當今國際企業(yè)管理信息發(fā)展的趨勢是：從信息管理走向知識管理、從信息資源開發(fā)走向知識資源開發(fā)、由客戶機／服務(wù)器結(jié)構(gòu)走向Internet結(jié)構(gòu)。對此，企業(yè)建立自己的知識管理體系十分重要。

一、建立知識管理體系的意義


面向21世紀，從全球范圍看，一個更加激烈的競爭環(huán)境正在形成。在未來消費者導(dǎo)向的時代，如何對市場環(huán)境的急劇變化和顧客需求的瞬息萬變作出靈活快速響應(yīng)，充分利用當代最新科學(xué)技術(shù)，依靠創(chuàng)新實施企業(yè)的研究開發(fā)，有效地生產(chǎn)和提供令顧客滿意的產(chǎn)品和服務(wù)，并不斷開辟消費者的新市場，是當今企業(yè)不容忽視的使命，否則企業(yè)將被淘汰。
如今國際管理信息發(fā)展的趨勢是：從信息管理走向知識管理、從信息資源開發(fā)走向知識資源開發(fā)、由客戶機／服務(wù)器結(jié)構(gòu)走向Internet結(jié)構(gòu)。知識管理則是信息管理的延伸和發(fā)展，信息管理只是將各種各樣的信息以一定的方式匯總、組織起來，方便人們利用計算機進行查詢和檢索，然而，如何由信息產(chǎn)生知識，即如何利用數(shù)據(jù)信息取得知識、再利用知識獲得最大的利潤或效益，這已經(jīng)上升到一個新的層次。知識是由信息而來的，它是通過對信息的提取、識別、分析和歸納轉(zhuǎn)換而來的，故信息管理是知識管理的基礎(chǔ)，知識管理則是信息管理的延伸。知識管理是通過一組問答序列，即解決方案的集合尋找和識別與問題有關(guān)的關(guān)鍵性信息，并將這些信息進行提取，形成對某一問題的專門知識，作為決策的依據(jù)。在信息社會和知識社會，信息、知識和一些專門的技巧是獲取利潤的工具。知識管理是把信息轉(zhuǎn)化為知識，用知識指導(dǎo)決策付諸行動，再將該行動轉(zhuǎn)化為利潤。
企業(yè)已經(jīng)開始認識到他們最寶貴的資產(chǎn)和資源是知識，知識已成為推動經(jīng)濟增長的動力，將把企業(yè)的知識資源納入其管理之中。因此，企業(yè)知識管理體系研究是國外知識管理研究的發(fā)展趨勢之一，特別地建立企業(yè)知識管理體系及其知識庫已成為企業(yè)進一步發(fā)展所必需的基礎(chǔ)設(shè)施以及企業(yè)決策所必需的專家支持系統(tǒng)，也是企業(yè)在激烈的競爭中保持不敗的保證。一些著名的跨國公司已經(jīng)建立自己的知識管理體系及其知識庫，在公司知識生產(chǎn)、分配、獲取、共享、利用等知識管理方面發(fā)揮了重要的作用。
在管理領(lǐng)域中，知識已經(jīng)成為企業(yè)競爭力的源泉。當前的企業(yè)管理已經(jīng)進入全球化和知識化的階段。在這個階段，持續(xù)成長成為管理的目標，知識管理成為管理的主題。面對經(jīng)濟知識化和全球化更加迅速，企業(yè)競爭更加激烈，以及隨著知識管理的發(fā)展，企業(yè)利用信息技術(shù)，結(jié)合業(yè)務(wù)流程建立知識管理系統(tǒng)及其知識庫十分迫切和必要。

