于其它工作，甚至基層檔案管理部門索性不設(shè)或長(zhǎng)期虛設(shè)，文件管理硬件設(shè)施較差，庫(kù)房簡(jiǎn)陋等，這就根本不具備科學(xué)管理半現(xiàn)行文件的軟硬件條件，如果硬是執(zhí)行，再去滿足要求，那么這種模式必然極大地浪費(fèi)人、財(cái)、物資源，大大提高了文件管理代價(jià)，這正是我國(guó)傳統(tǒng)檔案管理體制在實(shí)踐中所暴露出的弊端。

四、企事業(yè)檔案館和聯(lián)合檔案室

隨著檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，中外都形成有許多企事業(yè)檔案館，這種檔案館

不同于一般檔案館，它是建立在規(guī)模較大單位內(nèi)部的非社會(huì)化檔案管理機(jī)構(gòu)，其職能既要承擔(dān)本單位非現(xiàn)行文文悠揚(yáng)的管理，又要承擔(dān)本單位半現(xiàn)行文件的管理。不少單位今天是基層檔案管理部門，將來可能發(fā)展為企事業(yè)檔案館，因此由企事業(yè)檔案館來處置半現(xiàn)行文件的方式完全等同于基層檔案管理部門處置半現(xiàn)行文件的方式，顯然我們可以把這種方式納入基層檔案管理部門處置半現(xiàn)行文件方式的范疇。

聯(lián)合檔案室也是檔案事業(yè)發(fā)展中出現(xiàn)的一種處置半現(xiàn)行文件的模式，這一模式在某種程度上完全等同于文件中心，它同樣過渡性地處置各有關(guān)單位的半現(xiàn)行文件，只為形成單位服務(wù)，突出對(duì)半現(xiàn)行文件實(shí)行社會(huì)化、集約化和專業(yè)化管理的特點(diǎn)，但它又不同于文件中心，因?yàn)樗粨碛腥?、?cái)、物和管理自主權(quán)，因而它沒有文件中心那么優(yōu)越，最終會(huì)被文件中心所代替，我國(guó)第一個(gè)文件中心的建設(shè)過程正好證實(shí)了這一點(diǎn)。



通過以上分析我們發(fā)現(xiàn)，半現(xiàn)行文件的科學(xué)處置確實(shí)比較復(fù)雜，文件中心、商業(yè)性文件中心和基層檔案管理部門這三種處置模式都有其存在的價(jià)值，都是按照文件運(yùn)動(dòng)規(guī)律辦事的，但它們又都不可能獨(dú)自解決所有單位半現(xiàn)行文件的管理，它們相輔相成，互為補(bǔ)充。因此，針對(duì)我國(guó)傳統(tǒng)檔案管理體制所出現(xiàn)的諸多弊端，而變革我國(guó)半現(xiàn)行文件的處置方式時(shí)，我們既不能對(duì)某一模式簡(jiǎn)單地加以全面否定，也不能對(duì)另一模式盲目地加以絕對(duì)肯定。總之，我們不能再實(shí)行單一的模式，而應(yīng)實(shí)行多樣化模式，堅(jiān)持以文件中心、商業(yè)性文件中心和基層檔案管理部門三者并存的處置模式。

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