《高效會(huì)議管理：打造職場(chǎng)協(xié)作新引擎》

高效會(huì)議管理：打造職場(chǎng)協(xié)作新引擎
課程背景：
如果你是一個(gè)普通職員，你一生中用來(lái)開(kāi)會(huì)的時(shí)間，保守地估計(jì)也有4000小時(shí)；如果你是一個(gè)中層管理者，每周可能有35%的時(shí)間用于參加和主持各種會(huì)議；如果你是一個(gè)高層管理者，則可能超過(guò)50%；從財(cái)務(wù)數(shù)字來(lái)講，大多數(shù)組織直接花在開(kāi)會(huì)上的費(fèi)用占人事辦公費(fèi)用的7-15%。
會(huì)議作為企業(yè)內(nèi)部溝通與決策的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，其效率與效果直接影響到企業(yè)的運(yùn)營(yíng)效能與競(jìng)爭(zhēng)力。然而，傳統(tǒng)會(huì)議模式往往面臨時(shí)間安排不合理、參與者準(zhǔn)備不足、會(huì)議過(guò)程缺乏互動(dòng)、會(huì)后執(zhí)行跟進(jìn)不力等問(wèn)題，導(dǎo)致會(huì)議成效大打折扣。隨著人工智能技術(shù)的飛速發(fā)展，AI為會(huì)議管理帶來(lái)了前所未有的革新機(jī)遇，通過(guò)智能化工具優(yōu)化會(huì)議流程、提升會(huì)議質(zhì)量、增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)協(xié)作，成為現(xiàn)代企業(yè)管理的新趨勢(shì)。
因此，會(huì)議是企業(yè)管理中的重要工作內(nèi)容。會(huì)議的實(shí)質(zhì)是什么？會(huì)議與領(lǐng)導(dǎo)有什么密切關(guān)系？如何有效運(yùn)用會(huì)議管理達(dá)到事半功倍的預(yù)期目的？如何掌握開(kāi)會(huì)的藝術(shù)，成為會(huì)議高手？如何借助AI為會(huì)議管理帶來(lái)了革命性的改變，通過(guò)智能化工具優(yōu)化會(huì)議流程、提升會(huì)議質(zhì)量、增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)協(xié)作，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)企業(yè)資源的高效利用？
本課程的會(huì)議管理與現(xiàn)場(chǎng)模擬將帶給你實(shí)際、實(shí)用、實(shí)戰(zhàn)的價(jià)值！同時(shí)開(kāi)拓視野借助AI技術(shù)優(yōu)化會(huì)議管理，提升會(huì)議效率與成果，促進(jìn)企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。
課程收益：
●掌握會(huì)議策劃與籌備的關(guān)鍵步驟，確保會(huì)議目標(biāo)明確、議程合理●學(xué)會(huì)運(yùn)用會(huì)議管理工具，如會(huì)議軟件、AI工具等，提高會(huì)議效率●提升會(huì)議主持與引導(dǎo)技能，增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)參與度，使會(huì)議決策更加民主高效●掌握會(huì)議決策與執(zhí)行策略，確保決策得到有效執(zhí)行，提升執(zhí)行率●掌握會(huì)議評(píng)估與反饋方法，持續(xù)優(yōu)化會(huì)議管理流程，提升會(huì)議質(zhì)量●通過(guò)案例分析，學(xué)會(huì)5種應(yīng)對(duì)會(huì)議中突發(fā)狀況的策略課程對(duì)象：企業(yè)各層級(jí)管理者、團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)與項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、會(huì)議組織者、秘書(shū)或行政人員