二、企業(yè)知識管理體系

知識管理大致包括以下6個內(nèi)容：(1)知識管理的基礎(chǔ)措施：它是知識管理的支持部分，如數(shù)據(jù)庫、知識庫、多庫協(xié)調(diào)系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)等基本技術(shù)手段以及人與人之間的各種聯(lián)系渠道等；(2)企業(yè)業(yè)務(wù)流程的重組：其目的是使企業(yè)的知識資源更加合理地在知識鏈上形成暢通無阻的知識流，讓每一個員工在獲取與業(yè)務(wù)有關(guān)知識的同時，都能為企業(yè)貢獻自己的知識、經(jīng)驗和專長；(3)知識管理的方法：內(nèi)容管理、文件管理、記錄管理、通信管理等；(4)知識的獲取和檢索：包括各種各樣的軟件應(yīng)用工具，例如智能客體檢索、多策略獲取、多模式獲取和檢索、多方法多層次獲取和檢索、網(wǎng)絡(luò)搜索工具等；(5)知識的傳遞：如建立知識分布圖、電子文檔、光盤、DVD及網(wǎng)上傳輸、打印等；(6)知識的共享和評測：如建立一種良好的企業(yè)文化，激勵員工參與知識共享、設(shè)立知識總管、促進知識的轉(zhuǎn)換、建立知識產(chǎn)生效益的評測條例等。如何進行知識管理是我們首先要解決的理論和實際問題。
為此，我們把企業(yè)的業(yè)務(wù)流程看作是一個緊密連接的供應(yīng)鏈，并將企業(yè)內(nèi)部劃分成幾個相互協(xié)同作業(yè)的支持子系統(tǒng)。將企業(yè)知識管理系統(tǒng)設(shè)計為：以知識生產(chǎn)、分配，交換、獲取、利用為主線，建立企業(yè)知識庫系統(tǒng)。該系統(tǒng)還包括非知識資源子系統(tǒng)、財務(wù)運作子系統(tǒng)、供給子系統(tǒng)、生產(chǎn)制造子系統(tǒng)、服務(wù)維護子系統(tǒng)、工程技術(shù)子系統(tǒng)、市場營銷子系統(tǒng)。

三、企業(yè)知識庫

很多組織已經(jīng)擁有了自己的客戶數(shù)據(jù)庫、產(chǎn)品數(shù)據(jù)庫、員工數(shù)據(jù)庫等。為什么還要建立知識庫?知識庫與信息數(shù)據(jù)庫有什么區(qū)別呢?
面對21世紀知識經(jīng)濟下信息化、數(shù)字化、集成化的發(fā)展，知識已經(jīng)成為最重要的第一要素，因此企業(yè)在激烈的競爭環(huán)境中能否立于不敗之地，已經(jīng)取決于知識的生產(chǎn)，獲取、共享和利用，或者說取決于知識在流動過程中的價值增值。如何有利于知識的流動及其價值增值就變得十分重要，建立企業(yè)知識庫系統(tǒng)應(yīng)運而生。


