管理的現(xiàn)代化必須有科學(xué)、規(guī)范的內(nèi)部管理做保障。由于崗位說(shuō)明書(shū)具有明確工作職責(zé)與權(quán)限、工作目標(biāo)、工作特點(diǎn)、任職人員資格等作用，并能為工作評(píng)價(jià)、人員招聘、績(jī)效管理、培訓(xùn)與開(kāi)發(fā)、薪酬管理等提供依據(jù)，它已受到企業(yè)重視，并成為現(xiàn)代管理的基礎(chǔ)工作之一。但是，目前有很多企業(yè)在完善了崗位說(shuō)明書(shū)的工作后，并沒(méi)有讓它在企業(yè)管理工作中發(fā)揮應(yīng)有的作用。筆者認(rèn)為，這并不是崗位說(shuō)明書(shū)本身的局限，更多是企業(yè)走進(jìn)了崗位說(shuō)明書(shū)編寫(xiě)的誤區(qū)，降低了其在管理中的應(yīng)用性。
崗位說(shuō)明書(shū)編寫(xiě)的誤區(qū)

    1、功能錯(cuò)位

    在談及崗位描述時(shí)，很多企業(yè)都能捧出厚厚一疊的文案，但細(xì)讀后，就會(huì)發(fā)現(xiàn)，他們并不是崗位說(shuō)明書(shū)，而僅僅是崗位職責(zé)制。企業(yè)的崗位職責(zé)制并不是崗位說(shuō)明書(shū)。崗位職責(zé)制側(cè)重于崗位任職人應(yīng)該完成的職責(zé)，并不能全面反映崗位的信息，并沒(méi)有其行為或工作活動(dòng)的結(jié)果。但是崗位說(shuō)明書(shū)則全面反映了崗位和崗位任職人的全面信息。

    2、職責(zé)交叉

    為適應(yīng)外部競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，許多企業(yè)以團(tuán)隊(duì)來(lái)設(shè)計(jì)工作任務(wù)，即同一項(xiàng)工作任務(wù)需要幾個(gè)部門(mén)或幾個(gè)崗位共同完成，這就出現(xiàn)了職責(zé)交叉。正確地處理職責(zé)交叉有助于發(fā)揮協(xié)作效應(yīng)，取長(zhǎng)補(bǔ)短，提高工作效率。但很多企業(yè)在撰寫(xiě)崗位說(shuō)明書(shū)時(shí)對(duì)這些職責(zé)交叉的工作沒(méi)有明確各崗位的職責(zé)權(quán)限，以及對(duì)工作結(jié)果應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任，反而導(dǎo)致工作中崗位職責(zé)不清、多頭領(lǐng)導(dǎo)，工作中出現(xiàn)問(wèn)題各部門(mén)間又互相推諉，降低了工作的效率。例如某企業(yè)，其員工福利工作在人力資源部由薪酬及福利主管負(fù)責(zé)，在后勤部由福利管理員負(fù)責(zé)，那么，當(dāng)新員工對(duì)公司福利制度不了解時(shí)，他究竟應(yīng)該找人力資源部還是應(yīng)該找后勤部的福利管理員咨詢(xún)呢？

    3、職責(zé)重疊

    在企業(yè)的實(shí)際中，對(duì)于工作任務(wù)性質(zhì)相同、工作任務(wù)量較大的工作，有的崗位不可避免會(huì)出現(xiàn)了一崗多人的現(xiàn)象。在崗位描述時(shí)是否只需編制一份崗位說(shuō)明書(shū)呢？很多企業(yè)在描述此類(lèi)崗位時(shí)，采取了簡(jiǎn)單的一刀切的方法，歸納出該崗位的共同特征，定義了崗位的共同要求，卻忽視了該崗位的不同任職者之間工作任務(wù)的差別，以及由此導(dǎo)致的對(duì)任職人資格的差異，這顯然是一種不可取的方法。如果是對(duì)崗位進(jìn)行描述，應(yīng)該采取“一崗一份”描述書(shū)的方式，每個(gè)任職人持有一份。目前不少企業(yè)在開(kāi)展工作分析工作時(shí)，卻混淆了“工作”和“崗位”這兩個(gè)概念。

    4、閉門(mén)造車(chē)

