北京正略鈞策企業(yè)管理咨詢有限公司顧問 吳學(xué)飛

崗位工作量調(diào)查，也稱為“崗位工作飽滿度測(cè)試”，它是公司領(lǐng)導(dǎo)和人力資源管理部門了解本單位在崗員工工作狀況的主要手段，同時(shí)也是各單位進(jìn)行定崗定編的重要依據(jù)，它對(duì)各單位的人力資源管理工作具有較強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義。而很多單位在開展這項(xiàng)工作時(shí)往往感覺非常棘手，經(jīng)常因推行困難而不了了之或半途而廢。歸納起來，主要有以下幾方面的問題：一是缺乏科學(xué)有效的操作方法，導(dǎo)致調(diào)查結(jié)果形式各異，無法比較；二是缺乏明確的衡量標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)調(diào)查結(jié)果不能進(jìn)行有效判別；三是受制于本單位人員能力素質(zhì)和管理制度的制約，調(diào)查結(jié)果沒有反映崗位真實(shí)情況。以上問題如果得不到有效解決，崗位工作量調(diào)查就難以達(dá)到預(yù)期的效果，對(duì)人力資源管理的指導(dǎo)意義也就大打折扣。筆者根據(jù)以前項(xiàng)目上的經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)出一套崗位工作調(diào)查的方法，在實(shí)際運(yùn)用中可以較好地應(yīng)對(duì)以上提到的問題，并得到了客戶認(rèn)可，現(xiàn)提出來與大家分享。

這套方法是從工作分析入手，首先明確崗位的具體工作職責(zé)，并將職責(zé)細(xì)化為日常的工作步驟，然后對(duì)這些工作步驟的完成時(shí)間進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，與預(yù)先設(shè)計(jì)好的崗位工作判定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行對(duì)比，結(jié)合崗位任職人員的能力素質(zhì)，對(duì)各崗位的工作量進(jìn)行評(píng)估判斷，最后根據(jù)本單位實(shí)際情況和未來經(jīng)營目標(biāo)，對(duì)崗位設(shè)置合理性進(jìn)行評(píng)判，對(duì)相關(guān)崗位職責(zé)提出調(diào)整以及對(duì)崗位編制提出建議。在上述步驟中，明確崗位工作職責(zé)是屬于工作分析的范疇，在很多文章中均有闡述，因此不作為本文討論的重點(diǎn)，本文是從崗位工作職責(zé)明晰以后入手，重點(diǎn)討論如何進(jìn)行崗位工作量調(diào)查。

一、設(shè)定崗位工作量化判定標(biāo)準(zhǔn)

崗位工作量化判定標(biāo)準(zhǔn)從崗位工作量、崗位工作結(jié)構(gòu)和崗位工作強(qiáng)度入手，根據(jù)經(jīng)驗(yàn)數(shù)據(jù)，確定相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，以此作為判斷崗位設(shè)置依據(jù)是否充分以及崗位是否需要調(diào)整的依據(jù)。如下表所示：

量化判定標(biāo)準(zhǔn)
1、崗位工作量標(biāo)準(zhǔn)

• 工作量百分比法：工作量飽滿度＝崗位有效工作時(shí)間/平均正常工作日×%；如崗位年實(shí)際工作量/年有效工作日（250天）%；一般飽滿度達(dá)到70%以上時(shí)，說明崗位工作量飽滿

• 很飽滿：90%以上；飽滿：70%-90%；基本飽滿：50%-70%；不飽滿：50%以下

2、崗位工作結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)

• 按照日常性工作、階段性和臨時(shí)性工作劃分，日常性工作是依據(jù)現(xiàn)有組織目標(biāo)和職能展開的工作，日常性工作量/總工作量%，比值在50%以上，說明崗位設(shè)置依據(jù)充分，一般應(yīng)占工作量的60%以上

• 如果日常性工作低于50%，說明崗位工作量不穩(wěn)定，會(huì)出現(xiàn)時(shí)而飽滿，時(shí)而不飽滿的情況

3、崗位工作強(qiáng)度分布標(biāo)準(zhǔn)

