職能簡(jiǎn)易分類(lèi)方法是檔案分類(lèi)實(shí)踐的產(chǎn)物。如果人們認(rèn)為，檔案分類(lèi)實(shí)踐應(yīng)當(dāng)與社會(huì)發(fā)展與時(shí)俱進(jìn)，并謀求在實(shí)踐中對(duì)傳統(tǒng)檔案分類(lèi)方法創(chuàng)新，那么，人們就應(yīng)當(dāng)進(jìn)行視野開(kāi)闊的、具有明確目標(biāo)的并在相應(yīng)理論指導(dǎo)下的實(shí)踐。筆者在本文中關(guān)于職能簡(jiǎn)易分類(lèi)的實(shí)踐與認(rèn)識(shí)，便具有這樣的特點(diǎn)。
　　
　　一、檔案分類(lèi)實(shí)踐視野與簡(jiǎn)約化實(shí)踐
　　
　　實(shí)踐視野是職能簡(jiǎn)易分類(lèi)實(shí)踐中的一個(gè)極為重要的問(wèn)題。以往的許多檔案分類(lèi)實(shí)踐，由于不能擺脫狹隘性，由于實(shí)踐領(lǐng)域不能充分?jǐn)U展，只是在本專(zhuān)業(yè)、甚至本專(zhuān)業(yè)某一領(lǐng)域單打苦斗，其實(shí)踐猶如畫(huà)地為牢，其認(rèn)識(shí)如井底之蛙。某些人盡管研究了大量古今中外的檔案分類(lèi)理論，盡管幾十年的長(zhǎng)期實(shí)踐中苦苦思索，在反復(fù)挫折中一再尋求而少有收獲，究其根源，是實(shí)踐視野的局限性嚴(yán)重阻滯了實(shí)踐創(chuàng)新成果的產(chǎn)生。人們的視野只有是廣闊的，才能放開(kāi)眼界，廣納博取，兼容并蓄，觸類(lèi)旁通；人們只有運(yùn)用多學(xué)科知識(shí)與多門(mén)類(lèi)理論指導(dǎo)實(shí)踐，豐富實(shí)踐、深入實(shí)踐，運(yùn)用聯(lián)想與跨越、實(shí)在與虛擬、復(fù)雜與簡(jiǎn)約等方法推動(dòng)實(shí)踐步伐的前進(jìn)，才能有所感悟，實(shí)現(xiàn)檔案分類(lèi)認(rèn)識(shí)的飛躍與實(shí)踐的創(chuàng)新。
　　檔案分類(lèi)實(shí)踐的領(lǐng)域包括實(shí)踐廣度和實(shí)踐深度兩個(gè)方面。分類(lèi)實(shí)踐的廣度在理論上是無(wú)限的，它絕不僅僅局限于檔案分類(lèi)，甚至檔案管理這一社會(huì)專(zhuān)業(yè)活動(dòng)的領(lǐng)域。檔案分類(lèi)實(shí)踐的深度也是無(wú)限的，它也絕不可能僅僅局限于人們對(duì)于檔案分類(lèi)已有的認(rèn)識(shí)，而更取決于對(duì)未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)的把握。逐漸展開(kāi)人們檔案分類(lèi)實(shí)踐視野的廣度與深度，是實(shí)現(xiàn)檔案分類(lèi)實(shí)踐創(chuàng)新與理論突破的必由之路。廣域的檔案分類(lèi)實(shí)踐伴隨著一定程度的復(fù)雜性與曲折性。而復(fù)雜與曲折的實(shí)踐過(guò)程應(yīng)當(dāng)導(dǎo)致簡(jiǎn)約實(shí)踐目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。科學(xué)家研究任何項(xiàng)目或試圖發(fā)明任何科學(xué)成果，其目的是將這些項(xiàng)目成果變成大眾的簡(jiǎn)易再實(shí)踐而達(dá)到推動(dòng)社會(huì)生產(chǎn)力發(fā)展與社會(huì)文明進(jìn)步之目的。蒸汽機(jī)、計(jì)算機(jī)的研究過(guò)程是復(fù)雜與充滿挫折的，而這些機(jī)器或物品的使用卻是簡(jiǎn)單容易的。從事檔案分類(lèi)復(fù)雜與曲折的實(shí)踐，其目的就是從實(shí)踐中獲得簡(jiǎn)易檔案分類(lèi)方法，推動(dòng)檔案分類(lèi)實(shí)踐走向簡(jiǎn)約化大眾化之路。
　　
　　二、探求檔案分類(lèi)認(rèn)識(shí)的“源”，把握好檔案分類(lèi)實(shí)踐的“勢(shì)”
　　