    目前，不少企業(yè)已經(jīng)認(rèn)識(shí)到崗位說(shuō)明書(shū)的作用，紛紛在企業(yè)開(kāi)展工作分析的工作。但編寫(xiě)出來(lái)的崗位說(shuō)明書(shū)卻未真正起作用。有的企業(yè)在追求管理科學(xué)化、現(xiàn)代化對(duì)工作分析缺乏正確認(rèn)識(shí)的情況下，就盲目隨大流，要各個(gè)崗位上的任職人自己編寫(xiě)崗位說(shuō)明書(shū)；有的企業(yè)，由人力資源部自己閉門(mén)造車(chē)，使描述脫離本企業(yè)的實(shí)際，尤其是對(duì)任職人資格的界定缺乏客觀的標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)果使崗位說(shuō)明書(shū)無(wú)法在實(shí)際工作中使用，成為案頭擺設(shè)，只好被束之高閣。

    5、不成體系

    崗位說(shuō)明書(shū)編寫(xiě)的過(guò)程，其實(shí)是對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)流程重新認(rèn)識(shí)的過(guò)程。一套科學(xué)、規(guī)范的崗位說(shuō)明書(shū)能對(duì)企業(yè)的各項(xiàng)工作及人力資源管理的其他工作提供依據(jù)。但是，不少企業(yè)的崗位描述都有不完整、夸大職責(zé)或縮小職責(zé)、任職資格主觀性強(qiáng)等問(wèn)題。有的為了節(jié)約成本，甚至只對(duì)關(guān)鍵崗位或部門(mén)進(jìn)行崗位描述，導(dǎo)致后續(xù)的崗位評(píng)價(jià)、招聘等工作缺乏客觀、統(tǒng)一的尺度，科學(xué)的人力資源管理工作也無(wú)從談起。

   

崗位說(shuō)明書(shū)編寫(xiě)誤區(qū)的原因分析
   
    在崗位說(shuō)明書(shū)編寫(xiě)工作中，為什么會(huì)出現(xiàn)這樣或那樣的誤區(qū)？筆者認(rèn)為出現(xiàn)誤區(qū)的原因主機(jī)有以下幾點(diǎn)：

    1、為編寫(xiě)而編寫(xiě)

    目前，在一些企業(yè)中，由于管理流程的不規(guī)范，或管理者本身的行為不規(guī)范等問(wèn)題，使得企業(yè)存在職責(zé)不清、工作任務(wù)隨意性較大、出現(xiàn)問(wèn)題互相推諉等管理問(wèn)題，不少企業(yè)只關(guān)注崗位說(shuō)明書(shū)的結(jié)果或形式，使得崗位說(shuō)明書(shū)成為現(xiàn)實(shí)工作流程的“再現(xiàn)”。從某種意義上講，筆者認(rèn)為企業(yè)崗位說(shuō)明書(shū)編寫(xiě)工作的開(kāi)展，應(yīng)該側(cè)重于工作分析的過(guò)程，把崗位說(shuō)明書(shū)的編寫(xiě)工作作為企業(yè)現(xiàn)有崗位的一次大盤(pán)點(diǎn)，或者說(shuō)是一次業(yè)務(wù)流程的重組，從而明確各崗位的職責(zé)與權(quán)限，規(guī)范工作流程，以實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理的目的。

    2、缺乏專(zhuān)業(yè)的技術(shù)或培訓(xùn)

    崗位說(shuō)明書(shū)的編寫(xiě)是人力資源管理工作的一項(xiàng)專(zhuān)門(mén)技術(shù)。不少企業(yè)由于缺乏崗位說(shuō)明書(shū)編寫(xiě)的專(zhuān)業(yè)技能或培訓(xùn)，所以也存在描述不規(guī)范，用語(yǔ)不準(zhǔn)確的現(xiàn)象。尤其是在崗位職責(zé)的描述上，它應(yīng)該是關(guān)于一項(xiàng)工作最終要取得的結(jié)果的陳述，因此，應(yīng)準(zhǔn)確、清晰地界定崗位任職入應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任，所具有的權(quán)限和工作必須達(dá)到的目標(biāo)、規(guī)范權(quán)責(zé)利的關(guān)系。但不少企業(yè)的崗位說(shuō)明書(shū)在描述用語(yǔ)的選擇上，籠統(tǒng)地使用“負(fù)責(zé)、管理”等詞語(yǔ)，導(dǎo)致崗位職責(zé)的描述“千崗一面”，使崗位職責(zé)描述過(guò)小或者過(guò)大。