• 如果崗位工作量在一段時(shí)間內(nèi)的總量正常，但主要集中的某段時(shí)間，造成這段時(shí)間工作量出現(xiàn)了波峰（一天工作量為達(dá)到10小時(shí)以上），而其余時(shí)間出現(xiàn)了波谷（一天的工作量不足4小時(shí)）

• 持續(xù)每天工作時(shí)間在10小時(shí)以上，且這樣的工作日占全年有效時(shí)間的30％以上，應(yīng)認(rèn)為工作強(qiáng)度分布不均



二、進(jìn)行崗位工作量調(diào)查

一般來說，每個(gè)崗位的工作可以劃分為日常性工作、階段性工作和臨時(shí)性工作。日常性工作指每天重復(fù)做的工作，階段性工作指每周/月/季/年做的工作，臨時(shí)性工作指上級(jí)單位/領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門臨時(shí)安排或突發(fā)性的工作。根據(jù)崗位工作職責(zé)，填寫工作調(diào)查問卷，將崗位職責(zé)細(xì)化為日常的工作步驟，對(duì)每一工作步驟進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)觀察并統(tǒng)計(jì)完成每一步工作所耗費(fèi)的時(shí)間，對(duì)照崗位工作量化判定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)崗位工作飽滿度進(jìn)行初步判斷。以某公司產(chǎn)品調(diào)運(yùn)計(jì)劃崗為例，如下表所示：

崗位
產(chǎn)品調(diào)運(yùn)計(jì)劃崗

日常性工作
工作內(nèi)容
工作時(shí)間（小時(shí)）

早會(huì)報(bào)表制作
0.25

調(diào)運(yùn)計(jì)劃的監(jiān)控
0.5

與業(yè)務(wù)員協(xié)調(diào)解決發(fā)運(yùn)問題
1

前沿銷售需求統(tǒng)計(jì)分析
0.5

產(chǎn)品直發(fā)單據(jù)打印、記錄和分類
0.5

均衡性監(jiān)控
0.33

工間操
0.33

日工作量總計(jì)(小時(shí))
3.41

日工作飽滿度
43%

日工作飽滿度判斷
不飽滿

階段性工作
工作內(nèi)容
周
月度
季度
年度

調(diào)運(yùn)計(jì)劃的修改、變更與取消（可能性工作）
0.8
　
　
　

鍛煉身體
0.13
　
　
　

小計(jì)
0.93
0
0
0

階段性工作量總計(jì)（天/年）（小時(shí)/天）
46.50
1.49

年度工作量統(tǒng)計(jì)（不含突發(fā)性工作）
年工作量總計(jì)（天）
153.1

年工作量飽滿度
61%

年工作飽滿度判斷
基本飽滿

突發(fā)性工作
工作內(nèi)容
周
月度
季度
年度

臨時(shí)性工作安排
　
0.5
　
　

小計(jì)
0
0.5
0
0

突發(fā)性工作量總計(jì)（天/年）（小時(shí)/天）
6.00
0.19

年度工作量統(tǒng)計(jì)
年工作量總計(jì)（天）
159.1

年工作量飽滿度
64%

年工作飽滿度判斷
基本飽滿

崗位工作結(jié)構(gòu)分析
日常工作占總工作量比例
67%

崗位工作結(jié)構(gòu)判斷
合理



需要說明的是，當(dāng)崗位存在一崗多人時(shí)，可以多選擇一些人員進(jìn)行觀察統(tǒng)計(jì)，這樣得到的數(shù)據(jù)更加客觀。此外，通過對(duì)該崗位上多個(gè)人員工作量統(tǒng)計(jì)結(jié)果，可以得到每一工作步驟的最快工作時(shí)間，將各步驟的最快工作時(shí)間累加，即得到該崗位完成所有工作的最快工作時(shí)間。以此作為標(biāo)桿，鼓勵(lì)在崗人員向標(biāo)桿工作時(shí)間看齊，以提高工作效率。

三、對(duì)崗位設(shè)置進(jìn)行判定

有了崗位工作量化判定標(biāo)準(zhǔn)和各崗位工作量調(diào)查結(jié)果，即可對(duì)崗位設(shè)置合理性進(jìn)行判斷并提出相應(yīng)建議。以下以某公司調(diào)運(yùn)處為例，通過對(duì)該部門各崗位在崗人員的工作量調(diào)查統(tǒng)計(jì)結(jié)果，得出崗位調(diào)整建議。如下表所示：

