《精細(xì)化行政管理體系落地實(shí)踐》

精細(xì)化行政管理體系落地實(shí)踐
課程背景：
企業(yè)整體發(fā)展高度是綜合治理水平的展現(xiàn)，除了對經(jīng)營至關(guān)重要的部門和對組織或人力資源很重要的職能意外，維持企業(yè)健康、高速運(yùn)轉(zhuǎn)的職場環(huán)境和辦公體系，是重要的基礎(chǔ)。行政職能管理首當(dāng)其沖責(zé)無旁貸。
很多企業(yè)制度管理雜亂無章，辦公環(huán)境混亂無序，工作文化內(nèi)耗嚴(yán)重，內(nèi)部資源分配不科學(xué)合理等，都是因?yàn)閷τ谛姓芾砺毮芄芾砣笔г斐傻?。一個有序的辦公環(huán)境，既可以體現(xiàn)公司的治理水平，又可以增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)協(xié)作，保障公司運(yùn)營，強(qiáng)化企業(yè)文化向心力。這都離不開行政管理職能的價值。
通過行政管理課程的系統(tǒng)培訓(xùn)，全面學(xué)習(xí)精細(xì)化行政管理的全貌，明白行政管理對于企業(yè)及人力資源職業(yè)經(jīng)理人的核心價值。結(jié)合管理實(shí)際案例及管理技術(shù)，幫助學(xué)員掌握搭體系化的行政管理模型：
在政務(wù)\行政管理規(guī)劃、事務(wù)、服務(wù)的三個發(fā)展階段，清晰行政管理的發(fā)展趨勢與管控要點(diǎn)，在團(tuán)隊(duì)文化、客戶管理、技術(shù)工具、費(fèi)用管控、組織溝通體系層面進(jìn)行專項(xiàng)集中講解，以互動的形式，讓學(xué)員在今后搭建業(yè)務(wù)伙伴的過程中更加順暢。
打破固有理念，提升行政管理職能價值，強(qiáng)化組織能力建設(shè)。10年前重視人力資源發(fā)展已搶占先機(jī)，10年后通曉行政管理將無往不利。讓行政管理成為職業(yè)發(fā)展及組織發(fā)展提升的一把利劍。
課程收益：
■ 提升學(xué)員對企業(yè)行政管理職能的價值認(rèn)知，明白降本增效是行政管理的核心目標(biāo)；
■ 學(xué)會將企業(yè)行政管理進(jìn)行模塊化管理，綱舉目張有條不紊的開展行政日常工作；
■ 掌握精細(xì)化行政管理的核心，將每個模塊工作三定，即內(nèi)容，定范圍，定原則；
■ 掌握行政管理體系的實(shí)操建設(shè)，學(xué)習(xí)流程制度建設(shè)的基本方法，設(shè)計權(quán)責(zé)體系；
■ 重點(diǎn)掌握行政管理費(fèi)用、團(tuán)隊(duì)文化建設(shè)、工作重點(diǎn)、體系化設(shè)計的基本方法；
■ 掌握客戶、財務(wù)、學(xué)習(xí)、運(yùn)營四個維度的體系化行政管理，最大化發(fā)揮行政管理在企業(yè)中的價值。
課程模型：
課程時間：2天，6小時/天
課程對象：企事業(yè)單位行政管、辦公室、總裁辦、總助、綜合管理部門職能團(tuán)隊(duì)
課程方式：
課前：會有學(xué)員調(diào)研問卷及課前專題溝通，確保課程最佳匹配度；
課中：專業(yè)價值講解、案例拆解分析，管理工具實(shí)操互動，配以專業(yè)版權(quán)學(xué)習(xí)手冊；
課后：通關(guān)作業(yè)+講師評價+發(fā)展建議+學(xué)習(xí)資料，提升學(xué)以致用效果。
課程工具：
《行政管理課前專屬問卷調(diào)研表》課程專屬
《行政管理課程專項(xiàng)學(xué)習(xí)手冊》課程專屬
《培訓(xùn)效果專業(yè)評價及發(fā)展建議書》課程專屬
