人說“能說會道”是秘書的看家本領(lǐng)，這話的確有一定的道理。秘書在工作中雖然很少去演說，但卻經(jīng)常要說話，匯報情況，提出建議，傳達(dá)指示，接待來訪，協(xié)調(diào)工作等等，大量使用的是口語表達(dá)。因此，口語表達(dá)在秘書工作中起著非常重要的作用。
　　那么，秘書該如何進(jìn)行口語表達(dá)才能獲得最佳的效果，才能進(jìn)行成功的交際呢？近年來，有不少有關(guān)秘書方面的著作對此進(jìn)行了闡述，歸納起來，大致有以下幾點：意思明白；誠實；語言生動；口齒清楚；條理分明，表達(dá)準(zhǔn)確；說話得體；正確等等。
　　在探討秘書口語表達(dá)時，僅僅局限于語音層面和邏輯思維層面是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，為此，在秘書口語表達(dá)中加強(qiáng)對修辭的研究是十分必要的。
　　中國現(xiàn)代修辭學(xué)大師陳望道先生在《修辭學(xué)發(fā)凡》中指出：“修辭以適應(yīng)題旨情境為第一要義。”成功的言語交際，往往是在“適應(yīng)題旨情境”下完成的。馮廣藝先生在《漢語修辭論》中指出：“語言運用是一個動態(tài)運行的過程，在這一過程中，無論是言語表達(dá)者，還是言語接受者，都是在一種相互適應(yīng)的狀態(tài)下完成交際的任務(wù)的。”同時，在這一過程中，“要求言語表達(dá)者調(diào)整語言，以適應(yīng)言語接受者”。 在上述案例中，老板之所以“明顯地不高興”，是因為小玲的回答沒有適應(yīng)老板的要求。如果她能適當(dāng)?shù)卣{(diào)整一下自己的語言，比如“我去查一下”或“我去問一問”，那么交際的效果可能要好得多。
　　在秘書的口語表達(dá)中，掌握一定的修辭藝術(shù)，會有效地提高語言表達(dá)能力，從而實現(xiàn)有效的溝通。
　　一、秘書在進(jìn)行口語表達(dá)時，要注意與其所處的環(huán)境相一致。
　　即“話隨境發(fā)，要求言語表達(dá)者根據(jù)語言環(huán)境來發(fā)話。
　　這里，語言環(huán)境對言語表達(dá)者的制約作用是如何構(gòu)建言語的結(jié)構(gòu)體，只有當(dāng)言語表達(dá)者所講的話適應(yīng)語境時，才能發(fā)話，不注意這一點，倉促發(fā)話，就會影響交際的效果”。例如，在公眾場合，當(dāng)秘書發(fā)現(xiàn)上司做出明顯的錯誤決定時，如果秘書立即提出意見，顯然會傷害到上司的自尊心，必然會引起言語的接受者——上司的強(qiáng)烈反感，進(jìn)而影響到交際的效果。如果是在一般非公眾場合，例如只有上司和秘書兩人在場，這時秘書如果立即提出意見，同時注意自己的措辭，如“這個決定您是否還需要再考慮一下呢？”那么這時上司必然會很樂意接受，理想的交際效果會更容易達(dá)到。
　　二、秘書在進(jìn)行口語表達(dá)時，要根據(jù)不同的交流對象來確定合適的表達(dá)方式。
　　在秘書工作中，秘書要經(jīng)常與眾多的不同對象進(jìn)行交流，如與上司、與客戶、與同事等等，如何與不同的交流對象達(dá)到理想的交際效果，這就要求秘書在進(jìn)行口語表達(dá)時，要根據(jù)交流對象的變換，隨時調(diào)整自己的語言，既客氣禮貌，又恰如其分。如，秘書在接待客戶來訪時，如果來訪者是一般的普通客戶，那么秘書可以按照慣例，說：“先生，您預(yù)約了嗎？麻煩請您登記，這是公司的規(guī)定。”如果來訪者是一位公司經(jīng)常聯(lián)系的重要客戶，秘書若以這樣的語言來接待對方，對方可能會認(rèn)為你不歡迎他，從而引起雙方交流的沖突。
　　三、秘書在進(jìn)行口語表達(dá)時，要根據(jù)不同的交流內(nèi)容來確定合適的表達(dá)方式。
　　秘書的工作涉及方方面面，針對不同的內(nèi)容，秘書應(yīng)選擇合適的表達(dá)方式以獲得理想的交際效果。

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