調(diào)運(yùn)處崗位設(shè)置判定表

崗位名稱
崗位目標(biāo)與部門職能
崗位設(shè)置依據(jù)
崗位工作結(jié)構(gòu)
崗位工作強(qiáng)度分布
崗位工作量
崗位調(diào)整建議

調(diào)運(yùn)計(jì)劃崗（負(fù)責(zé)人）
匹配
充分
合理
均勻
基本飽滿
保留

調(diào)運(yùn)計(jì)劃崗
匹配
充分
合理
均勻
基本飽滿
保留

產(chǎn)品買斷崗
匹配
充分
合理
均勻
基本飽滿
保留，工作需要強(qiáng)化

綜合統(tǒng)計(jì)崗
匹配
充分
基本合理
基本均勻，月底至下月8號(hào)工作集中，需要加班
基本飽滿
保留

商務(wù)處理崗
匹配
充分
合理
均勻
基本飽滿
保留

費(fèi)用審核崗
匹配
充分
不合理
基本均勻，以階段性工作為主。ERP完善后，上半月工作會(huì)減少很多
基本飽滿
保留，待ERP完善后，可兼任部門其他職責(zé)，或撤銷此崗位，職責(zé)由其他崗位兼任



通過以上操作步驟，比較清楚地對(duì)崗位的工作量進(jìn)行了判定，并得出了崗位調(diào)整建議。需要提醒的是，在操作過程中，需要注意以下幾點(diǎn)：

1、區(qū)別崗位工作性質(zhì)的不同

根據(jù)崗位工作結(jié)構(gòu)特點(diǎn)的不同，崗位可以分為以日常性工作為主的崗位和以非日常性工作為主的崗位。以上方法更適用于絕大部分以日常性工作為主的崗位。對(duì)于以非日常性工為主的崗位（如行政事務(wù)崗位或技術(shù)研發(fā)崗位），可以采用一些變通的方法，比如將日常性工作的界定范圍從每天擴(kuò)大到每周，或者只對(duì)崗位全年工作量進(jìn)行判定，而不再對(duì)崗位日常工作量進(jìn)行評(píng)估等。

2、內(nèi)部專家的選定

在崗人員的工作時(shí)間測(cè)出后，除非對(duì)崗位的工作特點(diǎn)非常熟悉，否則第三方是無法對(duì)在崗人員所耗費(fèi)時(shí)間的合理性進(jìn)行準(zhǔn)確評(píng)判的，而從外部尋找標(biāo)桿崗位的-全球品牌網(wǎng)-數(shù)據(jù)又非常困難。因此，組建單位內(nèi)部的專家評(píng)審組就非常有必要，內(nèi)部專家必須由對(duì)崗位工作特點(diǎn)非常了解的人員組成，一般是由部門主管領(lǐng)導(dǎo)、公司高層、公司資深員工等共同組成，這些人能夠比較好地結(jié)合本單位實(shí)際情況和人員水平對(duì)崗位的工作耗費(fèi)時(shí)間做出合理評(píng)價(jià)。

3、公司業(yè)務(wù)發(fā)展和員工素質(zhì)的影響

由于企業(yè)所處的環(huán)境及其各種條件變化越來越快，在某一時(shí)間段上做出的崗位工作量調(diào)查只可能在本時(shí)間段內(nèi)有意義。隨著企業(yè)內(nèi)、外部情況和員工能力素質(zhì)的不斷變化，很難有一個(gè)“絕對(duì)正確、完全適用和一成不變”的統(tǒng)計(jì)結(jié)果，它主要還是服從于企業(yè)總體目標(biāo)要求，在不斷變化中調(diào)整，是個(gè)動(dòng)態(tài)調(diào)整的過程。我們建議各單位在每年的發(fā)展中，注重積累歷史數(shù)據(jù)，進(jìn)行崗位工作量的動(dòng)態(tài)分析與預(yù)測(cè)，以滿足經(jīng)營管理的實(shí)際需要。

擴(kuò)展閱讀

版權(quán)聲明：