《行政管理權(quán)責(zé)體系表》楊小鐘版權(quán)，課程配套模版 INCLUDEPICTURE "E:\\Users\\yangxiaozhong\\Library\\Group Containers\\UBF8T346G9.ms\\WebArchiveCopyPasteTempFiles\\com.microsoft.Word\\FuezwThYQ6y8O2ySg0QeWQ6VeMRe.jpg" \* MERGEFORMAT 《辦公室常用管理表格模版》273套
《新時期辦公室主任管理手冊》（行政管理大辭典）
《項(xiàng)目管理學(xué)習(xí)手冊》1000頁完整版
課程大綱
上篇：從零開始，打破固有理念，掌握精細(xì)化行政管理
第一講：行政管理的價值重塑
行政管理的痛點(diǎn)共鳴：價值漠視、職業(yè)瓶頸、成就缺失、非專業(yè)化、績效失衡
互動：挖掘行政職能的痛點(diǎn)，共同尋找最佳解決方案
一、行政管理的角色定位與工作目標(biāo)
1. 行政管理的三個角色
角色一：助手
角色二：管家
角色三：活動家
二、行政管理的五個目標(biāo)
目標(biāo)一：支持輔助
目標(biāo)二：協(xié)調(diào)樞紐
目標(biāo)三：環(huán)境建設(shè)
目標(biāo)四：窗口輻射
目標(biāo)五：信息參謀
案例：總經(jīng)理助理的述職競選
三、行政管理的實(shí)際偏差（四大維度）
維度一：組織缺乏制度和遠(yuǎn)見
維度二：組織人浮于事
維度三：組織運(yùn)作不順暢
維度四：組織信息不流通
互動思考：行政管理者在其中應(yīng)該發(fā)揮什么樣的職能價值
第二講：行政管理的運(yùn)營架構(gòu)
一、大行政與小行政管理的核心區(qū)別與管理重點(diǎn)：
1. 大型公司行政管理強(qiáng)調(diào)——體系和專業(yè)化
2. 小型公司行政管理強(qiáng)調(diào)——機(jī)動和綜合化
案例：行政管理組織架構(gòu)與行政管理職人職業(yè)生涯規(guī)劃
二、行政管理職能本末倒置的原因
1. 行政專員的崗位職能中將實(shí)操與宏觀混淆
2. 行政中層管理者的崗位職能中缺失管理評價
3. 行政高層崗位職能中錯誤定義為業(yè)務(wù)全能
案例：三級行政管理職能說明書拆解分析（總監(jiān)\經(jīng)理\專員）
三、行政管理職能崗位勝任力素質(zhì)模型（互動教學(xué)）
1. 技能能力：溝通能力\關(guān)注細(xì)節(jié)\問題解決\協(xié)調(diào)能力\談判能力…
2. 職業(yè)素養(yǎng)：積極主動\服務(wù)意識\誠實(shí)守信\團(tuán)隊(duì)協(xié)作…
3. 知識結(jié)構(gòu)：公司制度\行政管理\檔案管理\公共關(guān)系…
互動：行政管理職能崗位勝任能力建模工作坊
案例：行政管理職能崗位勝任力對標(biāo)表格及模版
第三講：行政管理的專業(yè)澄清
廣義行政管理：針對政府組織
狹義行政管理：針對企業(yè)組織
互動思考：行政管理在企業(yè)中實(shí)際上是后勤服務(wù)還是戰(zhàn)略落地
一、行政管理職能目標(biāo)的三層金字塔
1. 圍繞需求——滿足服務(wù)要求
2. 圍繞規(guī)則——滿足制度要求
3. 圍繞戰(zhàn)略——滿足發(fā)展要求
二、搭建模塊化行政管理職能
1. 進(jìn)行模塊化管理是精細(xì)化行政管理的首要任務(wù)
案例拆解：1號文件行政管理職能如何設(shè)置模塊
三、麥肯錫進(jìn)行模塊化拆解的最佳工具M(jìn)ECE
案例拆解：模塊化行政管理模型拆解復(fù)盤
第四講：在企業(yè)中行政管理三大發(fā)展階段管理關(guān)鍵
一、行政管理三大發(fā)展階段與四大核心要素（模版工具）