    3、宣傳不到位

    崗位說(shuō)明書(shū)的編寫(xiě)應(yīng)是一個(gè)由上而下的過(guò)程，涉及到企業(yè)各個(gè)層面。編寫(xiě)崗位說(shuō)明書(shū)的目的就是要使員工明確自己的工作責(zé)任、作用及基本要求等，所以，在編制過(guò)程中應(yīng)得到全體員工的支持和參與。但是不少企業(yè)或各級(jí)管理者把該項(xiàng)工作作為“作業(yè)”來(lái)應(yīng)付，并沒(méi)有與員工充分交流，甚至在崗位說(shuō)明書(shū)形成之后，忽視了任職人的“反饋”或“確認(rèn)”環(huán)節(jié)，所以作用不大；有的由于宣傳不到位，員工不知道崗位說(shuō)明書(shū)的作用，有些員工誤認(rèn)為崗位說(shuō)明書(shū)編寫(xiě)就是要“定員、定編”，這對(duì)員工顯然是一種威脅，由此出現(xiàn)員工不理解、不利用、不執(zhí)行的情況，使崗位說(shuō)明書(shū)變成可有可無(wú)的擺設(shè)。例如，在對(duì)任職人資格進(jìn)行界定時(shí)，有些員工感到恐慌。若按照行業(yè)通行的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)崗位任職人資格進(jìn)行界定，很多老員工的學(xué)歷或者技能達(dá)不到企業(yè)要求，因此他們就會(huì)認(rèn)為崗位說(shuō)明書(shū)是企業(yè)給他們?cè)O(shè)置的障礙，由此產(chǎn)生敵對(duì)思想。

    4、編寫(xiě)工作定位不明晰

    不少企業(yè)把編寫(xiě)崗位說(shuō)明書(shū)的工作定位于優(yōu)化企業(yè)的工作流程，解決多頭領(lǐng)導(dǎo)現(xiàn)象，改善現(xiàn)有的職責(zé)劃分等。但是在實(shí)際工作中常常會(huì)面臨兩難的選擇：是對(duì)企業(yè)各個(gè)崗位工作的現(xiàn)狀的描述還是對(duì)目標(biāo)狀態(tài)的描述，即“是什么”和“應(yīng)是什么”的問(wèn)題。若選擇后者“應(yīng)是什么”，則在界定各個(gè)崗位職責(zé)時(shí)必須對(duì)現(xiàn)存的職責(zé)交叉、職權(quán)不明的現(xiàn)象進(jìn)行調(diào)整，這將導(dǎo)致一部分員工的工作職責(zé)和權(quán)限的變動(dòng)，可能招致抵制的阻力，因此，編寫(xiě)工作必須得到管理者高層的認(rèn)同或支持。

    與此同時(shí)，我國(guó)的一些企業(yè)，特別是一些民營(yíng)企業(yè)管理極不規(guī)范，工作任務(wù)的分配通常取決于員工個(gè)人的工作能力和領(lǐng)導(dǎo)的意志，使得基層員工疲于應(yīng)付上級(jí)的命令，“忙的忙死、閑的閑死”，造成“工作無(wú)計(jì)劃、管理打亂仗”的現(xiàn)象。

    5、崗位說(shuō)明書(shū)的管理不及時(shí)

    隨著企業(yè)經(jīng)營(yíng)環(huán)境的變化和企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)中工作業(yè)務(wù)流程也在不斷變化，由此部門(mén)職責(zé)及崗位工作內(nèi)容與要求也會(huì)不斷地發(fā)生變化，尤其是網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的新興行業(yè)更是如此。一般而言，崗位說(shuō)明書(shū)應(yīng)不斷修改，修改的頻率應(yīng)根據(jù)行業(yè)的發(fā)展和職責(zé)的變化情況靈活進(jìn)行選擇。因此當(dāng)企業(yè)發(fā)生重大組織變革和戰(zhàn)略調(diào)整時(shí)，企業(yè)應(yīng)及時(shí)修訂崗位說(shuō)明書(shū)。然而，一些企業(yè)的崗位說(shuō)明書(shū)并沒(méi)有隨著企業(yè)的發(fā)展而變化，使得原有崗位說(shuō)明書(shū)在新形式下已失去價(jià)值，崗位說(shuō)明書(shū)的規(guī)范和指導(dǎo)作用也難以發(fā)揮。

如何科學(xué)、規(guī)范地編寫(xiě)崗位說(shuō)明書(shū)

    1、高層的支持和認(rèn)可

    在開(kāi)展崗位說(shuō)明書(shū)編寫(xiě)工作之前，人力資源經(jīng)理一定要和相關(guān)的高層領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行討論，明確規(guī)范崗位職責(zé)的意義、正確定位崗位說(shuō)明書(shū)的編寫(xiě)工作，取得領(lǐng)導(dǎo)對(duì)崗位職責(zé)“變革”的理解和支持，并保證在崗位說(shuō)明書(shū)的實(shí)施過(guò)程中，高層領(lǐng)導(dǎo)能率先樹(shù)立崗位責(zé)任意識(shí)，對(duì)各項(xiàng)工作實(shí)行歸口管理，改變?cè)瓉?lái)自由隨意的管理風(fēng)格。