課程時(shí)間：2天，6小時(shí)/天
課程方式：
※ 理論講授：結(jié)合實(shí)際案例，深入淺出講解高效會(huì)議管理的理論知識(shí)※ 小組討論：分組討論典型會(huì)議問(wèn)題，激發(fā)思維碰撞，共享解決方案※ 角色扮演：模擬會(huì)議場(chǎng)景，實(shí)踐會(huì)議主持、發(fā)言、記錄等技巧※ 案例分析：分析成功與失敗的會(huì)議案例，提煉經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)※ 實(shí)操演練：運(yùn)用AI等所學(xué)技能進(jìn)行模擬會(huì)議策劃與執(zhí)行課程大綱
第一講：會(huì)議管理定位：職場(chǎng)協(xié)作的“導(dǎo)航儀”
導(dǎo)入案例：根據(jù)一個(gè)會(huì)議需求案例回答以下問(wèn)題一、職場(chǎng)協(xié)同的“指揮棒”1. 管理手段：承上啟下、監(jiān)督控制
2. 存在標(biāo)志：架構(gòu)、管理、分配
3. 溝通形式：傳達(dá)、協(xié)調(diào)、互助、求解
二、會(huì)議管理的“雷區(qū)”與“燈塔”互通研討：長(zhǎng)期以來(lái)我們都是怎么開(kāi)會(huì)的？情景案例：“開(kāi)會(huì)比較煩”的小王四大怪現(xiàn)象：參而不議，議而不決，決而不行，行而無(wú)果1. 目的不清：為什么要開(kāi)這個(gè)會(huì)2. 準(zhǔn)備不足：臨時(shí)決定匆忙上陣3. 領(lǐng)導(dǎo)不助：重要角色經(jīng)常缺席4. 方法欠缺：主持不力經(jīng)常跑偏5. 常見(jiàn)誤區(qū)剖析：從冗長(zhǎng)到無(wú)效的會(huì)議6. 高效原則指引：目標(biāo)、參與、執(zhí)行的三角支撐三、識(shí)別會(huì)議的種類1. 按時(shí)間分：晨會(huì)、夕會(huì)、周會(huì)、月度會(huì)、季度會(huì)、年度會(huì)2. 按參會(huì)人分：外部會(huì)、內(nèi)部會(huì)、全員會(huì)、部門(mén)(小組)會(huì)3. 按形式分：例行會(huì)、辦公會(huì)、臨時(shí)會(huì)
4. 按內(nèi)容分：布置會(huì)、動(dòng)員會(huì)、匯報(bào)會(huì)、協(xié)調(diào)會(huì)、總結(jié)會(huì)、研討會(huì)、培訓(xùn)會(huì)5. 按類型分：溝通型、管理型、決策型小組討論：我們都有哪些會(huì)議？哪些會(huì)議要開(kāi)？哪些會(huì)議可以不開(kāi)？第二講：會(huì)議策劃：打造精準(zhǔn)高效的“會(huì)議藍(lán)圖”
一、會(huì)議目標(biāo)的“SMART”羅盤(pán)
1. SMART原則深入解析2. 目標(biāo)設(shè)定的誤區(qū)：如目標(biāo)過(guò)于寬泛、不可衡量等3. 目標(biāo)與業(yè)務(wù)戰(zhàn)略對(duì)接實(shí)操練習(xí)：分組進(jìn)行，每組根據(jù)給定的業(yè)務(wù)背景設(shè)定會(huì)議目標(biāo)，并應(yīng)用SMART原則進(jìn)行修正和優(yōu)化。二、議程設(shè)計(jì)的“藝術(shù)”1. 會(huì)議流程設(shè)計(jì)原則：邏輯性、連貫性、高效性等2. “黃金分割”原則：高潮與低谷合理分布3. 互動(dòng)環(huán)節(jié)設(shè)計(jì)：小組討論、角色扮演、問(wèn)答環(huán)節(jié)等案例分析：分析成功與失敗的會(huì)議流程設(shè)計(jì)案例三、集結(jié)號(hào)令：確定會(huì)議參與人員1. 參會(huì)者選擇標(biāo)準(zhǔn)：相關(guān)性、專業(yè)知識(shí)、決策權(quán)、影響力2. 分配明確的角色與職責(zé)，如主持人、記錄員、發(fā)言人等3. 賦能參會(huì)者：如提供必要的信息、培訓(xùn)、支持、激發(fā)參會(huì)者參與度實(shí)戰(zhàn)演練：進(jìn)行參會(huì)者選擇與賦能的實(shí)操練習(xí)，通過(guò)角色扮演和反饋機(jī)制提升技能第三講：會(huì)議過(guò)程管理：高效推進(jìn)的法寶