1. 行政管理三階段：政務(wù)型、事務(wù)型、服務(wù)型
2. 行政管理四要素：滿足戰(zhàn)略、滿足制度、滿足預(yù)算、滿足需求
互動：判斷一下自己公司目前處于哪個發(fā)展階段及管理關(guān)鍵
二、精細(xì)化行政管理（版權(quán)工具）
1. 定原則：梳理各模塊的工作關(guān)鍵
2. 定內(nèi)容：明確模塊工作業(yè)務(wù)范圍
3. 定權(quán)責(zé)：清業(yè)務(wù)辦理的核心流程
案例：行政管理工作匯報（真實(shí)案例）
互動：行政管理體系權(quán)責(zé)表講解與練習(xí)
下篇：從有到精，從量變到質(zhì)變，運(yùn)用體系化行政管理
第一講：行政管理的價值核心就是保障戰(zhàn)略落地（20%）
一、行政管理的天職是執(zhí)行
——咬文嚼字理解行政中“行”的核心本質(zhì)
案例：消防隊(duì)的指導(dǎo)方針是預(yù)防為主防消結(jié)合
案例：精細(xì)化行政管理的本質(zhì)是以做好執(zhí)行為基礎(chǔ)
二、行政管理的關(guān)鍵目標(biāo)是保障戰(zhàn)略執(zhí)行落地
三、咬文嚼字理解行政中“政”的三原色
1. 紅色：原意指國家意志的體現(xiàn)
2. 黃色：指很多全權(quán)利益交易的不良行為
3. 黑色：指價值觀偏頗的政治觀
——政治是企業(yè)戰(zhàn)略的表達(dá)，行政是企業(yè)戰(zhàn)略的執(zhí)行
案例：行政管理發(fā)展三階段與四要素
第二講：提升行政費(fèi)用管控水平是創(chuàng)造價值的關(guān)鍵（40%）
行政費(fèi)用管控的核心關(guān)鍵：過程管控與統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)
案例：某公司兩年度行政費(fèi)用管理情況對比
一、行政費(fèi)用的四大結(jié)構(gòu)
結(jié)構(gòu)一：已完已結(jié)：指工作結(jié)束資金花費(fèi)也支付到位（完結(jié)項(xiàng)目）
結(jié)構(gòu)二：已完未結(jié)：指工作結(jié)束資金花費(fèi)沒支付到位（賬期流程）
結(jié)構(gòu)三：未完未結(jié)：指工作沒結(jié)束資金花費(fèi)也沒支付到位（在執(zhí)行中）
結(jié)構(gòu)四：未完已結(jié)：指工作沒結(jié)束資金花費(fèi)卻支付到位（先付款類）
案例：判斷行政費(fèi)用清單里屬于上述四類中的哪一類？
二、行政費(fèi)用立項(xiàng)管理的重要目的
1. 以項(xiàng)目管理的思路管控行政費(fèi)用，確保項(xiàng)目成本核算完整不缺失
2. 公共行政費(fèi)用與立項(xiàng)管理的關(guān)系，公司整體支出與項(xiàng)目經(jīng)營支出不混淆
案例：差旅費(fèi)與行政公共費(fèi)用及立項(xiàng)管理的關(guān)系
三、行政費(fèi)用管理的正確匯報方式
1. 人均行政成本是管控行政費(fèi)用的可視化衡量指標(biāo)
2. 行政費(fèi)用構(gòu)成中重點(diǎn)區(qū)分固定費(fèi)用和變化費(fèi)用
案例：用純管理的方式降本增效百萬
第三講：行政管理團(tuán)隊(duì)的核心文化——外圓內(nèi)方（60%）
一、外圓，樹立部門品牌形象
核心關(guān)鍵詞一：價值——讓行政管理體現(xiàn)出工作價值
核心關(guān)鍵詞二：當(dāng)責(zé)——首問責(zé)任制，提升團(tuán)隊(duì)意識
核心關(guān)鍵詞三：團(tuán)結(jié)——注意內(nèi)部協(xié)同以及對外形象
核心關(guān)鍵詞四：敬業(yè)——樹立行政職能工作勤勉文化