　　檔案分類(lèi)形成的社會(huì)本源是什么？社會(huì)管理與勞動(dòng)分工具體區(qū)別的依據(jù)是什么？表述人類(lèi)社會(huì)活動(dòng)區(qū)域的標(biāo)志是什么？筆者認(rèn)為，職能是人類(lèi)社會(huì)活動(dòng)中最穩(wěn)定、最悠久、最客觀準(zhǔn)確的特征，是人們區(qū)別社會(huì)活動(dòng)領(lǐng)域的主要標(biāo)志，是表述社會(huì)活動(dòng)與勞動(dòng)分工的依據(jù)，是表述檔案類(lèi)別的基本方法。職能是檔案分類(lèi)形成的社會(huì)本源，職能分類(lèi)理論應(yīng)當(dāng)成為檔案分類(lèi)認(rèn)識(shí)的主導(dǎo)思想與指導(dǎo)實(shí)踐的理論基礎(chǔ)。
　　檔案是人類(lèi)社會(huì)勞動(dòng)的產(chǎn)物，帶有深刻的社會(huì)職能烙印，檔案類(lèi)別應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確客觀地反映出人類(lèi)社會(huì)勞動(dòng)的歷史線索，應(yīng)當(dāng)與社會(huì)管理職能的區(qū)分相一致，因此，檔案分類(lèi)應(yīng)當(dāng)與社會(huì)管理職能與勞動(dòng)分工的劃分保持統(tǒng)一。采用職能分類(lèi)，是檔案分類(lèi)與人類(lèi)社會(huì)職能相統(tǒng)一的客觀需要，按職能劃分目錄應(yīng)當(dāng)是檔案分類(lèi)的首選，是檔案分類(lèi)實(shí)踐應(yīng)當(dāng)僅僅把握住的“源”。
　　那么，什么是檔案分類(lèi)實(shí)踐應(yīng)當(dāng)把握的“勢(shì)”呢？
　　縱觀中國(guó)行政體制改革近三十年的歷史，縱觀發(fā)達(dá)國(guó)家?guī)资晷姓w制演變的歷史，可以得出這樣一個(gè)結(jié)論，部門(mén)職能的高度概括是行政體制改革或發(fā)生變化的基本勢(shì)態(tài)，設(shè)置職能集約化的行政部門(mén)是提高國(guó)家機(jī)關(guān)管理效率的主要途徑。筆者將中美兩國(guó)政府部門(mén)設(shè)置作一簡(jiǎn)單比較：中國(guó)設(shè)置農(nóng)業(yè)部、林業(yè)總局、水利部，美國(guó)只設(shè)置農(nóng)業(yè)部；中國(guó)設(shè)置鐵道部、交通部、民航總局，美國(guó)只設(shè)置運(yùn)輸部；中國(guó)在煤炭、石油、核能、天然氣等具體職能領(lǐng)域設(shè)置若干部門(mén)，美國(guó)只有能源部。胡錦濤總書(shū)記在黨的十七大會(huì)議報(bào)告中提出要求：“加大機(jī)構(gòu)整合力度，探索實(shí)行職能有機(jī)統(tǒng)一的大部門(mén)體制，健全部門(mén)間協(xié)調(diào)配合機(jī)制。”“大部門(mén)體制”就是對(duì)政府機(jī)構(gòu)行政職能的集約化，是精簡(jiǎn)政府機(jī)構(gòu)，合并部門(mén)職能的重要舉措。在簡(jiǎn)約成為社會(huì)時(shí)尚之后，檔案分類(lèi)實(shí)踐如何把握好這個(gè)“勢(shì)”呢？
　　明其源而知其勢(shì)。檔案分類(lèi)實(shí)踐應(yīng)當(dāng)選擇職能分類(lèi)方法作為路徑，并將此種方法改革為簡(jiǎn)單易行的檔案分類(lèi)方法，以適應(yīng)新形勢(shì)下的檔案分類(lèi)工作需要。三、職能簡(jiǎn)易分類(lèi)方法是實(shí)踐的產(chǎn)物
　　
　　筆者在上個(gè)世紀(jì)末感到，在鐵路物資系統(tǒng)運(yùn)用多年的問(wèn)題分類(lèi)方法逐漸暴露了一些弊端：由于類(lèi)目銜接的模糊性而造成的歸檔文件混類(lèi)問(wèn)題、由于文件一文多事或文題不符而產(chǎn)生的難以歸類(lèi)問(wèn)題；改革中產(chǎn)生的諸如職工養(yǎng)老保險(xiǎn)、社會(huì)保障、公司股份制，以及不同類(lèi)型企業(yè)重組、企業(yè)經(jīng)營(yíng)體制轉(zhuǎn)換或合資企業(yè)、控股公司等新事物、新問(wèn)題層出不窮所帶來(lái)的類(lèi)目頻繁調(diào)整直至難以適應(yīng)問(wèn)題；等等。與此同時(shí)，機(jī)構(gòu)分類(lèi)法的應(yīng)用者在企業(yè)深化改革中也普遍遭遇了機(jī)構(gòu)及其名稱(chēng)頻繁變動(dòng)造成機(jī)構(gòu)分類(lèi)難以應(yīng)對(duì)的苦惱。那么，什么分類(lèi)方法更適合于今后檔案分類(lèi)需要，傳統(tǒng)的分類(lèi)方法如何變革呢？