一、三個(gè)會(huì)議階段的管理
1. 會(huì)前準(zhǔn)備：5個(gè)關(guān)鍵準(zhǔn)備工具：會(huì)議準(zhǔn)備的5W1H法2. 會(huì)中控制：3個(gè)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)3. 會(huì)后管理：3個(gè)關(guān)鍵落實(shí)互動(dòng)研討：高效會(huì)議紀(jì)要是什么樣子的？
二、成功會(huì)議的六步策略
1. 流程管理：會(huì)議可以程序化嗎？1）研討會(huì)：頭腦風(fēng)暴法、團(tuán)隊(duì)共創(chuàng)法2）總結(jié)會(huì)：AAR復(fù)盤(pán)法、項(xiàng)目復(fù)盤(pán)畫(huà)布3）創(chuàng)意會(huì)：群策群力、世界咖啡屋法2. 做開(kāi)場(chǎng)白：主持人如何做開(kāi)場(chǎng)？視頻案例：國(guó)內(nèi)某企業(yè)高管的會(huì)議開(kāi)場(chǎng)白情景模擬：要組織部門(mén)季度總結(jié)會(huì)，如何開(kāi)場(chǎng)？3. 發(fā)言時(shí)間：如何分配發(fā)言時(shí)間？4. 議事進(jìn)度：如何控制會(huì)議進(jìn)度？?jī)煞N模式：語(yǔ)言方式、非語(yǔ)言方式5. 決策方式：如何達(dá)成共同協(xié)議？工具：彼德·德魯克決策法問(wèn)題：如何把任務(wù)變成動(dòng)作？1）4種群體決策：權(quán)威、少數(shù)服從多數(shù)、共識(shí)、無(wú)異議2）4種團(tuán)隊(duì)決策法：通用原則、名義小組、頭腦風(fēng)暴、拇指規(guī)則案例分析：工藝重組的討論會(huì)會(huì)議決策工具：6頂思考帽6. 結(jié)束會(huì)議：有頭有尾的什么樣？工具：高效會(huì)議的7個(gè)凡是，7個(gè)必有觀點(diǎn)：開(kāi)會(huì)+不落實(shí)=零，布置工作+不檢查=零工具/演練：復(fù)盤(pán)：一個(gè)研發(fā)項(xiàng)目結(jié)束后，如何開(kāi)一個(gè)有價(jià)值的項(xiàng)目總結(jié)會(huì)？三、成功會(huì)議進(jìn)行技巧
1. 會(huì)議中的溝通技巧2. 會(huì)議中的反饋技巧3. 會(huì)議中傾聽(tīng)的技巧第四講：會(huì)議主持：成為引導(dǎo)討論的“魔術(shù)師”
一、如何成為優(yōu)秀的會(huì)議主持人1. 把控好會(huì)議的三個(gè)階段1）開(kāi)始階段——銀瓶咋裂2）進(jìn)行階段——擲地有聲3）收尾階段——一錘定音現(xiàn)場(chǎng)討論：不同類型會(huì)議的時(shí)間分配2. 如何處理會(huì)議中的意外情況1）與“cicada蟬”相遇2）與“shark鯊魚(yú)”相遇3）與“donkey驢”相遇4）與“crab螃蟹（跑題者）”相遇5）遭遇“rabbittracking兔子般追蹤”情景模擬：三方協(xié)調(diào)會(huì)議如何開(kāi)二、討論引導(dǎo)的“魔法棒”
1. 提問(wèn)的藝術(shù)1）封閉式提問(wèn) 2）開(kāi)發(fā)式提問(wèn)3）引導(dǎo)式提問(wèn) 4）聚焦式提問(wèn)現(xiàn)場(chǎng)練習(xí)：設(shè)計(jì)會(huì)議中提問(wèn)的問(wèn)題2. 關(guān)鍵的溝通技巧——認(rèn)真聆聽(tīng)1）準(zhǔn)確理解對(duì)方全部的信息2）深度傾聽(tīng)3R原則3）非語(yǔ)言溝通4）先尋求理解他人，再被他人理解5）鼓勵(lì)對(duì)方表達(dá)自己想表達(dá)的內(nèi)容小組討論：阻礙傾聽(tīng)的行為有哪些現(xiàn)場(chǎng)演練：我該如何傾聽(tīng)比較好？