案例：首問責(zé)任制制的管理權(quán)責(zé)安排
二、內(nèi)方，建立部門內(nèi)部規(guī)矩
核心關(guān)鍵詞一：主動——以主動工作意識降低被動處理
核心關(guān)鍵詞二：及時——以最快的速度相應(yīng)和解決問題
核心關(guān)鍵詞三：簡約——以最綠色的方式進(jìn)行工作開展
核心關(guān)鍵詞四：到位——以完成度為導(dǎo)向避免返工內(nèi)耗
案例：文化、價值觀、業(yè)績、軟實(shí)力矩陣表
案例：公司文化日歷與社會熱點(diǎn)追蹤表
案例互動：滿意度調(diào)查結(jié)果案例拆解分析
案例：阿里組織文化官的崗位核心要求
第四講：戰(zhàn)略型行政管理的職能布局（80%）
一、戰(zhàn)略型行政管理與傳統(tǒng)行政管理的異同
1. 戰(zhàn)略型行政管理的特點(diǎn)
1）關(guān)注行政管理團(tuán)隊(duì)的產(chǎn)出
2）整合全面的資源解決方案
3）聚焦于部門外部（戰(zhàn)略）
4）從業(yè)務(wù)結(jié)果的角度看待問題
案例：集團(tuán)行政管理體系構(gòu)成
2. 傳統(tǒng)型行政管理的特點(diǎn)及異同
1）關(guān)注行政管理者做什么
2）分裂的業(yè)務(wù)型解決方案
3）聚焦于部門內(nèi)部
4）從行政管理部的角度看待問題
案例：行政管理日常數(shù)據(jù)管理
二、戰(zhàn)略型行政管理的四大職能
職能一：總辦運(yùn)營——主要負(fù)責(zé)總裁辦的助理職能及行政管理部的整體運(yùn)營
職能二：資源管理——重點(diǎn)統(tǒng)籌各類資源，重點(diǎn)區(qū)分常用和常備
職能三：總務(wù)后勤——統(tǒng)管公司行政類事物工作，爭取做到面面俱到
職能四：知識中心——梳公司全部有關(guān)制度、流程、規(guī)則等便于統(tǒng)一管理
案例：大行政和小行政的管理重點(diǎn)
案例：某集團(tuán)公司行政體系運(yùn)轉(zhuǎn)復(fù)盤
第五講：體系化的行政管理體系建設(shè)（100%）
行政管理的核心：降本增效
一、財務(wù)維度
——行政費(fèi)用立項(xiàng)、定性、定量、動態(tài)跟蹤，及時控制
二、運(yùn)營管控
——運(yùn)營過程全部KPI考核節(jié)點(diǎn)，以控制結(jié)果
——（計劃、流程、工作標(biāo)準(zhǔn)等），法律風(fēng)控也在此維度；
三、客戶維度
第一層次：社會及政府關(guān)系，影響公司存在的組織等
第二層次：公司核心價值服務(wù)（包括創(chuàng)造價值最大化者及戰(zhàn)略主體）
第三層次：基本內(nèi)部客戶群體，指普通員工的后勤服務(wù)等。
四、學(xué)習(xí)提升
——建立學(xué)習(xí)型組織及資源共享平臺，不斷優(yōu)化專業(yè)知識及
——管理手段，包括組織能力提升。
案例：集團(tuán)政務(wù)體系的痛點(diǎn)及解決方案
行政管理課程整體回顧及課后學(xué)習(xí)說明：
專題管理1-3《問題分析與解決》??
3594761547100專題管理2-3《沖突管理工作坊》??
專題管理3-3《關(guān)鍵人才能力建模工作坊》??
通用管理1-3《中層管理者的管理能力提升訓(xùn)練》??
通用管理2-3《躍升領(lǐng)導(dǎo)者的六項(xiàng)精進(jìn)》??
通用管理3-3《PDCA高效管理實(shí)踐》??
綜合管理1-2《精細(xì)化行政管理體系落地實(shí)踐》??
綜合管理2-2《培訓(xùn)體系搭建及內(nèi)容開發(fā)》??

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