行政、助理人員行政工作效率提升訓(xùn)練

行政、助理人員行政工作效率提升訓(xùn)練

                   主講： 何瀾 老師   12  課時(shí)

課程背景            

對(duì)高級(jí)行政助理和秘書來說，沒有受到專業(yè)系統(tǒng)訓(xùn)練，將無法從戰(zhàn)略性全方位角度認(rèn)知秘書與行政助理的工作；在所從事的工作中感覺缺乏理論支持；工作中總是被動(dòng)行事，不能主動(dòng)掌握工作節(jié)奏；想為領(lǐng)導(dǎo)作的更多、更好卻沒有好的方法、思路；想更好的執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)的政策，卻總是得不到支持；想給公司節(jié)省費(fèi)用，但卻不知從何處下手，想更好地處理好公共關(guān)系（政府公關(guān)），卻總是不得要領(lǐng)----諸如以上的問題，都是每個(gè)助理、秘書工作人員所面對(duì)與困惑的，如何把握正確方向從而迅速提升自身職業(yè)素養(yǎng)，成了我們必須面對(duì)與解決的課題。

課程目標(biāo)            

        清晰了解文秘、行政助理的角色認(rèn)知，分析工作能動(dòng)性不強(qiáng)的問題，讓大家更多了解自己的能力與競爭力，幫助提升行政工作的愉悅感。

        了解并幫助塑造作為一個(gè)專業(yè)化的行政助理、秘書所需具備的職業(yè)形象與禮儀。

        提高行政助理及文職人員的時(shí)間管理能力，最終提升工作效率及工作質(zhì)量。

        了解高效會(huì)議管理的技巧，并通過練習(xí)成為卓越會(huì)議記錄、會(huì)議主持人的角色。

        成為上司的得力助手，使之溝通及協(xié)調(diào)等工作更加專業(yè)化。

        熟悉辦公事務(wù)的處理技巧：通過現(xiàn)場練習(xí)，現(xiàn)場點(diǎn)評(píng)，并提供足夠多的范本參照。

某學(xué)員的課后分享：“我們從她身上看到了優(yōu)秀行政工作者的執(zhí)著、認(rèn)真與激情，向何瀾老師學(xué)習(xí)文秘實(shí)務(wù)操作課程的兩天中，學(xué)會(huì)了清晰的看待自己與工作，還有困惑著我們的矛盾。精彩的時(shí)間管理的沙盤演練，居然把我的真實(shí)版時(shí)間情況托盤而出，驚訝之外看到我時(shí)間管理的瓶頸與問題，讓我對(duì)生命和時(shí)間有了新認(rèn)識(shí)，從無意識(shí)走向全新自我認(rèn)識(shí)和提升，我們想從這里再次啟航，成為一名“新秘書”，擁有新起點(diǎn)、新格局、全新的工作狀態(tài)?！?/p>

課程對(duì)象            

各級(jí)助理和秘書：總裁（總經(jīng)理）秘書、部門秘書、辦公室主任、行政部經(jīng)理（助理、主管、文職人員等)

課程大綱            

前言：通過行政工作者定位解讀讓我們看到幾個(gè)關(guān)鍵詞：協(xié)助、日常事務(wù)、提供參謀建議、溝通協(xié)調(diào)、橋梁關(guān)系，這是行政工作特殊性的解讀，他必定是完成領(lǐng)導(dǎo)目標(biāo)為先，協(xié)助統(tǒng)籌協(xié)調(diào)更多的事務(wù)性的工作，如何通過自我認(rèn)識(shí)提升工作效率，讓企業(yè)溝通橋梁更加有效、可靠、穩(wěn)??？是課程學(xué)習(xí)的重點(diǎn)內(nèi)容。

模塊一 如何成為領(lǐng)導(dǎo)身邊優(yōu)秀助手？      3小時(shí)

l  今天我是單位的形象代言人；你的聲音、行為方式、內(nèi)心結(jié)構(gòu)展示工作的能力。

l  領(lǐng)導(dǎo)需要什么樣的優(yōu)秀助手？通過對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的需求分析，不同層級(jí)助理的定位進(jìn)行自我評(píng)價(jià)，提升自我能力塑造，與領(lǐng)導(dǎo)需要的工作能力做深度匹配。

l  了解我的工作優(yōu)勢與工作行為風(fēng)格；通過行為測評(píng)，分析過去三至六個(gè)月你的行為風(fēng)格與工作優(yōu)勢，并給予您針對(duì)性的建議和指導(dǎo)。

l  我們單位對(duì)行政崗位的職責(zé)要求解讀與分析；針對(duì)每個(gè)單位的需要分享行政崗位的職責(zé)，清晰任務(wù)，明確工作目標(biāo)。

l  案例分享：做個(gè)溫暖的行政管理者：心細(xì)周到、積極的態(tài)度、良好的人際關(guān)系。

l  本模塊總結(jié)：如何成為領(lǐng)導(dǎo)身邊優(yōu)秀助手？我們的工作特征：多樣瑣碎性、隨機(jī)突發(fā)性、領(lǐng)導(dǎo)指派性、保密性。聊天十分鐘：說說你的不適應(yīng)及問題分析。