3. 克服潛在偏見(jiàn)的五個(gè)策略策略1：注意初念策略2：運(yùn)用邏輯策略3：暫停一下策略4：忽視偏見(jiàn)策略5：異中求同案例討論：他在會(huì)議中出現(xiàn)了什么問(wèn)題？三、參與度提升的“催化劑”1. 促進(jìn)參與的聚焦式對(duì)話1）聚焦式會(huì)話的起源2）事實(shí)層面：讓學(xué)員覺(jué)察事實(shí)，真實(shí)呈現(xiàn)2）反應(yīng)層面：學(xué)員說(shuō)出感受，表達(dá)觀點(diǎn)3）詮釋層面：學(xué)員深刻反思，找到根源4）決定層面：基于以上環(huán)節(jié)作出客觀的決定5）聚焦式會(huì)話的流程設(shè)計(jì)2. 團(tuán)隊(duì)共創(chuàng)法1）引導(dǎo)面對(duì)挑戰(zhàn) 2）創(chuàng)新頭腦風(fēng)暴 3）想法歸類組合4）轉(zhuǎn)化動(dòng)賓結(jié)構(gòu) 5）靶心圖找重點(diǎn)現(xiàn)場(chǎng)練習(xí)：應(yīng)用工具每組選一個(gè)課題進(jìn)行練習(xí)第五講：決策與執(zhí)行：構(gòu)建會(huì)議成果的“落地橋”
一、決策制定的“智慧矩陣”
小組討論：為什么會(huì)議過(guò)程難做決策1. 決策方法的選擇與應(yīng)用1）決策樹(shù)工具（如Excel中的決策樹(shù)模板、專業(yè)決策樹(shù)軟件）2）SWOT分析工具（用于評(píng)估內(nèi)外部因素）3）項(xiàng)目管理軟件（如Trello、Asana，用于任務(wù)分配和跟蹤）2. 公正與效率的雙重保障3. 行動(dòng)計(jì)劃的“施工圖”4. 任務(wù)拆解與責(zé)任鎖定：WBS（工作分解結(jié)構(gòu)）二、執(zhí)行跟蹤的“儀表盤(pán)”1. 進(jìn)度監(jiān)控與問(wèn)題預(yù)警2. 調(diào)整策略與應(yīng)對(duì)機(jī)制3. 反饋機(jī)制的“雙向通道”4. 反饋的收集、分析與響應(yīng)5. 建立持續(xù)改進(jìn)的閉環(huán)三、會(huì)議效果的“量化鏡”1. 評(píng)估指標(biāo)體系的構(gòu)建2. 直接成本3. 間接成本4. 會(huì)議效率案例：會(huì)議成本計(jì)算公式
工具：會(huì)議成效自檢表
第六講：技術(shù)賦能：會(huì)議管理的“科技翅膀”
一、AI在會(huì)議管理中的角色與價(jià)值
小組討論：如何借助AI提升會(huì)議管理效率？
1. AI在會(huì)議活動(dòng)中的使用場(chǎng)景1）助力會(huì)議策劃2）生成會(huì)議相關(guān)材料3）實(shí)時(shí)會(huì)議分析4）會(huì)議實(shí)時(shí)記錄5）語(yǔ)言翻譯和輔助功能6）會(huì)議總結(jié)紀(jì)要2. AI在會(huì)議管理中的角色與價(jià)值3. AI重塑會(huì)議管理流程二、AI在會(huì)議管理中提質(zhì)增效1. 優(yōu)化會(huì)議流程與提升效率1）會(huì)前準(zhǔn)備：會(huì)議流程設(shè)計(jì)、日程安排、資料準(zhǔn)備2）會(huì)中管理：增強(qiáng)互動(dòng)與決策效率3）會(huì)后跟進(jìn)：自動(dòng)化任務(wù)分配與反饋收集案例分析：成功應(yīng)用AI提升會(huì)議效率的實(shí)例分組實(shí)操：使用AI工具進(jìn)行會(huì)議籌備模擬分組實(shí)操：設(shè)計(jì)一次AI輔助的會(huì)議流程2. 在會(huì)議中運(yùn)用AI如何助力高效決策1）AI在會(huì)議決策中的角色與價(jià)值2）利用AI進(jìn)行會(huì)議數(shù)據(jù)深度分析3）決策建議生成：基于數(shù)據(jù)分析的決策支持模型3. 展望未來(lái)：AI在會(huì)議管理中的新趨勢(shì)與機(jī)遇

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