    2、員工的參與和配合

    企業(yè)在編寫(xiě)崗位說(shuō)明書(shū)時(shí)，各部門(mén)的主管以及員工應(yīng)該參與人力資源部，要為其各個(gè)部門(mén)提供編寫(xiě)技術(shù)的培訓(xùn)、指導(dǎo)和審核。尤其是做好充分的準(zhǔn)備工作，給員工宣講制定崗位說(shuō)明書(shū)的意義和說(shuō)明書(shū)中各項(xiàng)內(nèi)容的含義。對(duì)現(xiàn)行人員配置達(dá)不到或者遠(yuǎn)超出企業(yè)要求的現(xiàn)象，企業(yè)應(yīng)向員工解釋其原因，打消他們的各種思想疑慮，保持企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。

    3、逐步分層實(shí)施

    在編制崗位說(shuō)明書(shū)之前，必須進(jìn)行認(rèn)真的工作分析和調(diào)查，了解每一個(gè)崗位的工作任務(wù)、工作目標(biāo)、工作條件、上下級(jí)的關(guān)系、對(duì)內(nèi)對(duì)外的聯(lián)系、任職資格等因素。在實(shí)際操作中，可靈活選用問(wèn)卷調(diào)查法、面談法、工作日志法、實(shí)地觀察法等方法取得具體的資料。

    崗位的職責(zé)應(yīng)為部門(mén)職責(zé)的分解，部門(mén)的各項(xiàng)職責(zé)應(yīng)在崗位的職責(zé)中得以體現(xiàn)，即“人人有事做，事事有人做”。部門(mén)職責(zé)是界定崗位職責(zé)的基礎(chǔ)，因此界定崗位職責(zé)的第一步是界定部門(mén)的職責(zé)。

    其次，將部門(mén)職責(zé)分解到部門(mén)的各個(gè)崗位，明確各崗位之間的分工關(guān)系。這一過(guò)程也可作為企業(yè)定員定編的依據(jù)。根據(jù)任務(wù)量和工作的要求，應(yīng)將部門(mén)的工作任務(wù)合理地分解到具體的崗位，確定部門(mén)的崗位設(shè)置和人員安排，并明確部門(mén)內(nèi)各崗位的崗位職責(zé)。特別是對(duì)“一崗多人”的情況，運(yùn)用規(guī)范的語(yǔ)言明晰地確定各崗位在此項(xiàng)工作中要承擔(dān)的責(zé)任。如某公司的財(cái)務(wù)部門(mén)的職責(zé)包括以下要項(xiàng)：會(huì)計(jì)核算、資金管理、預(yù)算管理、成本管理、財(cái)務(wù)分析等）。
    
   

    4、使用規(guī)范用語(yǔ)

    規(guī)范崗位說(shuō)明書(shū)的描述方式和用語(yǔ)關(guān)系到崗位說(shuō)明書(shū)的質(zhì)量，因此這一工作不容小覷。標(biāo)準(zhǔn)的崗位職責(zé)描述格式應(yīng)是“動(dòng)詞+賓語(yǔ)+結(jié)果”。動(dòng)詞的選擇可參照崗位職責(zé)動(dòng)詞使用規(guī)范表；賓語(yǔ)表示該項(xiàng)任務(wù)的對(duì)象，即工作任務(wù)的內(nèi)容，結(jié)果表示通過(guò)此項(xiàng)工作的完成要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)，可用“確保、保證、爭(zhēng)取、推動(dòng)、促進(jìn)”等詞語(yǔ)連接。例如人力資源部部長(zhǎng)負(fù)責(zé)人力資源戰(zhàn)略工作可描述為“負(fù)責(zé)組織制定人力資源戰(zhàn)略和人力資源規(guī)劃，保證為公司的發(fā)展戰(zhàn)略提供有效的人力資源支持”。

    5、建立動(dòng)態(tài)管理機(jī)制

    崗位說(shuō)明書(shū)管理工作相當(dāng)重要，行業(yè)的發(fā)展、企業(yè)的變革會(huì)給崗位提出不同的要求。因此企業(yè)編寫(xiě)出規(guī)范的崗位說(shuō)明書(shū)后，人力資源部應(yīng)建立崗位說(shuō)明書(shū)的動(dòng)態(tài)管理制度，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理更新。目前，我國(guó)很多企業(yè)已開(kāi)始注重這一問(wèn)題。如聯(lián)想集團(tuán)甚至規(guī)定每半年對(duì)崗位說(shuō)明書(shū)修正一次。

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