模塊二 塑造和諧人際關(guān)系，贏得領(lǐng)導(dǎo)信任      3.5小時(shí)

l  了解我的人際關(guān)系構(gòu)建圖，盤活人際關(guān)系，為企業(yè)創(chuàng)造最大效益。

l  什么樣的人會(huì)更容易獲得良好的人際關(guān)系？親切的微笑、溫暖自信的眼神、握手練習(xí)、清新問候、身體距離、為他人著想、學(xué)習(xí)贊美等實(shí)戰(zhàn)練習(xí)。

l  接待工作意義分析，突破只花錢、沒效益的無效接待模式。

l  接待來訪客人的流程設(shè)計(jì)和禮品贈(zèng)送；觀摩先進(jìn)單位接待流程設(shè)計(jì)。

l  與新聞工作者交往注意事項(xiàng)與細(xì)節(jié)把控，并情景練習(xí)；

l  與不同個(gè)性領(lǐng)導(dǎo)、同事相處之道；創(chuàng)造積極的語言結(jié)構(gòu)，與不同領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格的領(lǐng)袖交往，學(xué)習(xí)傾聽，了解領(lǐng)導(dǎo)表達(dá)的意思與重點(diǎn)，職業(yè)化的總結(jié)與歸納。

l  模擬練習(xí)：接受不清晰的工作指示時(shí)、本周工作匯報(bào)流程與內(nèi)容、商討問題時(shí)、面對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的壞脾氣時(shí)，小組總結(jié)，這個(gè)案例中我的收獲。

l  本模塊總結(jié)：與領(lǐng)導(dǎo)相處的時(shí)間，學(xué)會(huì)虛心請(qǐng)教，交流匯報(bào)要簡要，內(nèi)容真實(shí)詳盡，與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系簡單，尊重上司，學(xué)會(huì)為他救場。

模塊三 我的系統(tǒng)工作統(tǒng)籌與時(shí)間管理       5小時(shí)

l  了解壓力環(huán)境下我的時(shí)間管理模式：這是何瀾老師獨(dú)家版權(quán)的壓力環(huán)境下我的時(shí)間管理模式的測評(píng)工作，看到你的時(shí)間管理模式瓶頸與問題。

l  探索我的生命價(jià)值觀：專業(yè)的心理學(xué)底蘊(yùn)幫助你分析你的生命價(jià)值觀，看清楚生命的需求和關(guān)注，提升生命幸福值。

l  我的時(shí)間都花在哪里？清晰時(shí)間大盜：我們?nèi)松退?00年，你的一百年中的生命價(jià)值在哪里？

l  高級(jí)行政管理者工作統(tǒng)籌技巧；

1、我的系統(tǒng)思維方式訓(xùn)練：面對(duì)多任務(wù)管理，多領(lǐng)導(dǎo)指示工作時(shí)，工作準(zhǔn)備、步驟展開、緊急重要程度的分類。

2、為自己的人生開始規(guī)劃：從夢想到現(xiàn)實(shí)，從日計(jì)劃、月計(jì)劃、年計(jì)劃的制定和落實(shí)。

3、精力管理：根據(jù)生理節(jié)奏制定工作：了解精力最旺盛的時(shí)候，學(xué)會(huì)聚焦，學(xué)會(huì)制表，制表的要點(diǎn)和注意事項(xiàng)，學(xué)習(xí)辦公室5S管理。

4、信息管理：如何處理電子郵件？如何收集信息獲取資料？

5、信息管理：如何管理電腦文件與文件儲(chǔ)存習(xí)慣？

6、     信息管理：如何處理報(bào)紙雜志？

7、     信息管理：學(xué)習(xí)快速閱讀。

8、     為自己準(zhǔn)備各類工作和生活清單。

9、     接聽電話禮節(jié)與情景練習(xí)；面對(duì)難以對(duì)付的客人和電話應(yīng)對(duì)技巧。

10、上司約會(huì)、出差行程安排策略與方法。

11、常見企業(yè)高效會(huì)議管控要點(diǎn)。

l  本模塊總結(jié)：兩天中學(xué)習(xí)到提高工作效率的方法、我立刻要行動(dòng)和改變的是什么？建立改善監(jiān)督機(jī)制。

模塊四 面對(duì)壓力環(huán)境，提升我的抗壓力        1、5小時(shí)

l  我在社會(huì)環(huán)境中角色的扮演和自我認(rèn)識(shí)；

l  認(rèn)識(shí)我的壓力狀態(tài)；

l  堅(jiān)定自信三部曲；

l  學(xué)會(huì)確定自己的內(nèi)容，學(xué)會(huì)說不；

l  提出清晰的，他人可接受的要求；

l  認(rèn)識(shí)爭吵；

l  學(xué)會(huì)同意；

l  認(rèn)識(shí)自己決定改變的時(shí)刻；

l  飲食減壓、音樂減壓、睡眠減壓、運(yùn)動(dòng)減壓等內(nèi)容體驗(yàn)；

l  心靈冥想：學(xué)會(huì)接納；（二十分鐘）

l  面對(duì)挫折，依然快樂的八大秘訣。

本模塊總結(jié)：職業(yè)秘書職業(yè)修煉。

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