一、企業(yè)信息集成系統(tǒng)下的檔案工作

現(xiàn)代企業(yè)的社會化大生產逐步由過去的勞動密集型走向自動化、程序化。計算機管理廣泛應用于企業(yè)生產管理活動的方方面面。計算機進行產品的輔助設計(CAD)、輔助制造(CAM)和輔助數(shù)控編程(CAPP)，計算機參與企業(yè)管理系統(tǒng)的制作文件、統(tǒng)計和數(shù)據(jù)處理，進而發(fā)展到把集合3C的產品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)(PDM)與有關人、財、物、產、供、銷的管理信息系統(tǒng)(MIS)和制造資源計劃系統(tǒng)(MRP)等組合在一起的企業(yè)信息集成系統(tǒng)。

置身于企業(yè)信息集成系統(tǒng)中，企業(yè)檔案工作者將發(fā)現(xiàn)企業(yè)檔案發(fā)生了巨大變化。

首先是企業(yè)檔案載體的轉變。在企業(yè)實現(xiàn)計算機全程管理后，適時實現(xiàn)了信息數(shù)據(jù)的遠近傳遞交換和處理。在企業(yè)各項管理活動中，電子文件以其快捷的辦文進度和傳遞速度逐步取代了紙質文件。電子圖紙也以手工制作所無可比擬的優(yōu)勢大量出現(xiàn)。通過計算機輔助設計使產品圖紙的設計、存儲、查詢和修改變得快捷又方便。例如生產或開發(fā)一項較大項目的產品就需產生上萬份的圖紙，而其中許多又要承襲老產品的大部分成果，因此電子圖紙顯示了其比紙質圖紙更旺盛的生命力，保存電子圖紙要比保存底圖方便、省時、省力并且有意義得多。

其次是企業(yè)檔案的分類變化。舊有的企業(yè)關于文書檔案、科技檔案、產品檔案、基建檔案、會計檔案、人事檔案等傳統(tǒng)分類方案將被打破，取而代之以企業(yè)信息集成系統(tǒng)中各個管理模塊、流程的設置。一份完整的檔案信息分散在幾個管理系統(tǒng)中，計算機依照規(guī)定指令根據(jù)工作目標隨時設立和調整類目。各企業(yè)檔案信息的分類不盡相同，但可以肯定的是計算機管理過程中企業(yè)的檔案分類更能貼近企業(yè)的生產、經營、管理等各方面狀況，分類也將更詳細、更科學、更規(guī)范。

此外，在企業(yè)檔案接收和保管上也有所改變。以往的企業(yè)檔案工作者以參加科研產品鑒定、重要設備開箱及重要建設項目、技術改造竣工驗收做為對其企業(yè)檔案的監(jiān)督、指導和接收就顯得有些滯后了。“在電子環(huán)境中，如果檔案人員不積極介入文件的形成和保管過程，文件很可能不存在或至少不可能被鑒定、保存、編目或者提供利用”。這就是說企業(yè)檔案人員如果不進入到企業(yè)信息集成系統(tǒng)中去，則很難掌握到企業(yè)信息的核心部分甚至接收不到檔案。的確，無時無刻不在產生的電子文件、電子圖紙使企業(yè)檔案工作者再也無法坐等檔案的最后形成與歸檔了。他們必須在產生電子文件的源頭就行使檔案的監(jiān)督指導職能。參照國家有關文件制定出本企業(yè)的《電子文件管理辦法》，提請企業(yè)信息集成系統(tǒng)的編制人員在其系統(tǒng)的設計和運行過程中加入電子檔案文件的鑒定、歸檔、保存、利用等檔案管理內容。例如在計算機輔助設計過程中，要求計算機詳細記錄設計、加工過程中的原始資料及相應的更改信息，要在不同的版本上注明當前的有效資料，以確保最終歸檔使用的是正確版本的圖形或圖紙。企業(yè)檔案工作者要在專業(yè)人員的指導下學會運用專門的檔案信息接收管理平臺，要懂得如何控制和維護檔案信息資源的有效性、可靠性和實時性，掌握電子檔案信息的收集、管理。

此時企業(yè)檔案的保管也不再只以卷盒和柜架為裝具，更多的經過檔案人員鑒定歸檔的企業(yè)檔案信息將存入“虛擬庫房”。

為企業(yè)活動提供利用檔案信息亦發(fā)生了轉變。掌握一般的計算機操作只是對企業(yè)檔案工作者的初級要求。重要的是要在企業(yè)信息集成系統(tǒng)中及時掌握企業(yè)的產品信息及開發(fā)過程。一切以企業(yè)生產建設為中心，找準檔案工作為企業(yè)服務的切入點。做到把正確的信息，在正確的時間，以正確的方式，傳遞給正確的對象。要達到這樣高層次的檔案信息處理要求，檔案工作者絕不可是思想守舊、圖安逸、躲清靜者；檔案工作也絕不是僅靠幾種目錄、幾間庫房就可包容的。

二、電子商務活動中的檔案工作

何為“電子商務”呢?電子商務即通過電子手段完成整個商品貿易活動的過程。也就是通過網絡來實現(xiàn)從原材料的查詢、采購、產品的展示、定購，到出品儲運以及電子支付等一系列貿易活動。電子商務強調的是在網絡計算機環(huán)境下，把買家、賣家、廠商和合作伙伴在因特網(Intemet)、企業(yè)肉部網、和企業(yè)外部網結合起來的應用。電子商務的核心內容是信息的互相溝通和交流。

伴隨著企業(yè)電子商務時代的到來，企業(yè)檔案管理也伴隨著企業(yè)信息資源的交流和互換進入到社會信息網絡的新天地。企業(yè)檔案工作者對電子檔案的來源與形成的關注由原來的企業(yè)內部網而擴展到地區(qū)、國內及至國際范圍內的整個網絡。在這一新的網絡環(huán)境下，檔案人員除了繼續(xù)做好企業(yè)檔案信息資源的收集和保管，更多的要了解企業(yè)需求，擴大服務內容。一方面配合現(xiàn)代企業(yè)的營銷手段，檔案人員應同企業(yè)領導及專業(yè)人員一道，建立企業(yè)信息資料庫，選取最能體現(xiàn)企業(yè)優(yōu)勢、樹立企業(yè)良好形象的信息資源上網，宣傳自己和展示自己。吸引客戶和占領市場；另一方面從網上獲取有效信息為企業(yè)領導經營決策、為企業(yè)生產建設發(fā)展提供服務，主動的、全過程地提供產、供、銷、科技、質量、資金、政策等多層次的信息，建立起一套科學的、多功能的、高效的、靈活的緊盯市場的企業(yè)檔案信息管理體系。這的確給企業(yè)檔案工作者提出又一次挑戰(zhàn)。

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