“紅頭文件”是黨政機關所制發(fā)的文件的代稱，因其版頭是由發(fā)文機關規(guī)范性名稱加“文件”字樣，用大字體套紅印制，故以“紅頭文件”稱之。“紅頭文件”體現的是黨和政府的意志，具有極強的權威性、嚴肅性和針對性，需認真執(zhí)行，嚴格遵守。制發(fā)“紅頭文件”必須從大處著眼，從細處著手。具體來說需要“細”在以下五個方面：
一、調研要細。調研是醞釀制發(fā)一個“紅頭文件”工作的開始，也是“紅頭文件”形成的前提。如果以制作一件產品來作比喻的話，那么起草制發(fā)“紅頭文件”前的調查研究就好比生產前的備料工作。毛澤東同志早就說過：“沒有調查研究就沒有發(fā)言權。”任何一個發(fā)布黨和政府方針政策的“紅頭文件”的形成，事先都要經過大量的深入細致的調查研究。實踐證明，凡是不進行或不充分進行調查研究，靠拍腦門、閉門造車搞出來的“紅頭文件”肯定是無的放矢，脫離實際的。所以，調查研究是起草制發(fā)“紅頭文件”不可或缺的一個重要環(huán)節(jié)。在調研過程中，要圍繞文件內容，詳細周全地了解和掌握所需要的素材，做到情況摸清問題找準，思路理順，為下步工作奠定堅實的基礎。
二、起草要細。起草，是“紅頭文件”形成的關鍵階段。如果說調研是準備材料的話，那么起草就是開始進行“產品”制作了。在這個階段，要使該“產品”的每一個部件都初步成形，雖然其表面可能還略顯粗糙，但其內在品質應該是沒有問題的。如果在起草階段就存在“質量”問題，存在“硬傷”，那將是一個很大的隱患，很可能造成嚴重的后果。所謂起草要細，從大的方面來說，縱向不能與國家的法律法規(guī)和上級機關制發(fā)的文件精神相抵觸；橫向不能與同級其他部門制發(fā)的文件內容相矛盾；對內要與本機關以往制發(fā)的同類文件相銜接；對外要與周邊省市所制發(fā)的同類文件相和諧。從小的方面來說，文件中的人名地名，專用術語，引文注釋，標點符號，行款格式等等，都要準確規(guī)范。
三、校核要細。文件校核是一項對印發(fā)前的文件稿進行復核的工作，通俗一點兒說，就是對“產品”進行質量檢驗。進行文件校核時，無論是思想內容、方針政策、法律規(guī)章，還是行文結構、文字表述、行款格式等等，都決不能疏忽，決不能“投機取巧”。從事文件校核工作，最大的忌諱是心浮氣躁，存有一種“大概齊”的心理。有的同志說，現在是“無錯不成書”，文件中有個把錯別字等無關宏旨。這種觀點是極端錯誤的，帶著這種思想去從事文件校核工作，是難以稱職的。我國自古以來就有“一字入公文，九牛拔不出”之說，這是有道理的。有時確實會“失之毫厘，謬之千里”。“紅頭文件”是黨政機關的一個“門面”，是人民群眾了解黨政機關思想作風和工作作風的一個“窗口”，來不得半點馬虎大意。
四、印制要細。“紅頭文件”的印制工作，就好比對“產品”進行包裝。文件印得質量如何，也可以反映出文件制發(fā)機關的精神風貌。如果文件印得墨色不勻，有的地方黑糊糊一片，有的地方白不呲咧，或者在裝訂等環(huán)節(jié)上不小心，使得有的文件版心歪斜，有的文件缺頁倒頁，這樣輕者會給閱讀者帶來心理上的不悅，重者會給工作帶來不必要的麻煩。“紅頭文件”應印得規(guī)規(guī)矩矩、大大方方、漂漂亮亮，給人一種莊重嚴肅和美觀的感覺。做到這一點，需要加強印制過程中的監(jiān)管工作，每一道工序都要做細做實。
五、分發(fā)要細。文件分發(fā)，形象一點說，就是把“產品”最終送到“客戶”手中。“紅頭文件”，特別是帶密級的“紅頭文件”，分發(fā)時一定要建立臺賬，文件發(fā)給誰、發(fā)給哪個部門了，文件的印制序號是多少或從多少到多少，什么時間發(fā)出的，裝文件的信封號是多少，一共發(fā)出了多少份，還余多少份等等，都要登記清楚，信封上的收件人（部門）及其地址也要寫得工整準確。如果在這些方面出現差錯，該收到文件的沒有收到，不該收到文件的反而收到了，或者該收到文件的沒有及時收到，就會貽誤工作甚至發(fā)生失泄密事件，給事業(yè)造成損失。

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