　　筆者在大學(xué)時(shí)從師于鄧紹興教授，他深入研究并予積極倡導(dǎo)的職能分類(lèi)方法引起了筆者的重視。在選擇職能分類(lèi)方法并決定對(duì)其改造后，總公司制訂了通過(guò)實(shí)踐優(yōu)化組合職能分類(lèi)類(lèi)目的目標(biāo)。在細(xì)心研讀職能分類(lèi)有關(guān)著作、論文過(guò)程中，結(jié)合檔案工作面臨的新形勢(shì)，結(jié)合本系統(tǒng)檔案分類(lèi)需要，制訂出職能分類(lèi)改革方法和步驟。傳統(tǒng)的職能分類(lèi)方法與機(jī)構(gòu)、問(wèn)題分類(lèi)方法一樣，重視分類(lèi)設(shè)置的系統(tǒng)性、類(lèi)目設(shè)置的層次性，具有不便于掌握、操作難度高、占用工作時(shí)間長(zhǎng)的特點(diǎn)。而于本世紀(jì)初開(kāi)始，機(jī)關(guān)、企事業(yè)深化改革，精簡(jiǎn)機(jī)構(gòu)、定員，繼而又在大幅度壓縮機(jī)關(guān)部門(mén)后，出現(xiàn)了一崗多職、一人多崗局面，檔案人員更是幾倍減員。中小企業(yè)、機(jī)關(guān)檔案部門(mén)普遍被兼并、撤銷(xiāo)，一些企業(yè)集團(tuán)總部檔案管理人員都是身兼多職，一些新上崗的檔案人員沒(méi)有進(jìn)行及時(shí)適度培訓(xùn)。這些從未有過(guò)的局面形成后，一些中小企事業(yè)、機(jī)關(guān)將未經(jīng)分類(lèi)整理的文件裝盒入柜，個(gè)別新上崗人員由于懼怕復(fù)雜艱深的分類(lèi)操作而將歷年文件打捆后束之高閣。由此可見(jiàn)，耗時(shí)費(fèi)力又難以把握的復(fù)雜分類(lèi)方法已經(jīng)難以適應(yīng)歸檔文件整理需要。檔案分類(lèi)方法必須簡(jiǎn)化，降低操作難度，縮短檔案分類(lèi)占用的時(shí)間，把文書(shū)和檔案人員從繁重耗時(shí)的分類(lèi)工作中解脫出來(lái)。
　　2001，筆者草擬了包括52個(gè)單級(jí)分類(lèi)類(lèi)目的職能分類(lèi)方案，先在機(jī)關(guān)試行兩年，于2003年將類(lèi)目縮減到25個(gè)，在少數(shù)單位試行，用于歸檔文件分類(lèi)的時(shí)間比過(guò)去減少了50%。通過(guò)檔案協(xié)作組研討，進(jìn)一步提出了合并縮減分類(lèi)目錄的方案。總公司于2004年提出了僅僅包括黨群工作、行政管理、人力資源、財(cái)務(wù)審計(jì)等12個(gè)單級(jí)目錄，每個(gè)目錄名稱(chēng)都與相應(yīng)職能部門(mén)的名稱(chēng)基本上保持一致。就是說(shuō)，職能簡(jiǎn)易分類(lèi)目錄最終與職能高度集約化的機(jī)構(gòu)名稱(chēng)殊途同歸。只不過(guò)是，機(jī)構(gòu)名稱(chēng)必須隨著決策者意圖、公司業(yè)務(wù)范圍進(jìn)行調(diào)整改變，而職能分類(lèi)目錄不再受其影響而發(fā)生頻繁變動(dòng)，成為穩(wěn)定性通用性極強(qiáng)的基準(zhǔn)分類(lèi)目錄。下屬單位，尤其一些小公司，可在此基礎(chǔ)上根據(jù)需要縮減到5-7個(gè)目錄，以適應(yīng)歸檔文件最簡(jiǎn)分類(lèi)為基本原則。通過(guò)全系統(tǒng)廣大范圍內(nèi)的實(shí)踐證明，職能簡(jiǎn)易分類(lèi)方法簡(jiǎn)便易行，用于歸檔文件分類(lèi)的時(shí)間由最初的兩周減少到1-2天，工作效率提高了5-7倍。職能簡(jiǎn)易分類(lèi)方法具有廣泛適用與普遍推廣的品格。

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