最近，青島市召開了第十次黨代會，筆者所在的市委辦公廳秘書一處負責(zé)這次會議的會務(wù)保障工作。為了保證會議服務(wù)工作高效、有序運轉(zhuǎn)，我們精心謀劃，周密部署，狠抓落實，圓滿完成了會議服務(wù)保障工作，受到了市委領(lǐng)導(dǎo)和代表的好評。我們的主要做法是：
一，及早制定會務(wù)工作籌備方案，確保方案具有可操作性。我們提前半年就開始起草會務(wù)工作籌備方案。在起草的過程中，我們認真總結(jié)以往會務(wù)服務(wù)工作的經(jīng)驗和教訓(xùn)，深入調(diào)研黨代會會務(wù)服務(wù)工作的特點，集各方才智制定會務(wù)工作籌備方案，確保方案具有可操作性。經(jīng)過反復(fù)推敲，三易其稿，在會前一個月，將方案提交給市委常委會議討論通過。這個方案從九個方面細述了黨代會籌備工作，內(nèi)容完備，便于操作，為整個會務(wù)工作有序運轉(zhuǎn)提供了藍圖。
二，嚴格按照籌備方案的要求抓落實，確保大會的各項籌備工作落到實處。這次黨代會籌備工作方案最突出的特點就是詳盡具體，便于操作。對會前、會中、會后每項重點工作列出了大致的時間進度，對有序把握和推進整個會務(wù)工作起到了方向性的作用。同時，根據(jù)實際工作需要，又對每項重點工作列出具體的時間進度，有的工作甚至精確到幾點幾分完成。
三，提前收集、精心核對每位代表和列席人員的照片及信息資料，確保700多名代表和列席人員的證件及信息資料百分之百準確。這次黨代會的代表證和列席證不僅有姓名、照片、代表團編號和座位號等，還具有電子簽到功能。電子掃描照片需要到外地制作，由于原市委主要負責(zé)人的問題影響到代表和列席人員名單遲遲不能確定，給證件制作帶來了相當大的難度。為此，我們提前收集資料，并將收集資料的范圍擴大到市第十次黨代會代表預(yù)備候選人，內(nèi)容包括每個人選的年齡、電話號碼等12條信息，對上萬個信息數(shù)據(jù)提前進行電子錄入或掃描存檔，確保了代表證和列席證的順利制作。
四，改進會議簽到方式，實行電子化簽到，確保會議簽到高效精確。為了提高會議簽到效率，我們堅持高起點定位，主持研發(fā)了計算機會議簽到系統(tǒng)。這套系統(tǒng)具有會議簽到結(jié)果動態(tài)累計顯示等特點，會議出席情況報告單在最后一次簽到后即可打印報告，會議簽到準確率100%。
五，制定會務(wù)工作實施細則一覽表，確保每項工作質(zhì)量標準、完成時間、責(zé)任部門和責(zé)任人四者統(tǒng)一。一是制定了會議報到、簽到工作實施細則一覽表。對各代表團（組）秘書工作人員、大會代表和列席人員如何報到，全體會議、主席團會議和主席團常委會議如何簽到等會務(wù)準備工作，采取倒排工序的方式，把每天應(yīng)完成的工作項目、標準要求、責(zé)任單位和責(zé)任人逐一列表，發(fā)給每一個責(zé)任人。二是制定了大會日程實施細則一覽表。按照會議日程安排，將每項工作標準、完成時間、責(zé)任單位和責(zé)任人全部列表，送達各相關(guān)責(zé)任單位，作為整個大會日程進度的總向?qū)Вy(tǒng)領(lǐng)大會各項日程。三是制定了大會文件材料發(fā)放一覽表。明確每份材料的印制份數(shù)和發(fā)放范圍、時間、地點以及責(zé)任人，會前發(fā)給各責(zé)任部門和各團組秘書工作人員，確保材料發(fā)放有條不紊。材料印制努力做到次日會議的材料提前一天印好，特殊情況當天印好；晚上按照材料一覽表逐項與組織組核對第二天的材料，同時考慮第三天的材料。所有需要擺放在會議現(xiàn)場的材料一般提前1小時擺放完畢。
六，構(gòu)建三個機制，確保整個會務(wù)工作信息靈敏，渠道通暢，處置及時。一是構(gòu)建會務(wù)工作組織機制。我們從各區(qū)市和市直有關(guān)單位黨委辦公室選調(diào)18名工作能力強的同志，派駐各代表團、列席組，負責(zé)該團組的會議報到、證件發(fā)放、會議文件材料發(fā)放與回收、就餐人數(shù)統(tǒng)計、代表情況反映等會務(wù)服務(wù)工作，會務(wù)工作所有要求都通過秘書工作人員傳達到每位代表和列席人員。二是構(gòu)建信息提示機制。從大會報到到閉幕，對大會期間的重要活動安排，我們總是向每位代表和列席人員提前發(fā)送手機短信進行提示。三是構(gòu)建信息聯(lián)絡(luò)機制。在秘書組設(shè)大會總值班室，實行24小時電話值班，負責(zé)大會的信息聯(lián)絡(luò)工作。每天接聽電話300余次，未出現(xiàn)一次投訴。
七，抓住關(guān)鍵環(huán)節(jié)，精心設(shè)計會議簽到的每一個細節(jié)，確保大會順利進行。根據(jù)組織組提出的大會選舉時提前10分鐘關(guān)閉會場的要求，我們在安排全體大會簽到時進行了精心設(shè)計。首先，對大會預(yù)備會議，按會議選舉的要求，通知與會代表提前10分鐘全部進入會場，事后將未到會代表名單通知所在的代表團，嚴格的會議簽到紀律給代表們留下了深刻的印象。其次，對需要報告大會出勤情況的全體大會，提前一日通知每一位與會人員提前10分鐘進入會場，在實際操作中，則采取提前5分鐘停止簽到的方式，既保證了出勤效果，又嚴肅了會議紀律。第三，在大會選舉當天，大會簽到工作人員提前到位。每臺簽到機由3名工作人員負責(zé)，嚴格按照選舉工作要求，請代表們分期分批提前簽到候會。

擴展閱讀

版權(quán)聲明：