人們通常認為知識是組織起來的信息，那么知識庫就是將信息網(wǎng)織成各種關(guān)系的模式。當數(shù)據(jù)串連起來形成信息再依次經(jīng)過組合和重組并變成有意義的知識簇時，知識庫的構(gòu)建便開始了。
信息數(shù)據(jù)庫屬于知識庫的一部分，但知識庫的內(nèi)容要廣泛得多。企業(yè)知識庫應(yīng)盡可能包含所有與企業(yè)有關(guān)的信息和知識，使知識庫真正成為信息源和知識庫。
知識庫并沒有什么固定的模式，而是要根據(jù)組織的具體情況來定。例如，施樂公司的內(nèi)部知識庫建立在企業(yè)的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)上，由安裝在服務(wù)器上的一組軟件構(gòu)成。員工可以利用該系統(tǒng)閱讀公報和查找歷史事件，并彼此在虛擬的公告板上相會。該知識庫的內(nèi)容包括：公司的人力資源狀況、公司內(nèi)每個職位需要的技能和評價方法、公司內(nèi)各部門和各地分公司的內(nèi)部資料、公司歷史上發(fā)生的重大事件等歷史資料、公司客戶的所有信息、公司的主要競爭對手及合作伙伴的詳細資料、公司內(nèi)部研究人員的研究文獻和研究報告。
著名的英特爾公司在加速新產(chǎn)品開發(fā)速度的過程中，發(fā)現(xiàn)60％以上的技術(shù)問題其實在別的小組的開發(fā)經(jīng)驗中早就碰到過而且得到了解決。這啟發(fā)英特爾建立了一個“最好方法資料庫”，讓每個人都能在此分享其他人的經(jīng)驗。這大幅度減低了問題重復(fù)出現(xiàn)的概率，新產(chǎn)品產(chǎn)出的速度大約提高為過去的兩倍。
由此可見，知識庫的內(nèi)容是生動活撥的，一切應(yīng)以服務(wù)于組織的成長為原則。知識庫里知識的分類非常重要。
數(shù)據(jù)庫等商業(yè)化應(yīng)用軟件極大地方便了知識庫的創(chuàng)建和使用。安達信咨詢公司在90年代初創(chuàng)建了“全球最佳實踐”數(shù)據(jù)庫，其目的是獲取和共享全球成功的商業(yè)經(jīng)驗和管理經(jīng)驗的詳細信息。在開發(fā)過程中，他們選擇了原型法中較傳統(tǒng)的生命周期法。
建立知識庫的一個關(guān)鍵問題是開發(fā)所需的軟件，而企業(yè)知識庫系統(tǒng)軟件應(yīng)具有如下的功能和特性：
(1)集成性。21世紀的企業(yè)是知識型的企業(yè)，必須及時掌握各種信息，所以只有具有集成性的系統(tǒng)才能實現(xiàn)企業(yè)全部信息的集成和處理。例如多地點、多場所經(jīng)營，跨國經(jīng)營，可通過Internet／Intranet將不同部門、不同區(qū)域的信息集成起來，及時了解企業(yè)內(nèi)部、供貨渠道、市場營銷、金融動態(tài)、客戶需求以及競爭對手的最新信息，并進行分析處理，快速作出反應(yīng)，緊跟市場變化并創(chuàng)造市場。
(2)外向型功能。在21世紀，企業(yè)的封閉狀況將被徹底打破，在網(wǎng)絡(luò)上企業(yè)是沒有明顯邊界的，其管理系統(tǒng)也必須具有外向型的功能。因此從發(fā)展的角度來考察軟件，除了具有生產(chǎn)管理功能之外，還應(yīng)具備商品經(jīng)營、資本經(jīng)營和品牌經(jīng)營的功能。
(3)決策支持功能。在21世紀，大眾的消費觀將成為企業(yè)推出產(chǎn)品的首要驅(qū)動因素，企業(yè)必須利用集成的信息緊跟市場的變化，快速作出各種決策，如經(jīng)營戰(zhàn)略決策、投資決策、買賣決策、財務(wù)決策、產(chǎn)品組合決策、產(chǎn)品成本決策等，來為企業(yè)多、快、好、省地推出市場最需要的產(chǎn)品，并以最暢通的渠道提交到市場，盡快完成資本循環(huán)。因此決策支持系統(tǒng)將為企業(yè)“運籌帷幄、決勝千里”提供有效的服務(wù)。
通過建立知識庫，可以積累和保存信息和知識資產(chǎn)，加快內(nèi)部信息和知識的流通，實現(xiàn)組織內(nèi)部知識的共享。這是實施知識管理的一個基本條件和辦法。知識庫的作用表現(xiàn)在：
第一，知識庫使信息和知識有序化，是知識庫對組織的首要貢獻。建立知識庫，必定要對原有的信息和知識做一次大規(guī)模的收集和整理，按照一定的方法進行分類保存，并提供相應(yīng)的檢索手段。經(jīng)過這樣一番處理，大量隱含知識被編碼化和數(shù)字化，信息和知識便從原來的混亂狀態(tài)變得有序化。這樣就方便了信息和知識的檢索，并為有效使用打下了基礎(chǔ)。
第二，知識庫加快知識和信息的流動，有利于知識共享與交流。知識和信息實現(xiàn)了有序化，其尋找和利用時間大大減少，也便自然加快了流動。另外，由于在企業(yè)的內(nèi)部網(wǎng)上可以開設(shè)一些時事、新聞性質(zhì)的欄目，使企業(yè)內(nèi)外發(fā)生的事能夠迅速傳遍整個企業(yè)，這就使人們獲得新信息和新知識的速度大大加快。
第三，知識庫還有利于實現(xiàn)組織的協(xié)作與溝通。例如，施樂公司的知識庫可將員工的建議存人。員工在工作中解決了一個難題或發(fā)現(xiàn)了處理某件事更好的方法后，可以把這個建議提交給一個由專家組成的評審小組。評審小組對這些建議進行審核，把最好的建議存人知識庫。建議中注明建議者的姓名，以保證提交建議的質(zhì)量，并保護員工提交建議的積極性。
第四，知識庫可以幫助企業(yè)實現(xiàn)對客戶知識的有效管理。企業(yè)銷售部門的信息管理一直是比較復(fù)雜的工作，一般老的銷售人員擁有很多寶貴的信息，但隨著他們客戶的轉(zhuǎn)變或工作的調(diào)動，這些信息和知識便會損失。因此，企業(yè)知識庫的一個重要內(nèi)容就是將客戶的所有信息進行保存，以方便新的業(yè)務(wù)人員隨時利用。

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